¿Qué son los archivos?
Un archivo es: 1) una acumulación de registros históricos, o 2) el lugar físico que guarda esos registros.
Los archivos recopilan y administran registros originales de figuras, comunidades y organizaciones notables. Estos registros pueden tener muchas formas, incluidas cartas, registros , fotografías, mapas y grabaciones de sonido / video, y se seleccionan para su conservación en función de su valor cultural, histórico o probatorio . En otras palabras, los archivos contienen fuentes primarias que pueden usarse para investigación y verificación de hechos , entre otros fines. Generalmente, las instituciones albergarán material sobre individuos y grupos notables que estuvieron conectados a la institución y / o material dentro de sus especializaciones temáticas .
Muchos archivos, especialmente profesionales, son creados por organismos oficiales (gobiernos, instituciones educativas, empresas). Algunos archivos se mantienen como colecciones privadas .
Algunos archivos están dedicados a documentar y preservar memorias específicas de la comunidad. Muchos de estos archivos comunitarios adoptan una cultura participativa .
A menor escala, los proyectos de archivo personal a menudo ayudan a preservar experiencias y legados a nivel individual y familiar.
Por ejemplo:
- Los Archivos de la Universidad de Toronto (la institución) mantienen los archivos (la colección de registros) de la científica, autora y educadora Ursula Franklin , quien enseñó en la Universidad de Toronto durante más de 40 años [1]
- Archives of Traditional Music (la institución) tiene material audiovisual relacionado con la investigación en las disciplinas académicas de etnomusicología , folclore , antropología , lingüística y diversos estudios de área [2]
- Archivos del Terror (la colección de registros), actualmente en poder del Museo de la Justicia de Paraguay , documenta la brutalidad policial respaldada por la CIA y las campañas de terrorismo de estado de la Operación Cóndor [3]
- Documenting Ferguson es un archivo digital abierto a las contribuciones de la comunidad relacionadas con el asesinato en 2014 de Michael Brown, de 18 años, por el oficial de policía Darren Wilson en Ferguson, Missouri [4]
Usar material de archivo
¿Pueden ayudarme los archivos?
Los archivos pueden ayudar cuando necesite acceder a registros originales para comprender mejor lo que sucedió en el pasado.
Es posible que desee utilizar archivos si desea: 1) realizar una investigación que vaya más allá del material publicado sobre ciertas historias, o 2) verificar el contenido publicado a través de fuentes originales.
Para la lectura general o la investigación basada en fuentes publicadas, los libros y artículos pueden ser un mejor primer paso. A menudo son más fáciles de acceder y tienden a proporcionar un contexto más extenso. Wikipedia también se basa en gran parte en estas fuentes ( WP: SECONDARY ).
Cómo encontrar los archivos que necesita
Dado que los diferentes archivos recopilan material dentro de diferentes áreas, primero deberá averiguar qué archivos contienen la información que necesita.
Si busca archivos ubicados en un lugar específico:
- Ver: Lista de archivos . Si están disponibles, las sublistas detalladas (por ejemplo, la lista de archivos en Canadá ) pueden ser un punto de partida útil
- Complemente su búsqueda utilizando motores de búsqueda (por ejemplo , DuckDuckGo , Google ). Por ejemplo, si busca archivos en Estambul , puede buscar: "archivos en Estambul"
- Si encuentra archivos que aún no están en la lista de archivos , ayude a mejorar Wikipedia editando la lista (si es nuevo en la edición, consulte: Wikipedia: Preguntas frecuentes / Edición , Cómo editar Wikipedia )
Si busca información sobre personas, grupos u organizaciones específicas:
- Explore las páginas de Wikipedia relevantes para enlaces externos y barras laterales ( Plantilla: Registros de archivo ) que dirigen a los fondos de archivo
- Busque enlaces de archivos sobre la cobertura de temas (por ejemplo, perfiles, biografías, noticias) que se encuentran en la web [a]
- Busque fuentes de archivo citadas en bibliografías (listas de libros y artículos sobre un tema)
- Consultar a especialistas en el tema, que pueden tener consejos sobre archivos relevantes y su material.
- Busque pasarelas nacionales y regionales para localizar existencias. Estas pasarelas contienen información que se puede buscar en diferentes conjuntos de existencias, por lo que puede ser útil probar varias opciones. Ejemplos de tales pasarelas incluyen:
- Archives Canada : busque en las más de 800 instituciones de archivo de Canadá
- Descubra los Archivos Nacionales del Reino Unido : busque en los Archivos Nacionales y en más de 2500 instituciones del Reino Unido
- Catálogo de la Unión Nacional de Colecciones de Manuscritos : busque colecciones de manuscritos (documentos escritos a mano) en los EE. UU.
- ArchiveGrid : busque en más de 1000 instituciones de archivo; en gran parte se basa en la base de datos WorldCat de OCLC
- Buscador de archivos : busque en varios miles de archivos estadounidenses y británicos (Nota: si bien la búsqueda es gratuita, el acceso simplificado a la descripción detallada y las ayudas para la búsqueda requiere pago).
