La gestión de contenido empresarial ( ECM ) amplía el concepto de gestión de contenido al agregar una línea de tiempo para cada elemento de contenido y, posiblemente, hacer cumplir los procesos para su creación, aprobación y distribución. Los sistemas que utilizan ECM generalmente proporcionan un depósito seguro para elementos administrados, analógicos o digitales. También incluyen uno (o más) métodos para importar contenido para administrar nuevos elementos y varios métodos de presentación para que los elementos estén disponibles para su uso. Aunque el contenido de ECM puede estar protegido por la gestión de derechos digitales (DRM), no es necesario. ECM se distingue de la gestión de contenido general por su conocimiento de los procesos y procedimientos de la empresa para la que se creó. [1]
Definiciones
- Finales de 2005: la tecnología utilizada para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales.
- Principios de 2006: las herramientas y estrategias de ECM permiten la gestión de la información no estructurada de una organización , dondequiera que exista esa información.
- Principios de 2008: las estrategias , métodos y herramientas que se utilizan para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. Las herramientas y estrategias de ECM permiten la gestión de la información no estructurada de una organización , dondequiera que exista esa información [1]
- Principios de 2010: las estrategias, métodos y herramientas que se utilizan para capturar, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. ECM cubre la gestión de información dentro del alcance completo de una empresa, ya sea que la información esté en forma de documento en papel, archivo electrónico, flujo de impresión de una base de datos o incluso un correo electrónico [1]
- Marzo de 2017: La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) propuso reemplazar la "gestión de contenido empresarial" por la "gestión inteligente de la información". IIM se define como "las estrategias, métodos y herramientas que se utilizan para crear, capturar, automatizar, entregar, asegurar y analizar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. IIM se refiere a la gestión de contenido Y datos, no solo al contenido en sí". [2]
La última definición abarca áreas que tradicionalmente han sido abordadas por sistemas de gestión de registros y documentos . Implica la conversión de datos a formatos digitales y tradicionales, incluido el papel y el microfilm.
ECM, como término general , cubre la administración de contenido web y de documentos , búsqueda, colaboración, administración de registros, administración de activos digitales (DAM), administración de flujo de trabajo y captura y escaneo . Gestiona el ciclo de vida de la información, desde la publicación inicial (o creación) hasta el archivo y la eliminación final. Se entrega de cuatro formas:
- Software local (instalado en la red de una organización)
- Software como servicio (SaaS): acceso web a la información almacenada en el sistema de un fabricante de software
- Un híbrido de componentes locales y SaaS
- Infraestructura como servicio (IaaS): servicios en línea que abstraen al usuario de los detalles de la infraestructura, como los recursos informáticos físicos, la ubicación, la partición de datos, el escalado, la seguridad y la copia de seguridad.
Los beneficios para una organización incluyen una mayor eficiencia, mejor control y reducción de costos. Los bancos han pasado a almacenar copias de cheques antiguos en sistemas ECM desde el método más antiguo de mantener cheques físicos en los almacenes. Con el sistema antiguo, la solicitud de un cliente de una copia de un cheque podía tardar semanas; un empleado del banco tuvo que ponerse en contacto con el almacén donde se encontraba la caja, el archivo y el cheque correctos. Se retiraría el cheque y se haría una copia y se enviaría por correo al banco, que luego lo enviaría por correo al cliente. Con un sistema ECM en su lugar, un empleado del banco podría consultar el sistema por el número de cuenta del cliente y el número del cheque solicitado. Cuando aparecía una imagen del cheque en la pantalla, el banco podía enviar una copia por correo inmediatamente al cliente; por lo general, mientras el cliente todavía estaba hablando por teléfono.
Alcance
La gestión de contenido empresarial, una forma de gestión de contenido , combina la captura, búsqueda y conexión en red de documentos con el archivo digital , la gestión de documentos y el flujo de trabajo . Incluye los desafíos que implica el uso y la conservación de la información interna (a menudo no estructurada) de una empresa en todas sus formas. La mayoría de las soluciones de ECM se centran en sistemas de empresa a empleado (B2E).
