Según las Reglas de orden de Robert , una guía de procedimiento parlamentario ampliamente utilizada , una reunión es una reunión de un grupo de personas para tomar decisiones. [1] Este sentido de "reunión" puede ser diferente del sentido general en el sentido de que una reunión en general no necesariamente se lleva a cabo con el propósito de tomar decisiones.
Cada reunión puede ser una sesión separada o no formar parte de un grupo de reuniones que constituyan una sesión. Las reuniones varían en su frecuencia, y ciertas acciones se ven afectadas dependiendo de si las reuniones se llevan a cabo con más de un intervalo de tiempo trimestral. Hay diferentes tipos de reuniones, como una reunión ordinaria, una reunión especial o una reunión anual. Cada reunión puede tener una agenda, que enumera los asuntos que surgirán durante la reunión. El acta de la reunión se resume en el acta.
Sesión
Una sesión es una reunión o una serie de reuniones conectadas dedicadas a un solo orden de trabajo, programa, agenda o propósito anunciado. [2] [3] Los estatutos de una organización pueden definir un significado específico del término "sesión". En la mayoría de las organizaciones, cada sesión consta de una sola reunión (es decir, "sesión" y "reunión" son términos equivalentes en este caso).
La importancia de una sesión es que una sesión generalmente no puede tomar decisiones que unan a un grupo en una sesión futura. Una sesión tiene implicaciones para la renovabilidad de las mociones . No se puede plantear dos veces la misma cuestión o sustancialmente la misma en la misma sesión, excepto mediante las mociones que plantean una cuestión nuevamente ante la asamblea . [4]
Intervalo de tiempo trimestral
Un intervalo de tiempo trimestral representa una limitación de tiempo para la realización o el aplazamiento de determinadas acciones. No existe más de un intervalo de tiempo trimestral entre dos sesiones cuando "la segunda sesión comienza en cualquier momento durante o antes del tercer mes calendario posterior al mes calendario en el que finaliza la primera sesión". [5] Por ejemplo, si una reunión tiene lugar en enero, la otra reunión se realiza dentro de un intervalo de tiempo trimestral cuando la reunión anterior es el 1 de octubre del año calendario anterior o después de esa fecha o cuando la próxima reunión tiene lugar el 30 de abril de abril o antes de esa fecha. el año actual. [5]
No se puede posponer una moción para la próxima reunión si esa reunión está programada para más de un intervalo de tiempo trimestral. [6] Si la próxima reunión de un organismo está a más de un intervalo de tiempo trimestral, se acostumbra nombrar una junta o comité para aprobar las actas de la reunión actual. [7] Una moción que se haya puesto sobre la mesa en una reunión y no se haya tomado de la mesa antes del final de la reunión, morirá si la próxima reunión está a más de un intervalo de tiempo trimestral, mientras que si la próxima reunión es dentro de un intervalo de tiempo trimestral, la moción puede tomarse de la mesa en esa reunión. [8]
Tipos de reuniones
Robert's Rules of Order Newly Revised describe los siguientes tipos de reuniones:
- Reunión regular: una reunión normalmente programada por la organización a intervalos establecidos. [9] [10] Por ejemplo, podría ser una reunión semanal o mensual de la organización.
- Reunión especial: una reunión programada por separado de una reunión ordinaria, según sea necesario. [10] [11]
- Reunión aplazada : una reunión que continúa desde una reunión regular o una reunión especial (también llamada "reunión continuada"). [10] [12] Esta reunión está programada mediante una moción para hacerlo .
- Reunión anual : una reunión que se celebra todos los años. [13] Esta reunión puede ser diferente de las reuniones regulares en que puede haber elecciones o informes anuales de los funcionarios que solo tienen lugar en dicha reunión.
- Sesión ejecutiva : una reunión en la que los procedimientos son secretos o confidenciales. [14] [15]
- Sesión pública: una reunión, generalmente de un organismo gubernamental, que está abierta al público en general. [16] [17] [18] Para los organismos gubernamentales, es posible que se requiera que tales reuniones estén abiertas al público debido a las leyes de reuniones abiertas . [19]
- Reuniones electrónicas: una reunión celebrada por medios electrónicos, como Internet. [20] Cualquiera de los tipos de reuniones anteriores también podría celebrarse como una reunión "electrónica".
Los grupos también pueden reunirse en convenciones que pueden tener varias reuniones durante un día o una semana o más. [21] Las convenciones pueden celebrarse en relación con la reunión anual de la organización.
