La colaboración de documentos y archivos son las herramientas o sistemas configurados para ayudar a varias personas a trabajar juntas en un solo documento o archivo para lograr una única versión final. Normalmente, este es un software que permite a los equipos trabajar en un solo documento, como un documento de procesador de texto, al mismo tiempo desde diferentes terminales de computadora o dispositivos móviles . Por lo tanto, la colaboración de documentos o archivos hoy en día es un sistema que permite a las personas colaborar en diferentes ubicaciones utilizando un enfoque habilitado de Internet o " nube " [1] , como para Wikis como Wikipedia .
Descripción general
La colaboración de documentos en un sentido general simplemente se refiere a más de una persona que es coautora de un documento. [2] Sin embargo, la mayoría de las personas hoy en día cuando hablan de colaboración de documentos se refieren a métodos (generalmente basados en Internet) para que un equipo de trabajadores trabaje juntos en un documento electrónico desde terminales de computadora ubicadas en cualquier parte del mundo.
La colaboración inicial de documentos en línea utilizó el correo electrónico , mediante el cual los comentarios se escribirían en el correo electrónico con el documento adjunto. El problema era que esta no era una solución centrada en el documento (es decir, los comentarios y las discusiones sobre el documento estaban separados del documento en sí). [3] Hoy en día, las mejores herramientas de colaboración de documentos están más centradas en los documentos. Estos sistemas brindan al usuario una experiencia de colaboración centrada en el documento porque permiten a los usuarios etiquetar el documento y agregar comentarios específicos de contenido, manteniendo un historial y registros de versiones completos y almacenando todos los comentarios y actividades asociadas en torno a un documento. [4] Por esta razón, un número cada vez mayor de empresas utilizan menos el correo electrónico y más herramientas para compartir archivos y colaboración de documentos.
La mayoría de los sistemas de colaboración requieren una computadora servidor , que mantiene copias de los documentos para acceso remoto. La computadora servidor puede ser operada por la organización propietaria de los documentos o subcontratada a algún servicio. Este último a menudo se conoce como computación en la nube .
Características típicas
- Funciones de mensajería instantánea y comentarios en tiempo real para mejorar la velocidad de entrega del proyecto
- Indicadores de presencia para identificar cuando otros están activos en documentos que son propiedad de otra persona.
- Permisos
- Feeds de actividades personales y perfiles de alerta por correo electrónico para mantenerse al tanto de las últimas actividades por archivo o usuario
- Capacidad para colaborar y compartir archivos con usuarios fuera del firewall de la empresa
- Marco de seguridad y cumplimiento de la empresa
- Cambiar el historial de archivos y documentos
- Capacidad para manejar archivos grandes
- Flujo de trabajo de aprobación
Software de colaboración de documentos notable
Referencias
- ^ La nube, día 10: almacenamiento de datos en la nube . Mundo PC. Consultado el 10 de agosto de 2013.
- ^ Cómo marcar documentos en la nube - Negocio social - Documento . Informationweek.com (2011-11-03). Consultado el 10 de agosto de 2013. Archivado el 16 de enero de 2012 en la Wayback Machine.
- ^ SkyDox tiene como objetivo reducir el correo electrónico . SPTechWeb (18 de agosto de 2011). Consultado el 10 de agosto de 2013. Archivado el 24 de diciembre de 2011 en la Wayback Machine.
- ^ "Copia archivada" . Archivado desde el original el 2 de enero de 2012 . Consultado el 6 de enero de 2012 .Mantenimiento de CS1: copia archivada como título ( enlace )