Han surgido nuevos componentes ECM. A medida que el contenido entra y sale, cada uso genera nuevos metadatos (automáticamente, hasta cierto punto). La información sobre cómo (y cuándo) la gente usa el contenido puede permitir que el sistema adquiera nuevas vías de filtrado, enrutamiento y búsqueda, taxonomías corporativas y redes semánticas , y decisiones de reglas de retención.
Las soluciones pueden proporcionar servicios de intranet a los empleados (B2E) y pueden incluir portales empresariales para relaciones de empresa a empresa (B2B), empresa a gobierno (B2G), gobierno a empresa (G2B) u otras relaciones comerciales. Esta categoría incluye la mayoría de las soluciones de flujo de trabajo y groupware de gestión de documentos anteriores que, en 2016, no habían convertido completamente su arquitectura a ECM, pero proporcionaban una interfaz web. La gestión de activos digitales es una forma de ECM que involucra contenido almacenado digitalmente. Los sistemas de gestión de contenido de atención médica especializados cumplen con los requisitos reglamentarios especiales para dispositivos médicos e interoperabilidad .
Historia
Las tecnologías que abarcaron ECM en 2016 descienden de los sistemas electrónicos de gestión de documentos (DMS) de finales de la década de 1980 y principios de la de 1990. Los productos DMS originales eran independientes y brindaban funcionalidad en una de cuatro áreas: imágenes , flujo de trabajo, administración de documentos y administración de relaciones empresariales (ERM).
Un usuario inicial típico de DMS tenía un sistema de flujo de trabajo y de imágenes a pequeña escala (tal vez un departamento) para mejorar un proceso de uso intensivo de papel y trabajar hacia una oficina sin papel . Las primeras tecnologías de DMS independientes destinadas a ahorrar tiempo (o mejorar el acceso a la información) al reducir el manejo y almacenamiento del papel, reducir la pérdida de documentos y acelerar el acceso a la información. DMS podría proporcionar acceso en línea a información que anteriormente solo estaba disponible en papel, microfilm o microficha. Al mejorar el control sobre los documentos y sus procesos, DMS agilizó las prácticas comerciales. Su seguimiento de auditoría aumentó la seguridad de los documentos y midió la productividad y la eficiencia.
Las categorías de productos DMS se consideraron complementarias y las organizaciones deseaban utilizar varios productos DMS. Un departamento de servicio al cliente podría combinar imágenes, gestión de documentos y flujo de trabajo; un departamento de contabilidad podría acceder a las facturas de los proveedores desde un sistema ERM, las órdenes de compra desde un sistema de imágenes y los contratos desde un sistema de gestión de documentos. A medida que las organizaciones establecían una presencia en Internet , querían administrar el contenido web. Las organizaciones que tenían departamentos individuales automatizados comenzaron a imaginar un despliegue más amplio.
El movimiento hacia los sistemas DMS integrados reflejó una tendencia común en la industria del software: la integración de sistemas pequeños en sistemas más completos. El software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones eran productos independientes hasta principios de la década de 1990, cuando el mercado se inclinó hacia la integración.
Los primeros desarrolladores ofrecieron múltiples tecnologías DMS independientes como una "suite" única y empaquetada, con poca (o ninguna) integración funcional. Alrededor de 2001, la industria comenzó a utilizar el término "gestión de contenido empresarial" para los sistemas integrados. [ cita requerida ]
En 2006, Microsoft (con su familia de productos SharePoint ) y Oracle Corporation (con Oracle Content Management ) ingresaron al mercado ECM de bajo costo. [a] [3] Los productos ECM de código abierto también están disponibles.
Los estándares gubernamentales, incluida la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), BS 7799 e ISO / IEC 27001 , influyen en el desarrollo y uso de ECM. En 2016, las organizaciones podrían implementar un único sistema ECM para administrar la información en todos los departamentos.
Usos
Las empresas adoptan ECM para aumentar la eficiencia, mejorar el control de la información y reducir el costo general de la gestión de la información. ECM agiliza el acceso a los registros con palabras clave y búsqueda de texto completo, lo que permite a los empleados obtener rápidamente la información necesaria desde sus escritorios.
