Un sistema electrónico de reuniones ( EMS ) es un tipo de software informático que facilita la resolución creativa de problemas y la toma de decisiones de grupos dentro o entre organizaciones. El término fue acuñado por Alan R. Dennis et al. en 1988. El término es sinónimo de sistemas de apoyo grupal (GSS) y esencialmente sinónimo de sistemas de apoyo a la decisión grupal (GDSS). Los sistemas de reuniones electrónicos forman una clase de aplicaciones para el trabajo cooperativo asistido por computadora .
Principalmente a través de la anonimización (opcional) y la paralelización de la entrada, los sistemas electrónicos de reuniones superan muchas características perjudiciales e inhibidoras del trabajo en grupo. [1] [2]
Al igual que en una conferencia web , un anfitrión invita a los participantes a una reunión electrónica por correo electrónico. Después de iniciar sesión en la sesión, los asistentes a la reunión participan principalmente a través de sus teclados, escribiendo respuestas a preguntas e indicaciones del anfitrión de la reunión.
Delineación
Los sistemas electrónicos de reuniones deben distinguirse, por un lado, del software colaborativo clásico y , por otro, de los sistemas de conferencias web . En realidad, existe cierta superposición entre las características menores de los productos de las categorías mencionadas.
La principal diferencia con el software colaborativo es la intensidad de la colaboración. Según la clasificación de Lubich, [3] el software colaborativo apoya la colaboración dentro de grupos donde las contribuciones individuales siguen siendo identificables. Por el contrario, los EMS permiten que el grupo produzca de forma cooperativa un resultado del que el grupo es responsable en su conjunto. En un proceso empresarial, el software en grupo y los sistemas de reuniones electrónicos se complementan: el software en grupo ayuda a los equipos a investigar y crear documentos en el período previo a una sesión EMS o al implementar los resultados de dicha sesión.
Los sistemas de conferencias web y los sistemas de reuniones electrónicos se complementan entre sí en la reunión o el taller en línea: EMS amplía el sistema de conferencias web proporcionando herramientas interactivas para producir y documentar los resultados del grupo. Por otro lado, los sistemas de conferencias web complementan a EMS con la función de compartir pantalla y conferencias de voz que se requieren en las reuniones en línea sincrónicas y que no están presentes en EMS.
Historia
Los inicios
Nunamaker y col. cite el proyecto CASE PSL / PSA de mediados de los sesenta como los inicios de la tecnología EMS. Los primeros sistemas reconocibles como EMS desde la perspectiva actual se desarrollaron a principios de la década de 1980 como proyectos universitarios y de investigación. (1) En la Universidad de Arizona, se desarrolló un prototipo llamado Plexsys sobre la base del proyecto PSL / PSA. (2) En la Universidad de Minnesota se creó un sistema llamado SAMM (Gestión de reuniones asistida por software). (3) En Xerox PARC, se desarrolló Colab. (4) Investigadores de la Universidad de Michigan desarrollaron herramientas EMS basadas en MAC.
Los esfuerzos difirieron en sus objetivos: mientras que el trabajo en Xerox PARC se centró en pequeños grupos cooperantes de 2 a 6 personas, el trabajo en la Universidad de Arizona se centró en grupos de 16 a 24 personas.
A finales de la década de 1980 se inició un mercado comercial de EMS. En 1989, la Universidad de Arizona fundó Ventana Corporation para transferir la tecnología Plexsys del laboratorio al lugar de trabajo. En 1992, Xerox PARC se separó de Live Works Inc, que desarrolló el producto LiveBoard basado en el proyecto Colab. [4]
La década de 1990: primeros sistemas basados en LAN
Group Systems, que fue desarrollado por Ventana Corporation, generalmente se reconoce como el antepasado de los EMS modernos. Group Systems proporcionó la funcionalidad estándar de EMS moderno, como lluvia de ideas y categorización, votaciones y discusiones en el contexto de una agenda cronológica. Las contribuciones se pueden ingresar en paralelo y de forma anónima. Los resultados de un paso del proceso de la reunión, por ejemplo, una lluvia de ideas, podrían copiarse en una herramienta de seguimiento, por ejemplo, una votación.
El producto se basó en Clientes que se ejecutan en máquinas de Microsoft Windows que acceden a un servidor que ejecuta una base de datos Paradox a través de una unidad asignada en la red local (LAN). La limitación a las reuniones locales ("en el mismo lugar"), los requisitos sustanciales de infraestructura y las complejidades de controlar el software impidieron una adopción generalizada. En consecuencia, Group Systems se desarrolló como una herramienta para el facilitador experto de reuniones asistidas por computadora. Estas reuniones se llevaron a cabo a menudo en salas de conferencias equipadas con computadoras personalizadas o por consultorías especializadas con equipo dedicado.
