La gestión de la información ( IM ) se refiere a un ciclo de actividad organizativa: la adquisición de información de una o más fuentes, la custodia y la distribución de esa información a quienes la necesitan, y su disposición final mediante archivo o eliminación.
Este ciclo de organización de la información involucra a una variedad de partes interesadas , incluidos aquellos que son responsables de asegurar la calidad , accesibilidad y utilidad de la información adquirida; aquellos que son responsables de su almacenamiento y eliminación seguros ; y aquellos que lo necesitan para la toma de decisiones . Las partes interesadas pueden tener derechos para originar, cambiar, distribuir o eliminar información de acuerdo con las políticas de gestión de la información de la organización .
La gestión de la información abarca todos los conceptos genéricos de la gestión, incluida la planificación , organización , estructuración, procesamiento , control , evaluación y presentación de informes de las actividades de información, todo lo cual es necesario para satisfacer las necesidades de quienes tienen roles organizativos o funciones que dependen de información. Estos conceptos genéricos permiten presentar la información a la audiencia o al grupo de personas correcto. Una vez que las personas pueden utilizar esa información, ésta gana más valor.
La gestión de la información está estrechamente relacionada y se superpone con la gestión de datos , sistemas , tecnología , procesos y, cuando la disponibilidad de información es fundamental para el éxito de la organización, la estrategia . Esta visión amplia del ámbito de la gestión de la información contrasta con la visión anterior, más tradicional, de que el ciclo de vida de la gestión de la información es un asunto operativo que requiere procedimientos, capacidades organizativas y estándares específicos que tratan la información como un producto o un servicio.
Historia
Ideas emergentes de la gestión de datos
En la década de 1970, la gestión de la información se refería en gran medida a cuestiones más cercanas a lo que ahora se denominaría gestión de datos : tarjetas perforadas , cintas magnéticas y otros medios de mantenimiento de registros , que implicaban un ciclo de vida de dichos formatos que requerían originación, distribución, copia de seguridad, mantenimiento y eliminación. . En ese momento se empezó a reconocer el enorme potencial de la tecnología de la información : por ejemplo, un solo chip que almacena un libro completo , o un correo electrónico que mueve mensajes instantáneamente por todo el mundo, ideas notables en ese momento. [1] Con la proliferación de la tecnología de la información y el alcance cada vez mayor de los sistemas de información en las décadas de 1980 y 1990, [2] la gestión de la información tomó una nueva forma. Empresas progresistas como British Petroleum transformaron el vocabulario de lo que entonces era " administración de TI ", de modo que los " analistas de sistemas " se convirtieron en " analistas de negocios ", el "suministro monopolístico" se convirtió en una mezcla de " contratación interna " y " subcontratación ", y la gran tecnología La función se transformó en “equipos ajustados” que comenzaron a permitir cierta agilidad en los procesos que aprovechan la información para beneficio empresarial . [3] El alcance del interés de la alta dirección en la información en British Petroleum se extendió desde la creación de valor a través de procesos comerciales mejorados , basados en la gestión eficaz de la información, permitiendo la implementación de sistemas de información apropiados (o " aplicaciones ") que se operaban en Infraestructura de TI que se subcontrató . [3] De esta manera, la gestión de la información ya no era un trabajo simple que podía realizar cualquier persona que no tuviera nada más que hacer, se convirtió en algo altamente estratégico y un asunto de atención de la alta dirección . Se hizo necesaria la comprensión de las tecnologías involucradas, la capacidad de administrar bien los proyectos de sistemas de información y los cambios comerciales , y la voluntad de alinear la tecnología y las estrategias comerciales. [4]
Posicionando la gestión de la información en el panorama más amplio
En el período de transición que condujo a la visión estratégica de la gestión de la información, Venkatraman (un firme defensor de esta transición y transformación, [5] ofreció una disposición simple de ideas que unieron sucintamente la gestión de datos , información y conocimiento (ver el figura)) argumentó que:
- Los datos que se mantienen en la infraestructura de TI deben interpretarse para generar información.
- La información de nuestros sistemas de información debe entenderse para que surja como conocimiento.
- El conocimiento permite a los gerentes tomar decisiones efectivas .
- Las decisiones efectivas deben conducir a acciones apropiadas .
- Se espera que las acciones apropiadas produzcan resultados significativos .
