La facturación electrónica (también llamada facturación electrónica o facturación electrónica ) es una forma de facturación electrónica . Los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, utilizan los métodos de facturación electrónica para presentar y controlar los documentos transaccionales entre ellos y garantizar que se cumplan los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y de envío de remesas resbalones.
La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y se utiliza como un término general para describir cualquier método mediante el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. [1]
Propósito
La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El procesamiento de una factura incluye registrar datos importantes de la factura e introducirlos en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez que se completa la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas. [2]
Una factura electrónica se puede definir como datos de factura estructurados emitidos en formato de intercambio electrónico de datos (EDI) o XML , posiblemente utilizando formularios web basados en Internet. [3] Estos documentos se pueden intercambiar de varias formas, incluidos archivos EDI, XML o CSV . [4] Se pueden cargar mediante correos electrónicos, impresoras virtuales, aplicaciones web o sitios FTP. La empresa puede utilizar software de imágenes para capturar datos de facturas en papel o PDF e ingresarlos en su sistema de facturación. Esto agiliza el proceso de presentación al tiempo que tiene un impacto positivo en los esfuerzos de sostenibilidad. Algunas empresas tienen su propio proceso de facturación electrónica interno; sin embargo, muchas empresas contratan a una empresa externa para implementar y respaldar los procesos de facturación electrónica y para archivar los datos en sus propios servidores. [5]
La variedad de formatos y canales de entrega complica el uso de facturas electrónicas. Para simplificar esto, se podría usar una extensión de archivo .INV, lo que haría que los archivos .INV se pudieran abrir fácilmente en el software de contabilidad. El archivo .INV puede estar en formato XML compatible con los estándares.
Historia
Desde mediados de la década de 1960, las empresas comenzaron a establecer enlaces de datos con socios comerciales para transferir documentos, como facturas y órdenes de compra. Inspirados por la idea de una oficina sin papel y una transferencia de datos más fiable, desarrollaron los primeros sistemas EDI. Estos sistemas propietarios eran bastante eficientes, pero rígidos. Cada grupo de socios comerciales parecía tener su propio método de intercambio electrónico de datos. No había ninguna norma que los socios comerciales pudieran optar por adoptar. Reconociendo esto, el Comité de Estándares Acreditados X12 , una institución de estándares bajo el paraguas de ANSI , se movió para estandarizar los procesos de EDI. El resultado se conoce hoy como el estándar ANSI X12 EDI. [6] Esta siguió siendo la principal forma de intercambiar datos transaccionales entre socios comerciales hasta la década de 1990, cuando comenzaron a aparecer empresas que ofrecían aplicaciones web de interfaz de usuario más sólidas. Estas nuevas aplicaciones basadas en la web tenían funciones que se adaptaban tanto al proveedor como al cliente. Permitieron el envío en línea de facturas individuales, así como la carga de archivos EDI, incluidos los formatos CSV, PDF y XML. Estos servicios permiten que los proveedores presenten facturas a sus clientes para que se comparen y aprueben en una aplicación web. Los proveedores también pueden ver un historial de todas las facturas que enviaron a sus clientes sin tener acceso directo a los sistemas de los clientes. Esto se debe a que toda la información transaccional se almacena en los centros de datos de la empresa externa que proporciona la aplicación web de facturación. El cliente puede regular esta información transaccional para controlar cuánta información puede ver el proveedor. [7]
A medida que las empresas avanzan hacia la era digital, más y más están cambiando a servicios de facturación electrónica para automatizar sus departamentos de cuentas por pagar. El estudio de facturación electrónica global de 2012 ilustró el ritmo al que está creciendo la facturación electrónica. Según el estudio, el 73% de los encuestados utilizó la facturación electrónica hasta cierto punto en 2012, un aumento del 14% con respecto a 2011. La resistencia de los proveedores a la facturación electrónica ha disminuido del 46% en 2011 al 26% en 2012. [8] Según un Informe realizado por GXS en 2013, Europa está adoptando una legislación gubernamental que alienta a las empresas a adoptar prácticas de facturación electrónica. El Tesoro de los Estados Unidos estimó que la implementación de la facturación electrónica en todo el gobierno federal reduciría los costos en un 50% y ahorraría $ 450 millones al año. [9]