A finales de la década de 1990 y principios de la de 2000, surgieron otros EMS como el Dutch Inteam o el American Meetingworks . Como sistemas cliente-servidor basados en LAN, compartían las limitaciones de dichos sistemas. En contraste, Facility.com adoptó HTML que sufría las (entonces) severas limitaciones funcionales de esa tecnología para la ventaja de trabajar en Internet.
aplicaciones web
Desde 2005, el desarrollo de EMS se ha centrado en sistemas basados en navegador y GUI fáciles de usar. Prototípico para esta generación de los SGA son el producto Thinktank [5] que se basa en Systems Group, la tarde MeetingSphere [6] la lluvia de ideas electrónica anónima centró monzón [7] y el código HTML puro otra reunión [8] Todos estos productos ofrecen la funcionalidad de un EMS a través de Internet, sin embargo, difieren en cuanto a su enfoque y profundidad funcional: MeetingSphere y Spilter [9] son muy completos, funcionales, fáciles de usar y profesionales. ThinkTank proporciona y amplía una amplia funcionalidad con miras a los talleres facilitados por profesionales. yaM y otras opciones de HTML puro posicionan sus productos como kits de herramientas integrados para reuniones y talleres en línea cotidianos, así como para el trabajo asincrónico de equipos virtuales.
El producto nextModerator juega un papel especial entre EMS, que proporciona herramientas interactivas a grupos muy grandes reunidos en un solo lugar para un evento especial.
En el territorio de los países postsoviéticos y Europa Occidental, una parte importante en la popularización y el desarrollo de los EMS en los últimos años jugó sistemas desarrollados localmente como SW 6000 , PATENTEM, [10] GlavCom, etc.
Funcionalidad estándar
Un sistema de reuniones electrónico es un conjunto de herramientas de software colaborativo configurables que se pueden utilizar para crear patrones de colaboración predecibles y repetibles entre las personas que trabajan para lograr un objetivo. Con un sistema de reuniones electrónico, cada usuario normalmente tiene su propia computadora y cada usuario puede contribuir al mismo objeto compartido (sesión) al mismo tiempo. Por lo tanto, nadie necesita esperar un turno para hablar y la gente no olvida lo que quiere decir mientras espera la palabra. Cuando un grupo o el anfitrión de un grupo lo considere apropiado, las personas pueden contribuir de forma anónima a la mayoría de las herramientas de los sistemas de reuniones electrónicos: esto permite que el grupo se centre en el contenido de las ideas, en lugar de en sus fuentes.
La mayoría de EMS proporcionan las funcionalidades estándar que se describen a continuación, pero difieren notablemente en el manejo y la profundidad funcional de estas herramientas. Además, se diferencian por el conjunto de herramientas adicionales que proporcionan y por la forma en que se administran o integran en un entorno de TI corporativo. También difieren en el grado de interoperabilidad con los sistemas de conferencias web para compartir pantallas y conferencias de voz.
Lluvia de ideas y categorización
En una lluvia de ideas electrónica, el grupo crea una lista compartida de ideas. A diferencia de la lluvia de ideas en papel o los métodos de escritura intelectual, los participantes ingresan directamente las contribuciones y son visibles de inmediato para todos, generalmente en formato anónimo. Al superar las barreras sociales con el anonimato y las limitaciones del proceso con aportaciones paralelas, se generan y comparten más ideas con menos conformidad que en una sesión tradicional de lluvia de ideas o escritura mental. Los beneficios de la lluvia de ideas electrónica aumentan con el tamaño del grupo. [11]
En muchos casos, después de una sesión de lluvia de ideas o de la recopilación de contribuciones, las ideas requieren categorización. Para ello, en el EMS moderno, los participantes arrastran las contribuciones de la lista compartida a las carpetas o depósitos de categorías.
Discusión
Las herramientas de discusión en EMS se asemejan a un chat estructurado que puede llevarse a cabo sobre temas separados en paralelo, a menudo basado en una tarea o pregunta superior. La paralelización ocurre en múltiples niveles: (1) A nivel de múltiples temas que se presentan para discusión al mismo tiempo. Los participantes son libres de contribuir a algunos temas mientras simplemente escanean otros. (2) Además, la paralelización se produce al nivel de las contribuciones en las que los participantes pueden ingresar independientemente unos de otros. Las discusiones se llevan a cabo de forma anónima o nombrada. En la mayoría de los EMS, la identidad de grupo también está disponible (por ejemplo, "departamento de marketing").