Cómo buscar cosas en archivos
Acercándonos: descripciones de archivos
Los archivos contienen mucha información y no toda será relevante. Una vez que sepa ampliamente lo que está buscando y dónde lo está buscando, deberá averiguar qué material podría ser más útil.
Para hacer esto, puede consultar las descripciones de archivo . Los archivos clasifican y describen su material para que tenga sentido dentro del contexto histórico. Las descripciones de archivos son su guía sobre lo que se encuentra en los fondos de la institución, cómo están organizados los contenidos y de qué manera son importantes.
Dado que muchos archivos ahora proporcionan descripciones digitales de sus existencias, es posible realizar gran parte de esta investigación en línea. Sin embargo, si un archivo no tiene un sitio web, colecciones de listas o descripciones digitales de alojamiento, deberá comunicarse directamente con la institución.
Si se está comunicando con la institución directamente, informe al personal de archivos sobre el alcance y los objetivos de su investigación; pídales que aclaren qué materiales se encuentran en poder de la institución (pregunte si hay una ayuda de búsqueda disponible); y pregunte cómo los investigadores pueden acceder a los materiales (ver: Acceso a archivos ).
Usar descripciones de archivo
El uso de descripciones de archivo ayuda a comprender con qué reglas y etiquetas se organiza el material de archivo. Una colección a menudo, pero no siempre, se describirá en forma de ayuda para la búsqueda .
Reglas de organización
Los archivos están organizados con respecto a dos principios:
- Procedencia : de donde viene algo. Los registros de una persona u organización, en circunstancias normales, no se mezclarán con los registros de otra
- Orden original: En la medida de lo posible, el material de archivo se conservará en el orden en que se crearon, mantuvieron y / o utilizaron los registros en su origen.
Si bien los estándares de archivo varían según el país (por ejemplo, Reglas para la descripción de archivos ), siguen un amplio consenso internacional ( ISAD-G ). Por ejemplo, las descripciones de archivo siempre procederán de lo general a lo específico. Vemos esto reflejado en los niveles de descripción , que categorizan el material de archivo de manera similar a cómo el rango taxonómico agrupa a los organismos de lo general a lo específico.
Niveles de descripción
En el nivel más alto de descripción, un grupo de registros de la misma fuente se denomina fond s ( / fõː / ), o en algunos casos, "grupo de registros" o "artículos". Por ejemplo, la colección de archivos de registros de Roxana Ng se llama "fondos de Roxana Ng".
Pasando de lo general a lo específico, un fondo puede subdividirse en series y subseries . Cada serie o subserie se divide en archivos y luego en elementos . El artículo es el nivel más bajo de descripción. No todos los fondos tienen todas las subdivisiones. Un fondo puede tener más o menos subdivisiones según la variedad de sus materiales.
Estos niveles de descripción son agrupaciones abstractas basadas en funciones o temas. Por ejemplo, los fondos Roxana Ng incluyen las siguientes series , entre otras:
- Serie 1: Vida personal y carrera
- Serie 2: Correspondencia
- Serie 4: Docencia y curso
- Serie 9: Investigación
- Serie 10: Conferencias
- Serie 12: Grupos
- Temporada 14: Registros digitales nacidos
Los elementos —agrupados y enumerados en la serie / subserie / archivo correspondiente— se almacenan físicamente en la institución de archivo en cajas y carpetas (dentro de las cajas). Los elementos de la misma agrupación se pueden almacenar en varias carpetas o cajas para respaldar la cantidad y el tamaño del material. Por ejemplo, el material sobre las actividades de la conferencia de Roxana Ng ( Serie 12 ) se almacena en "B2014-0005 / 034 (05) - / 038 (06)", o en las casillas 034 (carpeta 05 en adelante) a 038 (hasta carpeta 06 ).
Encontrar ayuda
Una ayuda de búsqueda es un documento de texto que describe exhaustivamente el contenido de una colección, a menudo junto con información histórica contextual . Puede utilizar una ayuda de búsqueda para comprender una colección (fondo / grupo de registros / artículos) en su totalidad, ver las relaciones entre sus componentes y determinar qué partes de la colección le serán más útiles.
Tenga en cuenta que si bien todos los fondos de archivo se describirán de alguna manera, y aunque la institución de archivo intentará proporcionar una ayuda para la búsqueda de la mayoría de las colecciones, no todas las colecciones tendrán ayudas para la búsqueda. Pero donde están disponibles, muchas ayudas para la búsqueda ahora están disponibles directamente en línea. Si existe una ayuda de búsqueda pero no se puede encontrar en línea, la institución de archivo aún puede proporcionar copias digitales a pedido.
Una ayuda de búsqueda contiene algunas variaciones de lo siguiente:
- Descripción básica: Información sobre el creador de la colección; dimensiones físicas de la colección en el archivo; rango de fechas de recolección
- Bosquejo biográfico / nota histórica: información de antecedentes sobre la persona u organización que creó los registros, o sobre la historia de la colección en sí.
