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Una factura , factura o ficha es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador , relacionado con una transacción de venta e indicando los productos , las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor ha proporcionado al comprador.

Las condiciones de pago generalmente se indican en la factura. Estos pueden especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y, a veces, se le ofrece un descuento si se paga antes de la fecha de vencimiento. El comprador ya podría haber pagado los productos o servicios enumerados en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y / o mayúsculas en una factura si ya se ha pagado.

Desde el punto de vista de un vendedor, una factura es una factura de venta . Desde el punto de vista de un comprador, una factura es una factura de compra . El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o adeudar dinero .

Dentro de la Unión Europea , una factura está legalmente definida principalmente por la directiva de IVA de la UE como un comprobante contable (para verificar la declaración de impuestos y IVA) y, en segundo lugar, como un documento de derecho civil (derecho común) .

Historia [ editar ]

Las facturas aparecen como una de las primeras manifestaciones de registros escritos en la antigua Mesopotamia . [1]

Facturas [ editar ]

Una factura típica puede contener: [2] [3]

  • La palabra factura (o factura de impuestos );
  • Un número de referencia único (en caso de correspondencia sobre la factura);
  • Fecha de la factura;
  • Condiciones de crédito ;
  • Montos de impuestos, si es relevante (por ejemplo, GST o IVA );
  • Nombre y datos de contacto del vendedor;
  • Detalles fiscales o de registro de la empresa del vendedor, si es relevante, por ejemplo, ABN para empresas australianas o número de IVA para empresas en la UE;
  • Nombre y datos de contacto del comprador;
  • Fecha de envío o entrega de los bienes o servicios;
  • Número de orden de compra (o números de seguimiento similares solicitados por el comprador para que se mencionen en la factura);
  • Descripción del producto (s);
  • Precio (s) unitario (s) del (de los) producto (s), si procede;
  • Importe total cargado con moneda ( símbolo o abreviatura );
  • Condiciones de pago (incluidos uno o más métodos de pago aceptables, la fecha en que se espera el pago y los detalles sobre los cargos por pagos atrasados, es decir, pagos realizados después de esta fecha);

En países donde la transferencia bancaria es el método preferido para liquidar deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, por lo general, un código de referencia que se pasará junto con la transacción que identifica al pagador.

La Agencia de Logística de Defensa de EE. UU. Requiere un número de identificación de empleador en las facturas. [4]

La Unión Europea exige un número de identificación con IVA (impuesto al valor agregado) para las facturas oficiales con IVA, que todas las empresas registradas con IVA deben emitir a sus clientes. En el Reino Unido, este número puede omitirse en las facturas si las palabras "esto no es una factura con IVA" están presentes en la factura. Dicha factura se denomina factura proforma y no es un sustituto adecuado de una factura con IVA completo para los clientes registrados con IVA. [5]

En Canadá, el número de registro para propósitos de GST debe proporcionarse para todos los suministros de más de $ 30 fabricados por un proveedor registrado para reclamar créditos fiscales por insumos. [6]

El Comité de Comercio de la CEPE también proporciona recomendaciones sobre las facturas utilizadas en el comercio internacional , lo que implica una descripción más detallada del aspecto logístico de las mercancías y, por lo tanto, puede ser conveniente para la logística internacional y los procedimientos aduaneros. [7]

Unión Europea [ editar ]

Definición de factura de unión del IVA de la UE [ editar ]

Dentro de la directiva del impuesto al valor agregado de la Unión Europea , [8] el artículo 226 da una definición concisa de las facturas dentro de los estados miembros de la Unión Europea.

Sin perjuicio de las disposiciones particulares establecidas en la presente Directiva, solo se requieren los siguientes datos a efectos del IVA en las facturas emitidas con arreglo a los artículos 220 y 221:

  1. la fecha de emisión;
  2. un número secuencial, basado en una o más series, que identifica de forma única la factura;
  3. el número de identificación a efectos del IVA mencionado en el artículo 214 con el que el sujeto pasivo suministró los bienes o servicios;
  4. el número de identificación a efectos del IVA del cliente, a que se refiere el artículo 214, en virtud del cual el cliente recibió una entrega de bienes o servicios respecto de los cuales es responsable del pago del IVA, o recibió una entrega de bienes a que se refiere el artículo 138;
  5. el nombre completo y la dirección del sujeto pasivo y del cliente;
  6. la cantidad y naturaleza de los bienes suministrados o la extensión y naturaleza de los servicios prestados;
  7. la fecha en la que se realizó o finalizó el suministro de bienes o servicios o la fecha en que se efectuó el pago a cuenta a que se refieren los puntos 4 y 5 del artículo 220, en la medida en que pueda determinarse dicha fecha y difiere de la fecha de emisión de la factura;
    1. cuando el IVA sea exigible en el momento en que se reciba el pago de conformidad con el artículo 66, letra b), y el derecho a deducción surja en el momento en que sea exigible el impuesto deducible, la mención « contabilidad de caja »;
  8. la base imponible por tasa o exención, el precio unitario sin IVA y los descuentos o rebajas si no están incluidos en el precio unitario;
  9. el tipo de IVA aplicado;
  10. el importe del IVA pagadero, salvo que se aplique un régimen especial en virtud del cual, de conformidad con la presente Directiva, se excluya tal detalle;
    1. cuando el cliente que recibe el suministro emite la factura (en lugar del proveedor), la mención "autofacturación";
  11. en el caso de una exención , referencia a la disposición aplicable de esta Directiva, oa la disposición nacional correspondiente, o cualquier otra referencia que indique que la prestación de bienes o servicios está exenta;
    1. cuando el cliente sea responsable del pago del IVA, la mención "inversión del sujeto pasivo";
  12. en el caso del suministro de un nuevo medio de transporte realizado de conformidad con las condiciones especificadas en el artículo 138, apartados 1 y 2, letra a), las características identificadas en el artículo 2, apartado 2, letra b);
  13. cuando se aplique el régimen de márgenes para agentes de viajes , la mención «régimen de márgenes: agentes de viajes »;
  14. cuando se aplique uno de los regímenes especiales aplicables a los bienes de segunda mano , las obras de arte , los artículos de colección y las antigüedades, la mención «régimen de márgenes: bienes de segunda mano»; "esquema de márgenes - obras de arte" o "esquema de márgenes - artículos de colección y antigüedades", respectivamente;
  15. cuando el sujeto pasivo del IVA sea un representante fiscal a los efectos del artículo 204, el ( número de identificación a efectos del IVA , mencionado en el artículo 214, de dicho representante fiscal, junto con su nombre completo y dirección.

Definición de recibo de unión del IVA de la UE (factura simple) [ editar ]

El artículo 226b de la Directiva de IVA de la UE es una definición concisa de los ingresos dentro de los estados miembros de la UE.

En lo que respecta a las facturas simplificadas emitidas de conformidad con el artículo 220 bis y el artículo 221, apartados 1 y 2, los Estados miembros exigirán al menos los siguientes datos:

  1. la fecha de emisión;
  2. identificación del sujeto pasivo que suministra los bienes o servicios ( número de identificación a efectos del IVA );
  3. identificación del tipo de bienes o servicios suministrados;
  4. el importe del IVA a pagar o la información necesaria para calcularlo;
  5. cuando la factura emitida sea un documento o mensaje tratado como una factura de conformidad con el artículo 219, referencia específica e inequívoca a esa factura inicial y los detalles específicos que se están modificando.

No podrán exigir en las facturas detalles distintos de los contemplados en los artículos 226, 227 y 230.

Definición de factura fiscal de la Oficina de Impuestos de Australia [ editar ]

Los detalles sobre los requisitos de la Oficina de Impuestos de Australia (ATO) para una factura de impuestos se pueden encontrar en su sitio web. [9] [10]

Para todos los propósitos de GST, un vendedor debe emitir una factura de impuestos al comprador independientemente de si la venta involucra efectivo o crédito. Por lo tanto, una factura de impuestos en Australia sirve como factura y como recibo en el sentido convencional. Las palabras "pagado" o "pagadero" diferencian el significado. La factura de impuestos debe contener siete hechos según la Ley de Impuestos GST.

Variaciones [ editar ]

Existen diferentes tipos de facturas:

  • Factura proforma : en el comercio exterior , una factura proforma es un documento que establece un compromiso del vendedor de proporcionar bienes específicos al comprador a precios específicos. A menudo se utiliza para declarar valor en aduana . No es una factura real y, por lo tanto, el vendedor no registra una factura proforma como una cuenta por cobrar y el comprador no registra una factura proforma como una cuenta por pagar . El vendedor no emite una factura pro forma hasta que el vendedor y el comprador hayan acordado los términos del pedido . En algunos casos, un pro forma La factura se emite para solicitar pagos por adelantado del comprador, ya sea para permitir el inicio de la producción o para la seguridad de los bienes producidos.
  • Nota de crédito : si el comprador devuelve la mercancía, el vendedor generalmente emite una nota de crédito por el mismo monto o menor que la factura y luego reembolsa el dinero al comprador, o el comprador puede aplicar esa nota de crédito a otra factura.
  • Factura comercial : un formulario de declaración de aduanas utilizado en el comercio internacional que describe las partes involucradas en la transacción de envío, las mercancías que se transportan y el valor de las mercancías. [11] Es el documento principal utilizado por la aduana y debe cumplir requisitos específicos de aduana, como el número del Sistema Armonizado y el país de fabricación. Se utiliza para calcular tarifas .
  • Nota de débito: cuando una empresa no paga o hace un pago corto de una factura, es una práctica común emitir una nota de débito por el saldo y los cargos por pagos atrasados ​​adeudados. En función, las notas de débito son idénticas a las facturas.
  • Factura de autofacturación: una factura de autofacturación se utiliza cuando un comprador emite la factura a sí mismo (por ejemplo, de acuerdo con los niveles de consumo que está sacando de un stock de inventario gestionado por el proveedor ). [12] El comprador (es decir, el emisor) debe tratar la factura como una cuenta por pagar y el vendedor debe tratarla como una cuenta por cobrar. Si hay impuestos sobre la venta, por ejemplo, IVA o GST, entonces el comprador y el vendedor pueden necesitar ajustar sus cuentas de impuestos de acuerdo con la legislación fiscal. [13] De conformidad con el artículo 224 de la Directiva del IVA de la UE, los procesos de autofacturación sólo pueden utilizarse "si existe un acuerdo previo entre las dos partes y siempre que exista un procedimiento para la aceptación de cada factura" por parte del proveedor. [14]Un Acuerdo de Auto-Facturación generalmente estipula que el proveedor no emitirá sus propias facturas de venta también. [15]
  • Autofacturación (ERS) - ERS es un proceso de pagar por bienes y servicios a partir de una hoja de embalaje en lugar de partir de un documento de factura separada. El beneficiario utiliza los datos del albarán para solicitar los pagos. "En una transacción de ERS, el proveedor envía los bienes según un Aviso de envío anticipado (ASN) y el comprador, al recibirlo , confirma la existencia de una orden de compra o contrato correspondiente, verifica la identidad y la cantidad de los bienes y luego paga el proveedor." [dieciséis]
  • Hoja de tiempo: las facturas por servicios por horas emitidas por empresas como abogados y consultores a menudo extraen datos de una hoja de tiempo . Las empresas de alquiler de equipos Operadas también pueden generar una factura de la hoja de horas trabajadas, en la que la factura será una combinación de los cargos basados ​​en la hoja de horas y los cargos de alquiler de los equipos.
  • Estado de cuenta: un estado de cuenta periódico del cliente incluye el saldo inicial, las facturas, los pagos, las notas de crédito, las notas de débito y el saldo final de la cuenta del cliente durante un período específico. Un estado de cuenta mensual se puede utilizar como una factura resumida para solicitar un pago único por los cargos mensuales acumulados.
  • Facturación progresiva utilizada para obtener pagos parciales en contratos extendidos, particularmente en la industria de la construcción (ver Lista de valores )
  • La facturación colectiva también se conoce como facturación mensual en Japón . Las empresas japonesas tienden a tener muchos pedidos con pequeñas cantidades debido al sistema de subcontratación ( Keiretsu ) o a las demandas de un menor control de inventario ( Kanban ). Para ahorrar el trabajo de administración, la facturación normalmente se procesa mensualmente.
  • La facturación continua o recurrente es estándar en la industria del alquiler de equipos, incluido el alquiler de herramientas. Una factura recurrente es aquella que se genera de forma cíclica durante la vigencia de un contrato de alquiler. Por ejemplo, si alquila una excavadora desde el 1 de enero hasta el 15 de abril, en un ciclo calendario de facturación mensual atrasada, esperaría recibir una factura a finales de enero, otra a finales de febrero, otra a finales de marzo y se generará una factura final de descuento en el alquiler en el momento en que se devuelva el activo. Se adoptaría el mismo principio si se le facturara por adelantado o si se le facturara en un día específico del mes.
  • La facturación electrónica no es necesariamente lo mismo que la facturación EDI. La facturación electrónica en su sentido más amplio abarca EDI, así como mensajes de factura XML, así como otros formatos como pdf. Históricamente, otros formatos como el pdf no se incluían en la definición más amplia de factura electrónica porque no eran legibles por máquina y no se podían lograr los beneficios de proceso de un mensaje electrónico. Sin embargo, a medida que las técnicas de extracción de datos han evolucionado y las preocupaciones ambientales han comenzado a dominar el caso comercial para la implementación de la facturación electrónica, ahora se incorporan otros formatos en la definición más amplia.

