La facturación electrónica (también llamada la facturación electrónica o la facturación electrónica ) es una forma de facturación electrónica . Los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, utilizan los métodos de facturación electrónica para presentar y monitorear los documentos transaccionales entre ellos y garantizar que se cumplan los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y de envío de remesas resbalones.
La facturación electrónica incluye una serie de diferentes tecnologías y opciones de entrada y se utiliza como un término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para el pago. [1]
La responsabilidad principal del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El procesamiento de una factura incluye registrar datos importantes de la factura e introducirlos en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez que se completa la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas. [2]
Una factura electrónica se puede definir como datos de factura estructurados emitidos en formato de intercambio electrónico de datos (EDI) o XML , posiblemente utilizando formularios web basados en Internet. [3] Estos documentos se pueden intercambiar de varias maneras, incluidos archivos EDI, XML o CSV . [4]Se pueden cargar mediante correos electrónicos, impresoras virtuales, aplicaciones web o sitios FTP. La empresa puede usar software de imágenes para capturar datos de facturas en PDF o en papel e ingresarlos en su sistema de facturación. Esto agiliza el proceso de presentación y tiene un impacto positivo en los esfuerzos de sostenibilidad. Algunas empresas tienen su propio proceso interno de facturación electrónica; sin embargo, muchas empresas contratan a una empresa externa para implementar y respaldar los procesos de facturación electrónica y para archivar los datos en sus propios servidores. [5]
La variedad de formatos y canales de entrega complica el uso de las facturas electrónicas. Para simplificar esto, se podría usar una extensión de archivo .INV, lo que haría que los archivos .INV se pudieran abrir fácilmente en el software de contabilidad. El archivo .INV puede estar en formato XML compatible con los estándares.
Desde mediados de la década de 1960, las empresas comenzaron a establecer enlaces de datos con socios comerciales para transferir documentos, como facturas y órdenes de compra. Inspirándose en la idea de una oficina sin papel y una transferencia de datos más fiable, desarrollaron los primeros sistemas EDI. Estos sistemas patentados eran bastante eficientes, pero rígidos. Cada conjunto de socios comerciales parecía tener su propio método de intercambio electrónico de datos. No había ningún estándar que los socios comerciales pudieran optar por adoptar. Reconociendo esto, el Comité de Estándares Acreditados X12 , una institución de estándares bajo el paraguas de ANSI , se movió para estandarizar los procesos EDI. El resultado se conoce hoy como el estándar ANSI X12 EDI. [6]Esta siguió siendo la principal forma de intercambiar datos transaccionales entre socios comerciales hasta la década de 1990, cuando comenzaron a aparecer empresas que ofrecían aplicaciones web de interfaz de usuario más robustas. Estas nuevas aplicaciones basadas en la web tenían funciones que atendían tanto al proveedor como al cliente. Permitieron el envío en línea de facturas individuales, así como la carga de archivos EDI, incluidos los formatos CSV, PDF y XML. Estos servicios permiten que los proveedores presenten facturas a sus clientes para su comparación y aprobación en una aplicación web. Los proveedores también pueden ver un historial de todas las facturas que enviaron a sus clientes sin tener acceso directo a los sistemas de los clientes. Esto se debe a que toda la información transaccional se almacena en los centros de datos de la empresa de terceros que proporciona la aplicación web de facturación.[7]