Esto a menudo se conoce como el modelo DIKAR : datos, información, conocimiento, acción y resultado, [6] da una pista sólida sobre las capas involucradas en la alineación de la tecnología y las estrategias organizativas, y puede verse como un momento crucial en cambio de actitudes hacia la gestión de la información. El reconocimiento de que la gestión de la información es una inversión que debe generar resultados significativos es importante para todas las organizaciones modernas que dependen de la información y de la buena toma de decisiones para su éxito. [7]
Antecedentes teóricos
Teorías de comportamiento y organizacionales
Se cree comúnmente que una buena gestión de la información es crucial para el buen funcionamiento de las organizaciones y, aunque no existe una teoría comúnmente aceptada de la gestión de la información per se , las teorías conductuales y organizativas ayudan. Siguiendo la teoría de la administración de la ciencia del comportamiento , desarrollada principalmente en la Universidad Carnegie Mellon y apoyada de manera destacada por March y Simon, [8] la mayor parte de lo que sucede en las organizaciones modernas es en realidad manejo de información y toma de decisiones. Un factor crucial en el manejo de la información y la toma de decisiones es la capacidad de un individuo para procesar información y tomar decisiones bajo limitaciones que pueden derivarse del contexto: la edad de una persona, la complejidad de la situación o la falta de calidad requerida en la información que está disponible. - todo lo cual se ve agravado por el rápido avance de la tecnología y los nuevos tipos de sistemas que permite, especialmente cuando la red social emerge como un fenómeno que las empresas no pueden ignorar. Y sin embargo, mucho antes de que existiera un reconocimiento general de la importancia de la gestión de la información en las organizaciones, March y Simon [8] argumentaron que las organizaciones deben ser consideradas como sistemas cooperativos , con un alto nivel de procesamiento de información y una gran necesidad de toma de decisiones. en varios niveles. En lugar de utilizar el modelo del " hombre económico ", como se propugna en la teoría clásica [9] , propusieron al " hombre administrativo " como alternativa, basándose en su argumentación sobre los límites cognitivos de la racionalidad. Además, propusieron la noción de satisficing , que implica buscar entre las alternativas disponibles hasta alcanzar un umbral de aceptabilidad, otra idea que todavía tiene vigencia. [10]
Teoría económica
Además de los factores organizativos mencionados por March y Simon, hay otros problemas que se derivan de la dinámica económica y ambiental. Existe el costo de recopilar y evaluar la información necesaria para tomar una decisión, incluido el tiempo y el esfuerzo necesarios. [11] El costo de transacción asociado con los procesos de información puede ser elevado. En particular, las reglas y procedimientos organizativos establecidos pueden impedir la toma de la decisión más adecuada, lo que conduce a resultados subóptimos. [12] [13] Este es un tema que se ha presentado como un problema importante con las organizaciones burocráticas que pierden las economías del cambio estratégico debido a actitudes arraigadas. [14]
Gestión de información estratégica
Fondo
Según la Escuela Carnegie Mellon, la capacidad de una organización para procesar información es el núcleo de la competencia organizativa y de gestión , y las estrategias de una organización deben diseñarse para mejorar la capacidad de procesamiento de la información [15] y, a medida que los sistemas de información que proporcionan esa capacidad se formalizan y automatizan, las competencias se sometieron a pruebas rigurosas en muchos niveles. [16] Se reconoció que las organizaciones debían ser capaces de aprender y adaptarse de formas que nunca antes habían sido tan evidentes [17] y los académicos comenzaron a organizar y publicar trabajos definitivos sobre la gestión estratégica de la información y los sistemas de información. [4] [18] Al mismo tiempo, las ideas de gestión de procesos empresariales [19] y gestión del conocimiento [20], aunque gran parte del pensamiento inicial optimista sobre el rediseño de procesos empresariales se ha desacreditado desde entonces en la literatura sobre gestión de la información. [21] En el campo de los estudios estratégicos, se considera de máxima prioridad la comprensión del entorno de la información, concebido como el conjunto de individuos, organizaciones y sistemas que recopilan, procesan, difunden o actúan sobre la información. Este entorno consta de tres dimensiones interrelacionadas que interactúan continuamente con individuos, organizaciones y sistemas. Estas dimensiones son las físicas, informativas y cognitivas. [22]
Alinear la tecnología y la estrategia empresarial con la gestión de la información
Venkatraman ha proporcionado una vista simple de las capacidades necesarias de una organización que quiere administrar bien la información: el modelo DIKAR (ver arriba). También trabajó con otros para comprender cómo la tecnología y las estrategias comerciales podrían alinearse adecuadamente para identificar las capacidades específicas que se necesitan. [23] Este trabajo fue igualado por otros escritores en el mundo de la consultoría, [24] la práctica [25] y la academia. [26]
Un modelo de cartera contemporáneo para la información
Bytheway ha recopilado y organizado herramientas y técnicas básicas para la gestión de la información en un solo volumen. [7] En el centro de su visión de la gestión de la información se encuentra un modelo de cartera que tiene en cuenta el creciente interés por las fuentes de información externas y la necesidad de organizar la información no estructurada externa para que sea útil (ver la figura).