Los sistemas de gestión pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria como HIPAA, la Ley Sarbanes-Oxley , el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) y las Reglas federales de procedimiento civil . La seguridad a nivel de usuario, función y registro protege los datos confidenciales. Parte de la información de un documento se puede redactar , por lo que el resto se puede compartir sin comprometer la identidad o los datos clave. Cada acción en el sistema se rastrea y se puede informar para demostrar el cumplimiento de una amplia variedad de regulaciones.
Caracteristicas
En su artículo de Computerwoche , [4] Ulrich Kampffmeyer caracterizó a ECM como:
- Middleware , eliminando las restricciones de aplicaciones verticales y arquitectura de isla y transparente para los usuarios. ECM ofrece una tercera plataforma, además de los sistemas host y cliente-servidor convencionales. Según Kampffmeyer, la integración de aplicaciones empresariales (EAI) y la arquitectura orientada a servicios (SOA) desempeñarán un papel importante en la implementación de ECM.
- Servicios independientes, que gestionan la información sin importar la fuente o el uso requerido y disponibles desde una variedad de aplicaciones. Para un uso determinado, solo está disponible un servicio general; esto evita el gasto y el mantenimiento de funciones paralelas. Los estándares para interfaces que conectan diferentes servicios jugarán un papel importante en la implementación de ECM.
- Un repositorio uniforme para almacenes de información, datos y documentos que combinan la información de la empresa. La gestión del ciclo de vida de la información también jugará un papel importante en la implementación de ECM.
ECM funciona correctamente cuando es invisible para los usuarios. Admite aplicaciones especializadas como servicios subordinados. ECM es un modelo de múltiples capas que incluye tecnología para manejar, entregar y administrar datos estructurados e información no estructurada. Gestiona la información en un sistema de gestión de contenido web y la archiva como un repositorio universal. [5]
Componentes
ECM combina componentes que se pueden utilizar como sistemas independientes sin incorporarse a un sistema empresarial. [5] Los cinco componentes de ECM fueron definidos por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) como:
- Capturar
- Gestionar
- Tienda
- Preservar
- Entregar [6]
Capturar
La captura implica convertir la información de los documentos en papel a un formato electrónico mediante el escaneo, y recopila información y archivos electrónicos en una estructura coherente para su gestión. Las tecnologías de captura también abarcan la creación de metadatos , que describen las características de un documento para facilitar su ubicación a través de la tecnología de búsqueda. Un expediente médico puede incluir la identificación del paciente, el nombre, la fecha de la visita y el procedimiento para que el personal médico localice el expediente.
Los sistemas de automatización de documentos anteriores fotografiaban documentos para almacenarlos en microfilmes o microfichas . Los escáneres de imágenes hacen copias digitales de documentos en papel. Los documentos que ya están en formato digital se pueden copiar (o vincular) si están disponibles en línea. La captura automática o semiautomática puede utilizar el intercambio electrónico de datos (EDI) o documentos XML , aplicaciones empresariales y ERP o sistemas de aplicaciones especializadas como fuentes.
Tecnologías de reconocimiento
Las tecnologías de reconocimiento para extraer información de documentos escaneados y faxes digitales incluyen:
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): convierte imágenes de texto tipográfico en caracteres alfanuméricos
- Reconocimiento de escritura a mano (HWR): convierte imágenes de texto escrito a mano en caracteres alfanuméricos
- Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR): extiende OCR y HWR para usar comparación, conexiones lógicas y verificaciones con listas de referencia y datos existentes para mejorar el reconocimiento.
- Reconocimiento óptico de marcas (OMR): lee marcas especiales (como marcas de verificación o puntos) en campos predefinidos
- Reconocimiento de códigos de barras : decodifica codificaciones estándar de la industria de productos y otros datos comerciales
Limpieza de imagen
Las funciones de limpieza de imágenes incluyen rotación, enderezamiento, ajuste de color, transposición, zoom, alineación, separación de páginas, anotaciones y reducción de ruido .