Electrónico [ editar ]

Algunas facturas ya no se basan en papel, sino que se transmiten electrónicamente a través de Internet. Todavía es común que se impriman remesas o facturas electrónicas para mantener registros en papel. Los estándares para la facturación electrónica varían mucho de un país a otro. Los estándares de intercambio electrónico de datos (EDI), como el estándar EDIFACT de las Naciones Unidas, incluyen pautas de codificación de mensajes para facturas electrónicas. El EDIFACT tiene seguimiento en la factura de industria cruzada de sintaxis ebXML de UN / CEFACT .

EDIFACT [ editar ]

El estándar de las Naciones Unidas para facturas electrónicas ("INVOIC") incluye códigos estándar para transmitir información de encabezado (común a toda la factura) y códigos para transmitir detalles para cada uno de los rubros (productos o servicios). El estándar "INVOIC" también se puede utilizar para transmitir notas de crédito y débito.

En la Unión Europea la legislación se aprobó en 2010 en forma de directiva 2010/45 / EU para facilitar el crecimiento de la Facturación Electrónica en todos sus estados miembros. Esta legislación cubre los diferentes requisitos de IVA y facturación entre países dentro de la UE, además de legislar sobre la autenticidad e integridad de las facturas que se envían electrónicamente. Se estima que solo en 2011 aproximadamente 5 millones de empresas de la UE habrán enviado facturas electrónicas. [17]

Especificación de integración de grupo de aplicaciones abiertas de OAGi [ editar ]

El formato de mensaje XML para facturas electrónicas se ha utilizado desde el inicio de XML en 1998. La Especificación de Integración del Grupo de Aplicaciones Abiertas (OAGIS) ha incluido una factura desde 2001. El Grupo de Aplicaciones Abiertas (OAGi) tiene una relación de trabajo con UN / CEFACT donde OAGi y sus miembros participan en la definición de muchas de las especificaciones de Tecnología y Metodología. OAGi también incluye soporte para estas especificaciones de tecnología y metodología dentro de OAGIS.

CEFACT y UBL [ editar ]

Actualmente se están desarrollando dos estándares basados ​​en XML. Una es la factura entre industrias que está desarrollando el organismo de normalización de las Naciones Unidas UN / CEFACT y la otra es Universal Business Language (UBL), emitida por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). Las implementaciones de facturas basadas en UBL son comunes, sobre todo en el sector público de Dinamarca, ya que fue el primer país donde el uso de UBL fue obligatorio por ley para todas las facturas en el sector público. Se están llevando a cabo más implementaciones en los países escandinavos como resultado del proyecto Subconjunto del Norte de Europa. También se están llevando a cabo implementaciones en Italia , Españay Holanda (UBL 2.0) [18] y con la propia Comisión Europea .

El trabajo de NES se ha transferido al Comité Europeo de Normalización (CEN), el organismo de normalización de la Unión Europea), taller CEN / BII, para la contratación pública en Europa. El resultado de ese trabajo es PEPPOL . Allí se implementan los documentos de contratación de UBL entre varios países europeos.

Se llegó a un acuerdo entre UBL y UN / CEFACT para la convergencia de los dos estándares de mensajes XML con el objetivo de fusionar los dos estándares en uno antes de finales de 2009, incluida la provisión de una ruta de actualización para las implementaciones iniciadas en cualquiera de los estándares.

ISDOC [ editar ]

ISDOC es un estándar que se desarrolló en la República Checa como formato universal para facturas electrónicas. El 16 de octubre de 2008, 14 empresas y el gobierno checo firmaron una declaración para utilizar este formato en el plazo de un año en sus productos.

Pago [ editar ]

Las organizaciones que compran bienes y servicios generalmente tienen un proceso para aprobar el pago de facturas basado en la confirmación de un empleado de que los bienes o servicios han sido recibidos. [19] [20] [21] [22]

Normalmente, al pagar una factura, se enviará un aviso de pago al proveedor para informarle que se ha pagado la factura.

Estandarización [ editar ]

Las facturas son diferentes a los recibos . Tanto las facturas como los recibos son formas de realizar un seguimiento de las compras de bienes y servicios. En general, el contenido de las facturas puede ser similar al de los recibos, incluido el seguimiento del monto de la venta, el cálculo del impuesto sobre las ventas adeudado y el cálculo de los descuentos aplicados a la compra. [23] Las facturas se diferencian de los recibos en que las facturas sirven para notificar a los clientes los pagos adeudados, mientras que los recibos sirven como prueba del pago completado.