Un portafolio de información como este muestra cómo se puede recopilar y organizar la información de manera útil, en cuatro etapas:
Etapa 1 : Aprovechamiento de la información pública : reconocer y adoptar esquemas externos bien estructurados de datos de referencia, como códigos postales, datos meteorológicos, datos de posicionamiento GPS y horarios de viaje, ejemplificados en la prensa informática personal. [27]
Etapa 2 : Etiquetado del ruido en la World Wide Web : utilice esquemas existentes, como códigos postales y datos GPS , o más típicamente agregando "etiquetas", o construya una ontología formal que proporcione estructura. Shirky ofrece una descripción general de estos dos enfoques. [28]
Etapa 3 : Tamizar y analizar: en el mundo más amplio, las ontologías generalizadas que están en desarrollo se extienden a cientos de entidades y cientos de relaciones entre ellas y proporcionan los medios para obtener significado de grandes volúmenes de datos. Los datos estructurados en bases de datos funcionan mejor cuando esa estructura refleja un modelo de información de nivel superior: una ontología o un modelo entidad-relación . [29]
Etapa 4 : Estructuración y archivo: con el gran volumen de datos disponibles de fuentes como la web social y de los sistemas de telemetría en miniatura utilizados en la gestión de la salud personal , nuevas formas de archivar y luego rastrear datos en busca de información significativa. Los métodos de reducción de mapas , que se originan en la programación funcional , son una forma más reciente de obtener información de grandes conjuntos de datos de archivo que se está volviendo interesante para las empresas regulares que tienen grandes recursos de datos para trabajar, pero requieren recursos avanzados de multiprocesador. [30]
Competencias para gestionar bien la información
El acervo de conocimientos sobre gestión de la información se puso a disposición en la World Wide Web en 2004 [31] y pretende demostrar que las competencias de gestión necesarias para obtener beneficios reales de una inversión en información son complejas y de múltiples niveles. El modelo marco que es la base para la comprensión de las competencias comprende seis áreas de "conocimiento" y cuatro áreas de "proceso":
- Las áreas de conocimiento de la gestión de la información
El IMBOK se basa en el argumento de que hay seis áreas de competencia administrativa requeridas, dos de las cuales (“administración de procesos comerciales” y “administración de información comercial”) están estrechamente relacionadas. [32]
- Tecnología de la información : el ritmo del cambio de tecnología y la presión para adquirir constantemente los productos tecnológicos más nuevos pueden socavar la estabilidad de la infraestructura que respalda los sistemas y, por lo tanto, optimizar los procesos comerciales y generar beneficios. Es necesario gestionar el " lado de la oferta " y reconocer que la tecnología se está convirtiendo, cada vez más, en un commodity . [33]
- Sistema de información : si bien históricamente los sistemas de información se desarrollaron internamente , a lo largo de los años ha sido posible adquirir la mayoría de los sistemas de software que una organización necesita de la industria de paquetes de software . Sin embargo, todavía existe el potencial de una ventaja competitiva de la implementación de nuevas ideas de sistemas que cumplen con las intenciones estratégicas de las organizaciones. [4]
- Procesos comerciales e información comercial : los sistemas de información se aplican a los procesos comerciales para mejorarlos y aportan datos al negocio que se vuelven útiles como información comercial . La gestión de procesos de negocio todavía se considera una idea relativamente nueva porque no se ha adoptado universalmente y ha sido difícil en muchos casos; La gestión de la información empresarial es un desafío aún mayor. [34] [35]
- Beneficio empresarial : ¿Cuáles son los beneficios que buscamos? Es necesario no solo ser brutalmente honesto sobre lo que se puede lograr, sino también asegurar la gestión activa y la evaluación de la entrega de beneficios. Desde la aparición y popularización del Cuadro de Mando Integral [36] ha habido un gran interés en la gestión del rendimiento empresarial, pero no se han realizado muchos esfuerzos serios para relacionar la gestión del rendimiento empresarial con los beneficios de las inversiones en tecnología de la información y la introducción de nuevos sistemas de información hasta la cambio de milenio . [26]
- Estrategia empresarial : aunque dista mucho de los problemas cotidianos de la gestión de la información en las organizaciones, la estrategia en la mayoría de las organizaciones simplemente tiene que basarse en las oportunidades de la tecnología de la información y los sistemas de información, ya sea para abordar el bajo rendimiento o para mejorar la diferenciación y la competitividad . Las herramientas de análisis estratégico, como la cadena de valor y el análisis de factores críticos de éxito, dependen directamente de la atención adecuada a la información que se (o podría) gestionar [4]
- Los procesos de gestión de la información
Incluso con plena capacidad y competencia dentro de las seis áreas de conocimiento, se argumenta que las cosas aún pueden salir mal. El problema radica en la migración de ideas y el valor de la gestión de la información de un área de competencia a otra. Resumiendo lo que Bytheway explica con cierto detalle (y respaldado por referencias secundarias seleccionadas): [37]