Procesamiento de formularios
El procesamiento de formularios tiene dos grupos de tecnología, aunque el contenido de la información y el carácter de los documentos pueden ser idénticos. Es la captura de formularios impresos mediante escaneo; Las tecnologías de reconocimiento se utilizan a menudo, ya que los formularios bien diseñados permiten el procesamiento automático. El procesamiento automático puede capturar formularios electrónicos (como los enviados a través de páginas web) si el sistema de captura conoce el diseño, la estructura, la lógica y el contenido.
Gestión de informes empresariales
La gestión de informes empresariales (ERM) registra informes y otros documentos en discos ópticos u otro almacenamiento digital para sistemas ECM. La tecnología se utilizó originalmente con laserDiscs .
Agregación de datos
La agregación de datos unifica documentos de diferentes aplicaciones y fuentes, enviándolos a sistemas de almacenamiento y procesamiento en una estructura y formato uniformes.
Indexación de materias
La indexación de materias mejora las búsquedas, proporcionando formas alternativas de organizar la información. La indexación manual asigna manualmente los atributos de la base de datos de índices al contenido y, por lo general, la utiliza una base de datos de "gestión" para la administración y el acceso.
La indexación automática y manual de atributos se puede facilitar con perfiles de diseño de entrada preestablecidos, que pueden describir clases de documentos que limitan el número de posibles valores de índice o asignar automáticamente ciertos criterios. Los programas de clasificación automática pueden extraer índices, categorías y transferir datos de forma autónoma. A partir de la información contenida en los objetos de información electrónicos, puede evaluar la información en base a criterios predefinidos o en un proceso de autoaprendizaje.
Gestionar
La categoría de gestión tiene cinco áreas de aplicación:
- Gestión de documentos (DMS)
- Software colaborativo
- Gestión de contenido web, incluidos portales web
- Gestión de registros
- Gestión de procesos de negocio y flujo de trabajo (BPM)
Conecta los otros componentes, que se pueden utilizar en combinación o por separado. La gestión de documentos, la gestión de contenido web, la colaboración, el flujo de trabajo y la gestión de procesos comerciales abordan la parte dinámica del ciclo de vida de la información. La gestión de registros gestiona los documentos finalizados de acuerdo con el período de retención de la organización , que debe cumplir con los mandatos gubernamentales y las prácticas de la industria. Los componentes de gestión incorporan bases de datos y sistemas de autorización de acceso.
Gestión de documentos
Los sistemas de gestión de documentos controlan los documentos desde su creación hasta su archivo. Incluyen:
- Check in-check out: comprueba la coherencia de la información almacenada
- Gestión de versiones: realiza un seguimiento de diferentes versiones de la misma información, con revisiones y diferentes formatos
- Búsqueda y navegación: encuentra información y sus contextos asociados
- Organizar documentos en archivos, carpetas y descripciones generales
La administración de documentos se superpone con otros componentes de administración, aplicaciones de oficina (como Microsoft Outlook y Exchange, o Lotus Notes y Domino) y servicios de biblioteca que administran el almacenamiento de información.
Colaboración
Los componentes de colaboración en un sistema ECM ayudan a los usuarios a trabajar juntos para desarrollar y procesar contenido. Muchos de estos componentes se desarrollaron a partir de paquetes de software colaborativo; Los sistemas colaborativos de ECM incluyen elementos de gestión del conocimiento .
Utilizan bases de datos de información y métodos de procesamiento que están diseñados para ser utilizados simultáneamente por varios usuarios en el mismo elemento de contenido. La colaboración utiliza conocimientos, recursos y antecedentes basados en habilidades para el procesamiento conjunto de la información. Se pueden incluir componentes de administración (como pizarrones virtuales para lluvia de ideas, programación de citas y sistemas de gestión de proyectos) y aplicaciones de comunicaciones como videoconferencias. La ECM colaborativa también puede integrar información de otras aplicaciones.
Gestión de contenido web
ECM integra sistemas de gestión de contenido (CMS), presentando la información existente gestionada en el repositorio de ECM. [7]
Gestión de archivos y archivos
A diferencia de los sistemas de archivo electrónicos tradicionales, la gestión de archivos y archivos es la administración de registros, información importante y datos que las empresas deben archivar. Independientemente de los medios de almacenamiento, la información administrada no necesita almacenarse electrónicamente. La gestión de archivos y archivos incluye:
- Visualización de planos de archivos y otros índices estructurados para el almacenamiento ordenado de información.