Estándares de facturación electrónica
Existen varios estándares. La Directiva de la UE 2014/55 / UE sobre facturación electrónica en la contratación pública señaló que "existen varios estándares globales, nacionales, regionales y patentados; ... ninguno de ellos prevalece y la mayoría de ellos no son interoperables entre sí". [10]
- EDIFACT
- UBL ( Universal Business Language ) [11]
- Finvoice (Finlandia)
- EHF (formato de mano de Elektronisk) (Noruega)
- Factura electrónica (Estonia) [12]
- FacturaE (España)
- FactureX (Francia)
- FatturaPA (Italia)
- CFDI (México)
- ISDOC (República Checa)
- E-faktura (Polonia)
- OIOUBL (Dinamarca)
- PEPPOL BIS (varios países)
- Svefaktura (Suecia)
- UBL-OHNL (Holanda)
- ZUGFeRD, XRechnung (Alemania)
- Nota Fiscal Eletrônica (Brasil)
- Facturación Electrónica (Ecuador)
- DTE (Chile)
En virtud de la Directiva de la UE 2014/55 / UE sobre facturación electrónica en la contratación pública, la UE encargó el desarrollo de un "estándar europeo sobre facturación electrónica". [13]
Uso
Para habilitar la facturación electrónica, debe haber un método existente para ver las transacciones, generalmente un ERP ( Planificación de recursos empresariales ) o un sistema de contabilidad. El enrutamiento y las reglas deben establecerse en una especificación del proyecto. Esto generalmente involucra a miembros de cuentas por pagar, TI y, a veces, adquisiciones. Una vez que se establece el enrutamiento al sistema, se pueden configurar reglas de validación para reducir la cantidad de excepciones en las facturas. Se puede configurar una validación adicional para rechazar automáticamente errores, facturas de correspondencia de tres vías, órdenes de compra y otros documentos. La validación también puede notificar a los proveedores de aceptación o rechazo. Una vez que se finaliza la especificación de facturación electrónica y se completan las pruebas, los proveedores de la empresa se conectan electrónicamente y el sistema de facturación electrónica está listo. [14]
Ver también
Referencias
- ^ tieto. (2009). El futuro de la facturación electrónica, pág. 5. Recuperado de digitdoc: "Copia archivada" (PDF) . Archivado desde el original (PDF) el 21 de octubre de 2012 . Consultado el 17 de junio de 2013 .CS1 maint: copia archivada como título ( enlace )
- ^ Herramientas de contabilidad. (2013). Controles de cuentas por pagar. Obtenido de Accountingtools: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls
- ^ "e-VoicingBasics" . Consultado el 13 de abril de 2017 .
- ^ GXS. (Dakota del Norte). ¿Perdió? No sé ¿Qué buscar en una solución de facturación electrónica? Obtenido de GXS: http://www.gxs.co.uk/eBooks/eInvoicing/e-invoicing_ebook_uk.pdf Archivado el 29 de octubre de 2013 en Wayback Machine.
- ^ Banco de Estados Unidos, Scott Hesse. (2010, 9 de agosto). Presentación y Pago de Facturas Electrónicas (EIPP): Agilización del proceso de pago. Obtenido de nasact: http://www.nasact.org/conferences_training/nasact/conferences/AnnualConferences/2010AnnualConference/CS7_Hesse.pdf Archivado 2013-10-29 en Wayback Machine
- ^ Hill, MG (sin fecha). Una breve historia del intercambio electrónico de datos, pág. 6. Obtenido de BizTalk Server 2000: Una guía para principiantes: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf Archivado 2014-03-09 en el Wayback Machine
- ^ GXS. (2013). Una breve historia recuperada de einvoicingbasics: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/
- ^ El Instituto de Operaciones Financieras. (2012). Un cambio hacia ecosistemas de facturación electrónica, pág. 6. Obtenido de baseware: http://www.basware.com/sites/default/files/restricted/2012-global-e-invoicing-study.pdf?rrt=21
- ^ Bruno Koch, G. (2013, abril). Facturación electrónica / Facturación electrónica. Obtenido de GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf
- ^ Unión Europea, Directiva 2014/55 / UE sobre facturación electrónica en la contratación pública, 16 de abril de 2014, Preámbulo, sección 1
- ^ Consejo empresarial digital, Guía de implementación de facturación electrónica : implementación australiana de la facturación electrónica mediante UBL
- ^ Descripción de la factura electrónica de Estonia
- ^ Unión Europea, Directiva 2014/55 / UE sobre facturación electrónica en la contratación pública, 16 de abril de 2014, artículo 3
- ^ Facturación electrónica y conectividad de proveedores. (2015). Transcepta. Obtenido de transcepta: http://www.transcepta.com/wp-content/uploads/2015/05/Transcepta-Building-the-Business-Case-for-E-Invoicing-and-Supplier-Connectivity.pdf