- Proyectos : La tecnología de la información no tiene valor hasta que se diseña en sistemas de información que satisfagan las necesidades de la empresa mediante una buena gestión de proyectos . [38]
- Cambio empresarial : los mejores sistemas de información logran generar beneficios mediante el logro de cambios dentro de los sistemas empresariales, pero las personas no aprecian el cambio que impone nuevas exigencias a sus habilidades de la forma en que lo hacen a menudo los nuevos sistemas de información. Contrariamente a las expectativas comunes, existe cierta evidencia de que el sector público ha tenido éxito con el cambio empresarial inducido por la tecnología de la información . [39]
- Operaciones comerciales : con nuevos sistemas implementados, con procesos comerciales e información comercial mejorados, y con el personal finalmente listo y capaz de trabajar con nuevos procesos, la empresa puede ponerse a trabajar, incluso cuando los nuevos sistemas se extienden mucho más allá de los límites de una negocio. [40]
- Gestión del desempeño : las inversiones ya no se refieren únicamente a los resultados financieros, el éxito financiero debe equilibrarse con la eficiencia interna, la satisfacción del cliente y con el aprendizaje y el desarrollo organizacional . [36]
Resumen
Siempre hay muchas formas de ver una empresa, y el punto de vista de la gestión de la información es solo una. Es importante recordar que otras áreas de la actividad empresarial también contribuirán a la estrategia; no es solo una buena gestión de la información lo que hace que una empresa avance. El gobierno corporativo , la gestión de recursos humanos , el desarrollo de productos y el marketing tendrán un papel importante que desempeñar de manera estratégica, y no debemos ver un solo dominio de actividad como la única fuente de éxito estratégico. Por otro lado, el gobierno corporativo, la gestión de recursos humanos, el desarrollo de productos y el marketing dependen de una gestión eficaz de la información, por lo que, en el análisis final, se puede decir que nuestra competencia para gestionar bien la información, sobre la base amplia que se ofrece aquí, ser predominante.
Gestión operativa de la información
Gestionar el cambio necesario
Las organizaciones a menudo se enfrentan a muchos desafíos y problemas de gestión de la información a nivel operativo , especialmente cuando se genera un cambio organizacional . La novedad de las nuevas arquitecturas de sistemas y la falta de experiencia con nuevos estilos de gestión de la información requieren un nivel de gestión del cambio organizacional que es notoriamente difícil de cumplir. Como resultado de una renuencia organizacional general a cambiar, para permitir nuevas formas de gestión de la información, puede haber (por ejemplo): una escasez de los recursos necesarios, una falta de reconocimiento de nuevas clases de información y los nuevos procedimientos que las utilizan, una falta de apoyo de la alta dirección que lleva a una pérdida de visión estratégica, e incluso maniobras políticas que socavan el funcionamiento de toda la organización. [41] Sin embargo, la implementación de nuevas formas de gestión de la información normalmente debería generar beneficios operativos.
El trabajo temprano de Galbraith
En el trabajo inicial, tomando una visión del procesamiento de la información del diseño de la organización, Jay Galbraith ha identificado cinco áreas tácticas para aumentar la capacidad de procesamiento de la información y reducir la necesidad de procesamiento de la información. [42]
- Desarrollar, implementar y monitorear todos los aspectos del "ambiente" de una organización.
- Creación de recursos de holgura para disminuir la carga en la jerarquía general de recursos y reducir el procesamiento de información relacionado con la sobrecarga.
- Creación de tareas autónomas con límites definidos y que puedan lograr un cierre adecuado, y con todos los recursos a mano necesarios para realizar la tarea.
- Reconocimiento de relaciones laterales que atraviesan unidades funcionales, para trasladar el poder de decisión al proceso en lugar de fragmentarlo dentro de la jerarquía .
- Inversión en sistemas de información verticales que enrutan los flujos de información para una tarea específica (o conjunto de tareas) de acuerdo con la lógica empresarial aplicada .
La organización matricial
El concepto de relaciones laterales conduce a una forma organizativa diferente de la jerarquía simple, la “ organización matricial ”. Esto reúne la vista vertical (jerárquica) de una organización y la vista horizontal (producto o proyecto) del trabajo que hace visible al mundo exterior. La creación de una organización matricial es una respuesta de la gerencia a una fluidez persistente de la demanda externa, evitando respuestas múltiples y espurias a demandas episódicas que tienden a ser tratadas individualmente.
Ver también
- Cuerpo de conocimientos sobre gestión de la información
- Gestión de registros
- Conocimiento administrativo
- Tecnologías de la información
- Sistema de informacion
- Gestión de proyectos
- Procesos de negocio
- Cuadro de mando integral
- Gestión estratégica
- Gestión de datos
- Gestión de contenido
- Maestría en Gestión de la Información
- Diario de gestión de recursos de información
- Revista de gestión de información global
Referencias
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