- Indexación inequívoca de información, respaldada por tesauros o listas de palabras controladas
- Gestión de cronogramas de retención y eliminación de registros
- Protección de la información de acuerdo con sus características
- Metadatos estandarizados internacionales, específicos de la industria (o de toda la empresa) para la identificación y descripción inequívocas de la información almacenada
Gestión del flujo de trabajo y de los procesos empresariales
Los términos "flujo de trabajo" y " gestión de procesos de negocio " (BPM) se utilizan a menudo indistintamente. El flujo de trabajo de producción utiliza secuencias predefinidas para controlar los procesos; en un flujo de trabajo ad-hoc , el usuario determina la secuencia del proceso. Los usuarios interactúan en las soluciones de flujo de trabajo y los motores de flujo de trabajo son un servicio en segundo plano que controla la información y el flujo de datos. La gestión del flujo de trabajo incluye:
- Visualización de procesos y estructuras organizativas.
- Captura, administración, visualización y entrega de información con sus documentos o datos asociados.
- Incorporación de herramientas de procesamiento de datos (como aplicaciones) y documentos, como productos de oficina.
- Procesamiento paralelo y secuencial de procedimientos, incluido el guardado simultáneo
- Recordatorios, plazos, delegación y otras funciones administrativas
- Monitoreo y documentación del estado del proceso, enrutamiento y resultados
- Herramientas para diseñar y mostrar el proceso.
Según AIIM , BPM es una forma de mirar (y controlar) los procesos organizacionales.
Tienda
Los componentes de la tienda almacenan temporalmente información que no es necesaria, deseada o no está lista para su conservación o almacenamiento a largo plazo. Incluso si el componente de la tienda utiliza medios adecuados para el archivo a largo plazo, sigue estando separado de "conservar".
Los componentes de la tienda se pueden dividir en tres categorías:
- Repositorios: ubicaciones de almacenamiento
- Servicios de biblioteca: componentes de administración para repositorios
- Tecnologías de almacenamiento
Repositorios
Los repositorios de ECM pueden combinarse. Los tipos incluyen:
- Sistemas de archivos : se utilizan principalmente para almacenamiento temporal, como cachés de entrada y salida.
- Sistemas de gestión de contenido : sistemas de almacenamiento y depósito de contenido; puede ser una base de datos o un sistema de almacenamiento especializado
- Las bases de datos administran información y también pueden almacenar documentos, contenido o medios.
- Almacenes de datos : sistemas de almacenamiento complejos basados en bases de datos, que proporcionan información de diversas fuentes. Pueden diseñarse con funciones globales, como documentos o información.
Servicios bibliotecarios
Los servicios de biblioteca son componentes administrativos de ECM que manejan el acceso a la información, tomando y almacenando información de los componentes de captura y administración. También administran las ubicaciones de almacenamiento en el almacenamiento dinámico, el almacén y el archivo de conservación a largo plazo. La ubicación de almacenamiento está determinada por las características y la clasificación de la información. El servicio de biblioteca trabaja con la base de datos de los componentes de administración para proporcionar búsqueda y recuperación .
Gestiona el almacenamiento en línea (acceso directo a datos y documentos), almacenamiento nearline (datos y documentos en un medio al que se puede acceder rápidamente, como datos en un disco óptico en los racks de un sistema de almacenamiento pero no insertados en una unidad que pueda leerlos ) y almacenamiento fuera de línea (datos y documentos en un medio que no está disponible rápidamente).
Si el sistema de gestión de documentos no lo proporciona, el servicio de biblioteca debe tener una gestión de versiones para controlar el estado de la información y el check-in / check-out para la provisión de información controlada. Genera una pista de auditoría, registros de uso y edición de la información.
Tecnologías de almacenamiento
Se puede utilizar una variedad de tecnologías para almacenar información, según la aplicación y el entorno del sistema:
- Medios magnéticos en línea: las unidades de disco duro (normalmente configuradas como sistemas RAID ) pueden estar conectadas localmente, formar parte de una red de área de almacenamiento o montarse desde otro servidor ( almacenamiento conectado a la red ).