Financiamiento de facturas [ editar ]

El crédito en facturas es una línea de crédito comercial garantizada por las facturas de los clientes.

Ver también [ editar ]

  • Número comercial australiano
  • guía de carga
  • Colección de dinero
  • Factura comercial
  • Automatización de documentos
  • Reclamación
  • Lista de roles contables
  • Pedido (negocio)
  • Cumplimiento de la orden
  • Recibo
  • Categoría: Regulación financiera

Referencias [ editar ]

  1. ^ McClellan III, James E .; Dorn, Harold (2006). Ciencia y tecnología en la historia mundial: una introducción (2 ed.). Baltimore: Prensa de la Universidad Johns Hopkins. pag. 47. ISBN 9780801883606. Consultado el 21 de abril de 2020 . El descubrimiento arqueológico de lo que equivalen a antiguas facturas mesopotámicas, insignias selladas en arcilla, subraya las raíces económicas y utilitarias de la escritura y el cálculo. El ochenta y cinco por ciento de las tablillas cuneiformes descubiertas en Uruk (3000 a. C.), por ejemplo, representan registros económicos, y los registros de templos y palacios egipcios son similares.
  2. ^ Ilustración de la factura adaptada de Meigs y Meigs Contabilidad financiera 4ª Ed. (McGraw-Hill, 1970), página 190 ISBN 0-07-041534-X 
  3. ^ Woodford, William; Wilson, Valerie; Freeman, Suellen; Freeman, John (2008). Contabilidad: un enfoque práctico (2 ed.). Educación de Pearson . págs. 4–10. ISBN 978-0-409-32357-3.
  4. ^ Agencia de logística de defensa de EE. UU. - Información requerida en facturas archivadas el 10 de julio de 2007 en Wayback Machine.
  5. ^ Conn, Frances (15 de agosto de 2017). "Fundamentos de la factura con IVA" . Contabilidad de tejido de figuras . Consultado el 12 de mayo de 2019 .
  6. ^ Regulaciones de información de crédito fiscal de entrada (GST / HST), SOR / 91-45 , en s. 3 (b) (i)
  7. ^ Recomendación Nº 06: Clave de diseño de factura alineada para el comercio internacional (UN / CEFACT; 2000; 7 páginas) ID: ECE / TRADE / 148; Tema: Facilitación del comercio y comercio electrónico
  8. ^ Directiva del Consejo 2006/112 / EC del 28 de noviembre de 2006 sobre el sistema común del impuesto sobre el valor agregado
  9. ^ Requisitos de las facturas fiscales https://www.ato.gov.au/Business/GST/Issuing-tax-invoices/
  10. ^ Cómo exponer facturas fiscales y facturas "Copia archivada" . Archivado desde el original el 9 de febrero de 2015 . Consultado el 18 de enero de 2015 .Mantenimiento de CS1: copia archivada como título ( enlace )
  11. ^ DHL | Global | Documentación de aduanas archivado el 17 de abril de 2015 en la Wayback Machine.
  12. ^ ControlPay, Self-billing , consultado el 26 de abril de 2018
  13. ^ HMRC. "Autofacturación e IVA" .
  14. ^ Directiva consolidada del IVA, 2006, artículo 224
  15. ^ Aviso 700/62 - Facturación propia)
  16. ^ SCM | ¿Qué es la liquidación de recibos evaluados?
  17. ^ The European Electronic Invoicing Experts Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
  18. ^ "Elektronisch factureren" (en holandés). Gobierno de los Países Bajos . Archivado desde el original el 22 de noviembre de 2011 . Consultado el 5 de enero de 2012 .
  19. ^ Procesamiento de facturas de la Oficina de transporte del estado de Michigan
  20. ^ Sistema de historial de pagos de facturas comerciales del Departamento de la Marina de los EE. UU. Archivado el 3 de julio de 2007 en la Wayback Machine.
  21. ^ Directrices de contratación comercial - Agencia de gestión de contratos de defensa de EE. UU. Archivado el 26 de junio de 2007 en Wayback Machine.
  22. ^ Política de la Oficina de Adquisiciones Federales de EE. UU. - Mejores prácticas para la administración de contratos. Archivado el 12 de junio de 2007 en Wayback Machine.
  23. ^ "Ayuda de WorkingPoint" . Workingpoint.com. Archivado desde el original el 19 de agosto de 2013 . Consultado el 24 de mayo de 2013 .

Enlaces externos [ editar ]

  • DIRECTIVA 2006/112 / CE DEL CONSEJO de 28 de noviembre de 2006 sobre el régimen común del impuesto sobre el valor añadido (versión de revisión combinada del 1 de julio de 2013)