La contabilidad continua es un enfoque para administrar el ciclo contable que puede ser la clave para lograr una función financiera y contable más estratégica en una corporación. Está diseñado para ser un enfoque práctico que aborde los problemas tácticos que impiden que los departamentos financieros sean más estratégicos. La contabilidad continua abarca tres principios fundamentales: [1]
La contabilidad continua requiere el uso eficaz de la información (datos) y la tecnología (software) para automatizar los procesos contables y financieros de forma integral. Esto no significa que cada paso sea completamente automático, pero los procesos están diseñados para automatizar la ejecución de tantos pasos como sea práctico. También implica la automatización de todos los traspasos que tienen lugar entre las personas en la realización del proceso, así como la gestión de todos los pasos administrativos y de aprobación que deben tener lugar. La automatización de extremo a extremo tiene dos objetivos. Una es reducir el tiempo que los empleados dedican a hacer el trabajo que las computadoras pueden hacer más rápido y de manera más consistente. El segundo es mejorar la calidad de los datos en los registros financieros de una empresa para garantizar una mayor precisión, consistencia y control de los datos financieros. A este respecto,Marco COSO .
La automatización mejora la calidad de los datos porque la eliminación de la intervención humana en el manejo de los datos reduce sustancialmente la posibilidad de errores en un entorno de TI bien controlado. En consecuencia, por diseño, la automatización de procesos financieros de extremo a extremo fortalece los controles financieros y facilita la auditoría. Las hojas de cálculo y los cálculos manuales crean la necesidad de conciliaciones y verificaciones que consumen mucho tiempo para detectar errores e identificar su origen.
Un objetivo de diseño importante para la automatización de extremo a extremo es garantizar que haya una única fuente autorizada para los datos que se utilizan en los procesos contables. Existe tecnología para garantizar que, incluso con múltiples sistemas de gestión contable y financiera y almacenes de datos, no haya duplicación de datos que requiera comprobaciones y conciliaciones.
El segundo componente de la contabilidad continua se centra en optimizar las cargas de trabajo. Cada vez más, el software financiero brinda a las empresas una mayor flexibilidad. El calendario contable clásico con sus ciclos mensuales, trimestrales y anuales se desarrolló durante siglos como un enfoque práctico para lidiar con las limitaciones de los sistemas basados en papel y los cálculos manuales. Su frecuencia representa una compensación destinada a equilibrar la eficiencia y el control: esperar hasta que haya suficientes entradas para justificar la realización del trabajo, pero no esperar demasiado para identificar fraudes, problemas de procedimiento y errores contables. El cierre contable mensual se desarrolló para muchas tareas contables porque una cadencia semanal resultó ser un período demasiado corto para ser eficiente, mientras que una trimestral era demasiado larga para esperar.
Incluso cuando las computadoras se usaron por primera vez para automatizar la contabilidad y la contabilidad, los antiguos calendarios contables persistieron. Las limitaciones de la primera tecnología informática empresarial obligaron a los diseñadores de sistemas a utilizar el procesamiento por lotes. Desde el punto de vista del proceso de contabilidad, los sistemas por lotes no ofrecen muchas mejoras con respecto a los basados en papel para cambiar el tiempo de los procesos financieros y contables. Imponen la misma necesidad de equilibrar la eficiencia y el control al desconectar los sistemas informáticos para manejar los cálculos y resúmenes de una manera que no interfiera con el procesamiento de transacciones. Solo en la última década, la tecnología de la información alcanzó un umbral de rendimiento que elimina la necesidad de dicho procesamiento por lotes. Las corporaciones que usan sistemas de contabilidad sin lotes tienen mayor libertad para programar su ciclo contable.