- Cinta magnética: el almacenamiento de datos en cinta magnética , en forma de bibliotecas de cintas , utiliza la robótica para proporcionar almacenamiento nearline . Se pueden utilizar unidades de cinta independientes para realizar copias de seguridad.
- Medios ópticos digitales: además de los medios ópticos de disco compacto y DVD , los sistemas de almacenamiento pueden utilizar unidades magnetoópticas ; Las máquinas de discos ópticos se pueden utilizar para el almacenamiento nearline. Los medios ópticos de las máquinas de discos se pueden mover fuera de línea.
- Computación en la nube : se puede acceder a los datos a través de Internet.
Preservar
Preserve es el almacenamiento seguro a largo plazo y la copia de seguridad de información que no cambia. Normalmente realizado por la gestión de registros de ECM, puede estar diseñado para ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria.
El contenido finalmente deja de cambiar y se vuelve estático. Los componentes de preservación digital de ECM también almacenan temporalmente información que no necesita ser archivada. Los componentes de Preserve tienen visores especiales, herramientas de conversión y migración y medios de almacenamiento a largo plazo:
- Grabar una vez, leer muchos (WORM) discos ópticos , CD-R y DVD-R de 5,25 pulgadas (13,3 cm) o 3,5 pulgadas (89 mm)
- Cintas magnéticas en unidades seguras
- Almacenamiento direccionable de contenido , con protección de software contra sobrescritura, borrado y edición
- Las redes de almacenamiento se pueden utilizar si proporcionan una auditoría a prueba de edición, con almacenamiento inmutable y protección contra la manipulación y el borrado.
- Las microformas , como el microfilm, la microficha y las tarjetas de apertura , se utilizan normalmente para proteger la información electrónica.
- El papel también protege la información electrónica.
Estrategias de conservación a largo plazo
Para garantizar la disponibilidad de información a largo plazo, se utilizan varias estrategias para el archivo electrónico. Las aplicaciones, los datos de índice, los metadatos y los objetos se pueden migrar continuamente de los sistemas más antiguos a los más nuevos. La emulación de software más antiguo permite a los usuarios acceder a datos y objetos originales; El software puede identificar el formato de los objetos preservados y mostrarlos en un nuevo entorno.
Entregar
La gestión de salida empresarial presenta información de los componentes de gestión, almacenamiento y conservación. Su modelo de Asociación para la Gestión de Imágenes e Información para ECM se basa en funciones; los componentes de entrega pueden ingresar información en otros sistemas (como transferir información a medios portátiles o generar archivos de salida) o preparar información para su almacenamiento y preservación.
Los componentes de entrega se pueden dividir en tres grupos: tecnologías de transformación, tecnologías de seguridad y distribución. La transformación y la seguridad son servicios de middleware y deben estar igualmente disponibles para todos los componentes de ECM. Para la salida, las funciones principales son la maquetación y el diseño (con herramientas para maquetar y formatear la salida) y la publicación electrónica (presentar información para su distribución).
Tecnologías de transformación
Las transformaciones deben ser controladas y rastreadas por servicios en segundo plano. Incluyen:
- Salida de computadora a disco láser (COLD): cuando se utiliza para la entrega, COLD prepara los datos de salida para su distribución y archivo. Las aplicaciones incluyen listas y salida formateada (como cartas personalizadas de clientes), diarios y registros.
- Personalización : funciones y resultados personalizados para las necesidades del usuario
- XML (lenguaje de marcado extensible): permite la descripción estandarizada y multiplataforma de interfaces, estructuras, metadatos y documentos
- PDF (Portable Document Format): formato de impresión y distribución multiplataforma que permite búsquedas de contenido, adición de metadatos e incrustación de firmas electrónicas. Cuando se generan a partir de datos electrónicos, los PDF son independientes de la resolución y permiten una reproducción nítida a cualquier escala.
- Open XML Paper Specification (OpenXPS): una especificación XML, desarrollada por Microsoft, que describe los formatos y las reglas para distribuir, archivar, representar y procesar documentos XPS.
