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La gestión de instalaciones (o gestión de instalaciones o FM ) es una disciplina de gestión profesional centrada en la prestación eficiente y eficaz de servicios de apoyo para las organizaciones a las que sirve. La Organización Internacional de Normalización (ISO) define la gestión de instalaciones como la "función organizativa que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal".
Definiciones y alcance [ editar ]
La FM profesional como función empresarial interdisciplinaria tiene como objetivo coordinar la demanda y la oferta de instalaciones y servicios dentro de las organizaciones públicas y privadas. El término "instalación" (pl. Instalaciones) significa algo que se construye, instala o establece para cumplir un propósito, [1] que, en general, es todo "activo tangible que respalda a una organización". [2] Los ejemplos incluyen: propiedad inmobiliaria , edificios , infraestructura técnica, HVAC , iluminación , transporte , servicios de TI , mobiliario , custodia , mantenimiento de terrenos. y otros equipos y aparatos específicos del usuario.
La norma europea para la gestión de instalaciones la define como "la integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que apoyan y mejoran la eficacia de sus actividades primarias".
En abril de 2017, la Organización Internacional de Normalización publicó la norma ISO 41011: 2017 para la gestión de instalaciones, definiéndola como la "función organizativa que integra a las personas, el lugar y los procesos dentro del entorno construido con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal ". [3] ISO también ha desarrollado un estándar de sistema de gestión para la gestión de instalaciones y publicado como ISO 41001: 2018. [4] [5]
Alcance [ editar ]
FM cubre estas dos áreas principales: 'Espacio e infraestructura' (como planificación, diseño, lugar de trabajo, construcción, arrendamiento, ocupación, mantenimiento y mobiliario) y 'Personas y organización' (como catering, limpieza, TIC , RR.HH. , contabilidad). , marketing y hostelería). [6] Estas dos amplias áreas de operación se denominan comúnmente "FM dura" y "FM suave". El primero se refiere al entorno físico construido con un enfoque en el espacio (de trabajo) y la infraestructura (de construcción). El segundo abarca a las personas y la organización y está relacionado con la psicología del trabajo y la fisiología ocupacional. Según la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones(IFMA): “FM es la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de la organización. Integra los principios de la administración de empresas, la arquitectura y las ciencias del comportamiento y la ingeniería ". [7] En un Análisis de tareas de trabajo global de 2009, IFMA identificó las competencias básicas de la gestión de instalaciones como:
- comunicación
- preparación para emergencias y continuidad comercial
- gestión medioambiental y sostenibilidad
- Finanzas y negocios
- Gestión de la hospitalidad
- factores humanos
- liderazgo y estrategia
- operaciones y mantenimiento
- gestión de proyectos
- calidad
- gestión inmobiliaria y de propiedades
- tecnología
El Institute of Workplace and Facilities Management, anteriormente conocido como British Institute of Facilities Management, [8] adopta la definición europea y, a través de su marco de calificación acreditado, ofrece un plan de estudios de trayectoria profesional que va desde el nivel de egreso de la escuela hasta el nivel de maestría que está alineado con el europeo. Marco de calificaciones.
La gestión financiera también puede cubrir actividades distintas de los servicios empresariales: se denominan funciones no esenciales y varían de un sector empresarial a otro. FM también está sujeta a innovación y desarrollo continuos, bajo presión para reducir costos y agregar valor al negocio principal de las organizaciones clientes del sector público o privado. [9]
La gestión de las instalaciones está respaldada por educación, formación y cualificaciones profesionales a menudo coordinadas por institutos, universidades y asociaciones de FM. Los programas de grado existen tanto a nivel de pregrado como de posgrado.
Como disciplina académica definida [ editar ]
Facility Management [10] ha sido reconocida como una disciplina académica desde la década de 1990. El trabajo inicial de investigación de FM en Europa comenzó en universidades del Reino Unido, los Países Bajos y los países nórdicos, donde las academias financiaron centros de investigación y comenzaron a establecer cursos de licenciatura, maestría y doctorado. niveles. Los primeros centros europeos de investigación de FM incluyen: el Centro de Gestión de Instalaciones (CFM) fundado en Glasgow en 1990, el Centro de Personas y Edificios de la Universidad Tecnológica de Delft y la metamorfosis en la Universidad Noruega de Ciencia y Tecnología. Hoy en día, 50 universidades e instituciones de investigación están representadas en EUROFM. [11]La Asociación Alemana de Gestión de Instalaciones (GEFMA) ha certificado 16 programas y cursos de estudio de FM en universidades y universidades de ciencias aplicadas en Alemania. [12] La Universidad de Moratuwa, Sri Lanka está liderando la formación académica de Gestión de Instalaciones en la región asiática al proporcionar B.Sc. (Hons) Facilities Management desde 2006. [ cita requerida ]
Papel del administrador de instalaciones [ editar ]
Los gerentes de instalaciones (FM) operan en todas las funciones comerciales. La principal prioridad de un FM es mantener a las personas vivas y seguras. Los administradores de instalaciones deben operar en dos niveles:
- Estratégico-táctico: ayudar a los clientes, clientes y usuarios finales a comprender el impacto potencial de sus decisiones en la provisión de espacio, servicios, costos y riesgo comercial.