- Alcance y contenido: descripción general de la procedencia , los registros y los rangos de fechas de la colección
- Lista de contenido: desglose de los materiales de la colección hasta el nivel de caja y carpeta
Una ayuda de búsqueda enumerará las restricciones de acceso o uso, el idioma de los materiales y la información de derechos de autor , según corresponda al nivel de descripción ( fondos , series , etc.). También incluirá instrucciones para la citación .
Una serie de ayudas para la búsqueda anotadas están disponibles como referencia:
- Ayuda de búsqueda anotada (digital)
- Ayuda de búsqueda anotada (tradicional)
Accediendo a archivos
Puede consultar al personal de archivo sobre las opciones disponibles para acceder. Para ello, póngase en contacto con la institución por correo electrónico o por teléfono. Puede informar al personal de archivo sobre el alcance y los objetivos de su investigación, y solicitar asesoramiento sobre cómo acceder a las partes de las colecciones que le interesan.
Dado que los archivos contienen registros originales (y a menudo irremplazables), el acceso al material de archivo es más confiable en la institución que los posee, durante las visitas en persona. Antes de visitar en persona, se recomienda encarecidamente que se comunique con los archivos para programar una visita. Esto permitirá que el personal de archivo disponga que el material que necesita (a veces almacenado fuera del sitio) esté disponible para su visualización. También debe revisar las pautas de la institución sobre el uso de materiales en los archivos, así como las políticas de uso y reproducción.
En algunos casos, la institución también puede ayudarlo a acceder de forma remota al material cuando lo solicite, a través de un servicio de préstamos entre instituciones, por correo o digitalmente. Algunas colecciones de gran demanda también pueden haber sido digitalizadas para un acceso más amplio.
Otras lecturas
- Uso de archivos: una guía práctica para investigadores : una guía archivada en la web (2012) de Library and Archives Canada
- Uso de archivos: una guía para una investigación eficaz (HTML) : una guía de Laura Schmidt (2016) de la Society of American Archivists ( PDF )
- Hill, Michael R. Estrategias y técnicas de archivo . Newbury Park, CA: Sage Publications, 1993 ( disponible de forma gratuita a través de Internet Archive )
Usar material de archivo como fuente en Wikipedia
Que evitar
El material de archivo suele ser una fuente primaria. Los elementos individuales de un archivo no deben citarse directamente en Wikipedia si requieren una interpretación contextual ( WP: PRIMARY ).
Como excepción, se puede citar la sección de una ayuda de búsqueda que enumera o describe un elemento que es evidente por sí mismo de algún hecho. Por ejemplo, una medalla del Premio Nobel de 1923 inscrita a Frederick Banting pone de manifiesto el hecho de que el Premio Nobel le fue otorgado en 1923. Si hay una fuente secundaria disponible para respaldar el mismo hecho, cite junto con la fuente secundaria.
Que usar
Las ayudas para la búsqueda suelen contener partes narrativas que dan contexto al material de archivo en cuestión. Estos son compilados por especialistas en el tema basados en la investigación histórica y pueden cubrir alguna variación o combinación de un esbozo biográfico / organizacional (del tema del fondo) y una nota histórica (sobre el proceso de creación de archivos en sí).
Estas porciones narrativas son fuentes secundarias que ayudan al usuario del fondo. Por lo tanto, normalmente se pueden citar en Wikipedia ( WP: SECONDARY ).
Cómo citar
Al citar, especifique la sección citada de la ayuda a la búsqueda. Cuando sea posible, apunte la URL a un enlace estable (enlace permanente) que presente la ayuda para la búsqueda en un formato digital estandarizado ( ejemplo ). Los escaneos o archivos PDF subidos ( ejemplo ) a menudo cambian con el tiempo, lo que da lugar a enlaces rotos .
Notas
- ^ Si encuentra existencias de archivo que no están vinculadas desde páginas relevantes, ayude a mejorar Wikipedia agregando un enlace externo a páginas relevantes ( WP: EFAQ # LINK )
enlaces externos
- Preguntas frecuentes y hechos sobre archivos : serie de blogs de Peel Art Gallery, Museum and Archives
- Elementos de una ayuda de búsqueda + ayuda de búsqueda anotada - guía de Bibliotecas de la Universidad de Purdue
- Archivos sin caja y revelados: una guía para comprender los archivos - exposición web de Archives of Ontario
- Archivo personal (digital) : guía de la Biblioteca del Congreso
Referencias
- ^ "Ursula Martius Franklin Fonds" . Universidad de Toronto - Descubra los archivos . Gestión de Archivos y Registros de la Universidad de Toronto . Consultado el 9 de marzo de 2020 .
- ^ "Archivos de Música Tradicional" . Archivos de Música Tradicional . Universidad de Indiana . Consultado el 9 de marzo de 2020 .
- ^ "Fondo AT - Archivo" del Terror " " . Guía de Archivos y Fondos Documentales . Instituto de Políticas Públicas en Derechos Humanos (IPPDH) del Mercosur . Consultado el 9 de marzo de 2020 .
- ^ "Documentación de Ferguson" . Documentando a Ferguson . Universidad de Washington en St. Louis . Consultado el 9 de marzo de 2020 .