- Convertidores y visores: genera formatos uniformes para mostrar (y enviar) información en diferentes formatos.
- Compresión de datos : reduce el espacio de almacenamiento necesario para la información pictórica.
- Sindicación web : presenta contenido en diferentes formatos, selecciones y formas para uso múltiple en diferentes formas para diferentes propósitos.
Tecnologías de seguridad
Las tecnologías de seguridad están disponibles para todos los componentes de ECM. Las firmas electrónicas se utilizan cuando se envían documentos y en el escaneado, para documentar la captura completa. La infraestructura de clave pública es una tecnología básica de firma electrónica que administra claves y certificados y verifica la autenticidad de las firmas. Otras firmas electrónicas confirman la identidad del remitente y la integridad de los datos enviados.
La gestión de derechos digitales y las marcas de agua se utilizan en la sindicación de contenido y la gestión de activos de medios para gestionar y asegurar los derechos de propiedad intelectual y los derechos de autor. Las marcas de agua electrónicas, incrustadas en un archivo, protegen los derechos de uso del contenido de Internet.
Distribución
ECM se proporciona a los usuarios con una variedad de medios de salida y distribución:
- Internet
- Extranets
- Intranets
- Portales de comercio electrónico
- Portales de empleados
- Correo electrónico
- Fax
- Transferencia de datos en EDI, XML u otros formatos
- Dispositivos móviles, como teléfonos móviles y asistentes digitales personales
- Medios de datos, como CD y DVD
- Televisión digital y otros servicios multimedia
- Papel
Métodos
En las instalaciones
ECM fue desarrollado como una aplicación de software que las empresas implementaron en las redes corporativas; cada empresa gestiona y mantiene el ECM y los dispositivos de red que almacenan los datos. Los sistemas de ECM en las instalaciones se pueden personalizar para las necesidades de la organización. Dado que la captura de documentos en papel requiere dispositivos como escáneres de imágenes o dispositivos multifunción, normalmente se realiza en las instalaciones; sin embargo, puede subcontratarse a oficinas de servicio para escaneo, indexación y devolución de gran volumen mediante transferencia web o en CD, DVD u otros dispositivos de almacenamiento externo.
Software como servicio (SaaS)
Software como servicio ECM, también conocido como computación en la nube , es accesible para el usuario en línea bajo demanda.
El desarrollo del mercado
Antes de 2003, el mercado de ECM estaba dominado por proveedores independientes de tamaño mediano que se dividían en dos categorías: aquellos que se originaron como empresas de administración de documentos ( Laserfiche , Saros, Documentum , docStar y OpenText ) y comenzaron a agregar la administración de otros contenidos comerciales, y aquellos que comenzaron como proveedores de administración de contenido web ( Interwoven , Vignette y Stellent ) intentaron expandirse hacia la administración de documentos comerciales y rich media.
En 2002, Documentum agregó capacidades de colaboración con la adquisición de eRoom ; Interwoven y Vignette respondieron con sus adquisiciones de iManage e Intraspect. Documentum compró Bulldog por sus capacidades de gestión de activos digitales (DAM); Interwoven y OpenText respondieron con adquisiciones de MediaBin y Artesia . OpenText también adquirió las empresas europeas de software IXOS y Red Dot. En octubre de 2003, EMC Corporation adquirió Documentum. IBM compró FileNet y Oracle compró Stellent en 2006; OpenText también compró Hummingbird Ltd. ese año. Hewlett-Packard (HP) adquirió la empresa australiana Tower Software en 2008. En marzo de 2009, Autonomy compró Interwoven; OpenText adquirió Vignette en julio de ese año y MetaStorm en febrero de 2011. OpenText adquirió Global 360 en julio de 2011, [8] y HP acordó comprar Autonomy en agosto de 2011. [9]
En abril de 2007, el director de CMS Watch , Alan Pelz-Sharpe, dijo: "Algunos de los nombres más importantes en este negocio están experimentando una transformación sustancial que conducirá a cambios en las hojas de ruta y conjuntos de productos en los próximos años". [10] Nuxeo y Alfresco ofrecieron software ECM de código abierto ese año. [11]
Gartner estimó en 2010 que el mercado de ECM valía aproximadamente $ 3,5 mil millones en 2009; se esperaba que creciera a una tasa de crecimiento anual compuesta del 10,1 por ciento hasta 2014. El mercado experimentó una serie de fusiones y adquisiciones en 2010. [12] En 2014, Real Story Group (anteriormente CMS Watch) agregó proveedores basados en la nube a su Evaluaciones ECM 2014. [13]
Ver también
- Servicios de interoperabilidad de gestión de contenido
- Integración de contenido empresarial
- Gestión de salida empresarial
- Gobernanza de la información
- Ciencias de la Información
- Lista de sistemas de gestión de contenido
- Definición de la interfaz de servicio abierto del repositorio
- Sistema de gestión de contenidos
Notas
- ^ Microsoft lanzó su estrategia ECM con MOSS 2007; Oracle con Oracle 10g y la adquisición de Stellent, ambas a finales de 2006. [ cita requerida ]
Referencias
- ^ a b c "¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?" . Texto abierto . Consultado el 20 de septiembre de 2010 .