En comparación con una discusión oral, una discusión electrónica permite un intercambio de argumentos mucho más intensivo en menos tiempo. Con el anonimato, se minimizan los conflictos interpersonales y se reduce la presión de los compañeros. En muchos casos, una discusión electrónica paralela permite la exploración de temas que se habrían pasado por alto en entornos tradicionales por falta de tiempo.
Votar
EMS sofisticado proporciona una variedad de métodos de votación, como escala numérica, orden de clasificación, presupuesto o selección múltiple. En sistemas más avanzados, una lista de votos puede someterse a múltiples votaciones sobre múltiples criterios con diferentes métodos de votación para análisis de utilidad o impacto. Los resultados están disponibles en tiempo real, normalmente como tablas y gráficos.
Otras características incluyen la integración con las redes sociales , así como un sistema de preguntas y respuestas. [12]
A diferencia de los métodos de votación disponibles en los talleres tradicionales, como levantar la mano o colocar notas adhesivas en una pizarra, los votos electrónicos son anónimos y permiten una evaluación más diferenciada de ideas, opiniones o hechos. Algunos EMS prevén el voto con identidad de grupo para obtener una visión adicional de la estructura del consenso o la disidencia.
Agenda
Los EMS modernos organizan el proceso de una reunión en una agenda que estructura las actividades de una reunión o taller por tema, cronología y el uso de una herramienta de apoyo. Desde la agenda, el anfitrión (facilitador) de la reunión invita ("inicia") a los participantes a contribuir a las diversas actividades. En algunos EMS, las agendas se pueden copiar de una reunión existente o de plantillas de reunión.
Minutos automáticos
Los resultados de una reunión basada en EMS existen como contenido en una base de datos. El contenido puede exportarse a un archivo, entregarse a un sistema de registro integrado externamente o simplemente imprimirse. El formato y los formatos de archivo disponibles difieren sustancialmente entre EMS, con opciones comúnmente disponibles que incluyen HTML, Markdown y formatos de documentos de oficina.
Reuniones sincrónicas y asincrónicas
El SGA moderno admite reuniones sincrónicas (los participantes se reúnen al mismo tiempo) y asincrónicas (los participantes contribuyen en diferentes momentos).
Las reuniones sincrónicas proporcionan una interacción inmediata y espontánea entre los participantes. Las reuniones asincrónicas aumentan la disponibilidad de los participantes al establecer solo un marco de tiempo en el que los participantes son libres de contribuir en su propio tiempo. Las reuniones asincrónicas son una buena opción cuando se requiere una entrada reflejada en lugar de una interacción espontánea instantánea.
Técnicamente, las reuniones sincrónicas y asincrónicas se diferencian por el tiempo durante el cual las herramientas están disponibles para los participantes. En una reunión sincrónica típica, todos los participantes están activos en una actividad compartida. Para esto, las reuniones sincrónicas generalmente requieren el apoyo de una conferencia de voz para la interacción oral dentro del grupo y el uso compartido de la pantalla mediante una conferencia web para presentar contenido que no sea EMS.
Por el contrario, las sesiones asincrónicas a menudo implican múltiples actividades de contribución. La reunión real y la interacción directa entre dos o más participantes en una actividad en particular son una coincidencia. Las sesiones asincrónicas se emplean a menudo para recopilar comentarios o aportes. Las sesiones asincrónicas pueden llevarse a cabo independientemente de las reuniones sincrónicas o en el período previo a dichas reuniones o después, por ejemplo, para discutir cuestiones no resueltas en la reunión.
Los EMS difieren sustancialmente en la forma y el grado en que apoyan las reuniones asincrónicas. Las diferencias incluyen la duración de las reuniones asincrónicas (24 horas / días / semanas), el soporte para la planificación y publicación de reuniones asincrónicas (agenda, invitaciones) y el modelo de licencia (tarifa plana, pago por uso, reuniones concurrentes, usuarios concurrentes, etc.).
Ventajas
Los sistemas de reuniones electrónicos se han diseñado para mejorar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción del grupo. Los grupos cara a cara pueden sufrir una serie de pérdidas de proceso que incluyen: [13] [14]
- dominio de la conversación por uno o más miembros
- personas que retengan comentarios por temor a críticas o evaluaciones negativas
- Miembros que no participan porque perciben que su opinión no es necesaria.
- presión para conformarse con los miembros superiores del grupo
En consecuencia, las ventajas de las reuniones respaldadas por EMS frente a las tradicionales reuniones y talleres presenciales son:
- Mayor apertura y menos prejuicios personales a través del anonimato.
- capacidad en cualquier lugar (en línea) que evita el tiempo y el costo de viaje
- mayor disponibilidad de participantes (en cualquier lugar, en cualquier momento).