Convocatoria de la reunión
Una "convocatoria" de la reunión es un aviso de la hora y el lugar que se envía con anticipación para informar a los miembros. [10] [22] [23] Por lo general, el secretario de la organización es responsable de enviar la llamada. [24] [25] La convocatoria también puede incluir un orden del día o una lista de asuntos que se tratarán durante la reunión. Las organizaciones pueden tener un requisito de cuánto tiempo de anticipación se necesita para la llamada. Por ejemplo, se puede requerir que se envíe una llamada al menos 30 días antes de la reunión. [26]
Este sentido de "llamada" de la reunión es distinto de "llamar la reunión al orden", lo que significa que la reunión está comenzando. [27]
Agenda
Un orden del día es una lista de las actividades de la reunión en el orden en que se llevarán a cabo, comenzando con la llamada al orden y terminando con el aplazamiento. [28] Por lo general, incluye uno o más elementos comerciales específicos sobre los que se debe actuar. Puede, pero no es obligatorio, incluir horarios específicos para una o más actividades.
Procedimientos para realizar una reunión
Las organizaciones tienen sus propias reglas sobre la realización de reuniones. La mayoría de las organizaciones en los Estados Unidos utilizan las Reglas de orden de Robert como una guía complementaria para sus reglas. [29] Fuera de los Estados Unidos, las organizaciones pueden seguir reglas similares a las del Parlamento. [30]
Minutos
Las actas , también conocidas como protocolos o, informalmente, notas, son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia. Por lo general, describen los eventos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de los problemas considerados por los participantes y las respuestas o decisiones relacionadas con los problemas.
Ver también
- Asamblea deliberativa
- Sesión legislativa
Referencias
- ^ Robert, Henry M .; et al. (2011). Reglas de orden de Robert recientemente revisadas (11ª ed.). Filadelfia, PA: Da Capo Press. pag. 2. ISBN 978-0-306-82020-5.
- ^ Robert 2011 , p. 82
- ^ Consulte la definición del diccionario de "sesión" en thefreedictionary.com .
- ^ Robert 2011 , p. 88
- ↑ a b Robert , 2011 , págs. 89–90
- ^ Robert 2011 , p. 183
- ^ Robert 2011 , págs. 474–475
- ^ Robert 2011 , p. 214
- ^ Robert 2011 , p. 89
- ^ a b c d Lochrie, James (2003). Procedimientos de reunión: ley parlamentaria y reglas de orden para el siglo XXI . Lanham, Maryland: Scarecrow Press. pp. 6 . ISBN 0-8108-4423-0.
procedimientos de reunión lochrie.
- ^ Robert 2011 , p. 91
- ^ Robert 2011 , p. 93
- ^ Robert 2011 , p. 94
- ^ Robert 2011 , p. 95
- ^ Cordes, Anne; Engle, Mark (febrero de 2014). "El quién, cuándo y por qué de las sesiones ejecutivas de la junta" . El Centro para el Liderazgo de la Asociación . Ejecutivo de la Sociedad Estadounidense de Asociaciones (ASAE) . Consultado el 17 de enero de 2016 .
- ^ Robert 2011 , p. 96
- ^ "FAQ - Ley de Reuniones Abiertas (OML)" . www.dos.ny.gov . Estado de Nueva York, Departamento de Estado, Comité de Gobierno Abierto . Consultado el 19 de enero de 2016 .
- ^ "Guía de la ley de reuniones abiertas del Fiscal General" . Fiscal General de Massachusetts . Consultado el 19 de enero de 2016 .
- ^ "Conceptos erróneos comunes sobre la Ley Sunshine" . panewsmedia.org . Consultado el 31 de enero de 2016 .
- ^ Robert 2011 , p. 97
- ^ Robert 2011 , p. 7
- ^ Consulte la definición del diccionario de "convocar una reunión" en thefreedictionary.com .
- ^ Robert 2011 , p. 4
- ^ "¿Qué implica convocar una reunión de la junta? | Gobierno corporativo | Actualización de pequeñas empresas | ICAEW" . www.icaew.com . Consultado el 17 de enero de 2016 .
- ^ Robert 2011 , p. 124
- ^ "Título 23, §2151: Convocatoria de reunión; avisos" . www.mainelegislature.org . Consultado el 19 de enero de 2016 .
- ^ Robert 2011 , p. 25
- ^ "La reunión de la Junta - Desarrollo de la agenda | Comisión de Bibliotecas de Idaho" . libraries.idaho.gov . Archivado desde el original el 15 de septiembre de 2015 . Consultado el 17 de enero de 2016 .
- ^ Masacre, Jim; Ragsdale, Gaut; Ericson, Jon L. (2012). Notas y comentarios sobre las reglas de Robert (cuarta ed.). Carbondale y Edwardsville: Southern Illinois University Press. pag. 160. ISBN 978-0-8093-3215-1.
- ^ Puregger, Marjorie (1998). La guía australiana para presidir reuniones . Queensland, Australia: University of Queensland Press. pag. 8. ISBN 0-7022-3010-3.