- ^ Mancini, John. "La próxima ola: Pasar de ECM a la gestión inteligente de la información" (PDF) . AIIM . AIIM.
- ^ Evolución de las soluciones de gestión de documentos electrónicos: el informe Doculabs , tercera edición. Chicago: Doculabs, 2002.
- ^ Ulrich Kampffmeyer, "ECM: Herrscher über Information". Computerwoche, CW-exktraKT, Munich, 24 de septiembre de 2001.
- ^ a b Tendencias en la gestión de registros, documentos y contenido empresarial . Papel blanco. Conferencia SER, Visegrád, 28 de septiembre de 2004 Fuente original en PDF de este artículo de Wikipedia por la empresa consultora alemana Project Consult Unternehmensberatung
- ^ Kampffmeyer, Ulrich (2006). Gestión de contenido empresarial ECM (PDF) . DMS EXPO 2006, Köln (en inglés, francés y alemán). Hamburgo: Proyecto Consult. ISBN 978-3-936534-09-2. Consultado el 16 de diciembre de 2016 .
- ^ Ulrich Kampffmeyer, Gestión de contenido empresarial, 2006, PDF
- ^ "OpenText se beneficia de las adquisiciones a medida que amplía su alcance" . 13 de julio de 2011. Archivado desde el original el 18 de septiembre de 2011 . Consultado el 25 de agosto de 2011 .
- ^ "HP para adquirir la empresa líder en software de gestión de información empresarial Autonomy Corporation plc" . 18 de agosto de 2011. Archivado desde el original el 24 de agosto de 2011 . Consultado el 25 de agosto de 2011 .
- ^ Manoj Jasra (17 de abril de 2007). "CMS Watch lanza informe de comparación de CMS empresarial" . Consultado el 21 de septiembre de 2010 .
- ^ Alan Pelz-Sharpe (19 de agosto de 2007). "Open Source ECM sigue creciendo" . Blog . Grupo de historia real . Consultado el 16 de octubre de 2013 .
- ^ Bell, Toby; Shegda, Karen M .; Gilbert, Mark R .; Chin, Kenneth (16 de noviembre de 2010). "Cuadrante mágico para la gestión de contenido empresarial" . Gartner.com . Gartner . Consultado el 25 de agosto de 2011 .
- ^ Durga, Apoorv (10 de abril de 2014). "Revisiones ECM actualizadas que incluyen Documentum, IBM, Alfresco, Oracle, Microsoft, OpenText y otros" . RealStoryGroup.com . Grupo de historia real . Consultado el 11 de abril de 2014 .
Bibliografía
- Fray, Michael (2008). ECM - Gestión de contenido empresarial (en danés). Dinamarca: Olvídese del Globo. ISBN 978-87-7900-831-1.
- Kampffmeyer, Ulrich (2006). Gestión de contenido empresarial ECM (PDF) . DMS EXPO 2006, Köln (en inglés, francés y alemán). Hamburgo: PROJECT CONSULT. ISBN 978-3-936534-09-2.