- mayor interactividad y participación por paralelización
- análisis más sofisticado mediante votación y análisis en tiempo real
- menos esfuerzo en la preparación mediante el uso de plantillas de reuniones
- proceso de reunión y taller repetible a través de plantillas de reunión
- documentación automática, completa y neutral
Desventajas
La mayoría de los inconvenientes de EMS frente a las conferencias o talleres tradicionales se han superado mediante el progreso tecnológico o mediante la adaptación de EMS a grupos destinatarios particulares y sus casos de uso dominantes:
- Los requisitos de infraestructura que antes eran altos se han reducido al acceso a Internet y un navegador web.
- Las anteriormente altas demandas de los facilitadores se han reducido en gran medida en sistemas que están diseñados para respaldar el uso diario por parte del usuario no experto.
- Las barreras culturales tradicionales al uso de la tecnología en las reuniones se han superado mediante la familiarización general de los usuarios con conferencias telefónicas y web.
Los inconvenientes restantes se deben principalmente a la distribución física de los participantes cuando se reúnen en línea. Las videoconferencias solo pueden compensar en parte por no reunirse en persona.
Referencias
- ^ Jay Nunamaker, Alan Dennis, Joseph Valacich, Douglas Vogel y Joey George, "Sistemas electrónicos de reuniones para apoyar el trabajo en grupo", Comunicaciones de la ACM, julio de 1991, 34 (7), págs. 40-61.
- ^ McFadzean, ES (1997), "Mejora de la productividad del grupo con sistemas de apoyo grupal y técnicas creativas de resolución de problemas", Gestión de la creatividad y la innovación, vol. 6, núm. 4, págs. 218-225.
- ^ Lubich, HP (1995). "Hacia un marco CSCW para la cooperación científica en Europa, Springer Verlag, Lecture Notes in Computer Science 889, enero de 1995, p.26". Cite journal requiere
|journal=
( ayuda ) - ^ Schaefer, AJ (1997). "EMS - Electronic Meeting System - Unterstuetzung für das Meeting Management im Architekturbertieb, Hannover, Alemania, noviembre de 1997, p. 5". Cite journal requiere
|journal=
( ayuda ) - ^ Sistemas de grupo , ThinkTank EMS
- ^ MeetingSphere , MeetingSphere EMS
- ^ Monsoon Archivado el 13 de noviembre de 2012 en Wayback Machine , Monsoon Anonymous EMS
- ^ yaM , otra reunión EMS
- ^ Spilter , Spilter EMS
- ^ Innovaciones ucranianas en el mercado global
- ^ Dennis, AR y Valacich, JS (1993), "Lluvia de ideas informática: más cabezas son mejores que una", Journal of Applied Psychology, vol. 78, núm. 4, págs. 531-537.
- ^ Shiao, Dennis. "3 consejos para mantener el interés de la audiencia del seminario web" . INXPO. Archivado desde el original el 3 de octubre de 2014 . Consultado el 18 de mayo de 2013 .
- ^ Nunamaker, J., Dennis, AR, Valacich, JS, Vogel, DR y George, JF (1991), "Sistemas de reuniones electrónicos para apoyar el trabajo en grupo", Comunicaciones del ACM, vol. 34, núm. 7, págs. 40-61.
- ^ Gallupe, RB, Dennis, AR, Cooper, WH, Valacich, JS, Bastianutti, LM y Nunamaker, JF (1992), "Lluvia de ideas electrónica y tamaño del grupo", Academy of Management Journal, vol. 35, núm. 2, págs. 350-369.
Otras lecturas
- Dennis, AR, George, JF, Jessup, LM, Nunamaker Jr, JF y Vogel, DR (1988). Tecnología de la información para apoyar reuniones electrónicas. MIS Quarterly, 591-624.
- Fjermestad, J., Hiltz, SR: Una evaluación de la investigación experimental de sistemas de apoyo grupal : metodología y resultados. Revista de sistemas de información de gestión, 15 (3), (1999) 7-149.
- Fjermestad, J., Hiltz, SR: Group Support Systems : Una evaluación descriptiva de estudios de caso y de campo. Revista de sistemas de información de gestión, 17 (3), (2001) 112-157.
- McFadzean, ES (1996), "Nuevas formas de pensar: una evaluación del K-Groupware y la resolución creativa de problemas", Tesis doctoral, Brunel University, Uxbridge, Middlesex.
- Jay Nunamaker , Robert Briggs, Daniel Mittleman, Douglas Vogel y Pierre Balthazard, "Lecciones de una docena de años de investigación de sistemas de apoyo grupal : una discusión de hallazgos de laboratorio y de campo", Journal of Management Information Systems, invierno de 1996-97, 13 ( 3), págs. 163–207.