- Operacionalmente: garantizar un entorno empresarial y rentable para el funcionamiento de los ocupantes.
EHS: medio ambiente, salud y seguridad [ editar ]
El departamento de FM de una organización debe identificar, analizar, evaluar, controlar y gestionar muchos problemas ambientales y relacionados con la seguridad. El no hacerlo puede dar lugar a condiciones insalubres que provoquen que los empleados se enfermen, se lesionen, pierdan el negocio, enjuiciamientos y reclamos de seguros. La confianza de los clientes e inversores en el negocio también puede verse afectada por la publicidad adversa de fallas de seguridad.
Seguridad contra incendios [ editar ]
La amenaza de incendio conlleva uno de los mayores riesgos de pérdida de vidas y el potencial de dañar la propiedad o cerrar una empresa. El departamento de administración de las instalaciones contará con mantenimiento, inspección y pruebas para todos los equipos y sistemas de seguridad contra incendios, manteniendo registros y certificados de cumplimiento.
Seguridad [ editar ]
La protección de los empleados y de la empresa suele estar bajo el control del departamento de gestión de las instalaciones, en particular el mantenimiento del hardware de seguridad. La vigilancia con personal puede estar bajo el control de un departamento separado.
Mantenimiento, pruebas e inspecciones [ editar ]
Se requieren programas de mantenimiento, pruebas e inspección para garantizar que la instalación funcione de manera segura y eficiente en cumplimiento de las obligaciones legales, para maximizar la vida útil del equipo y para reducir el riesgo de fallas. El trabajo se planifica, a menudo mediante un sistema de gestión de instalaciones asistido por computadora (CAFM). El mantenimiento de edificios incluye todos los trabajos preventivos, correctivos y de mejora necesarios para el mantenimiento y mejora de los edificios y sus componentes. Estos trabajos pueden incluir disciplinas como pintura y decoración, carpintería, fontanería, acristalamiento, enlucido y alicatado.
Los edificios pueden diseñarse con miras a minimizar su necesidad de mantenimiento. [ cita requerida ]
Limpieza [ editar ]
Las operaciones de limpieza a menudo se llevan a cabo fuera del horario comercial, pero durante las horas de trabajo se pueden tomar disposiciones para la limpieza de los inodoros, el reabastecimiento de los consumibles (como rollos de papel higiénico, jabón) más la recolección de basura y la respuesta reactiva se programa como una serie de períodos periódicos (diarios). , semanales y mensuales).
Operacional [ editar ]
El departamento de gestión de las instalaciones tiene la responsabilidad del funcionamiento diario del edificio; estas tareas pueden ser subcontratadas o realizadas por personal contratado directamente. Este es un problema de política, pero debido a la inmediatez de la respuesta requerida en muchas de las actividades involucradas, el gerente de las instalaciones a menudo requerirá informes diarios o un procedimiento de escalamiento.
Algunos problemas requieren más que un simple mantenimiento periódico, por ejemplo, aquellos que pueden detener u obstaculizar la productividad del negocio o que tienen implicaciones de seguridad. Muchos de estos son administrados por la "mesa de ayuda" de administración de las instalaciones, y el personal puede ser contactado por teléfono o por correo electrónico. La respuesta a las llamadas al servicio de asistencia técnica tiene prioridad, pero puede ser tan simple como demasiado calor o demasiado frío , luces que no funcionan, fotocopiadora atascada, derrames de café o problemas con la máquina expendedora.
Los mostradores de ayuda se pueden utilizar para reservar salas de reuniones, plazas de aparcamiento y muchos otros servicios, pero esto a menudo depende de cómo esté organizado el departamento de instalaciones. Las instalaciones pueden dividirse en dos secciones, a menudo denominadas servicios "suaves", como recepción y sala de correos, y servicios "físicos", como los servicios mecánicos, de incendios y eléctricos. [ cita requerida ]
Planificación de la continuidad del negocio [ editar ]
Todas las organizaciones deben tener un plan de continuidad para que, en caso de incendio o falla importante, la empresa pueda recuperarse rápidamente. En organizaciones grandes, puede ser que el personal se mude a otro sitio que se haya configurado para modelar la operación existente. El departamento de administración de instalaciones sería uno de los actores clave en caso de que fuera necesario trasladar el negocio a un sitio de recuperación.
Asignación de espacio y cambios [ editar ]
En muchas organizaciones, la distribución de las oficinas está sujeta a cambios frecuentes. Este proceso se conoce como abandono y el porcentaje del personal que se desplazó durante un año se conoce como "tasa de abandono". Normalmente, el departamento de administración de las instalaciones planifica estos movimientos mediante un sistema de diseño asistido por computadora (CAD). Además de satisfacer las necesidades de la empresa, el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la distribución de oficinas incluye:
- La cantidad mínima de espacio que se proporcionará por miembro del personal.
- disposiciones de seguridad contra incendios
- niveles de iluminación
- señalización
- ventilación
- control de temperatura
- arreglos de bienestar como baños y agua potable
También se puede considerar la posibilidad de vender, catering o un lugar donde el personal pueda preparar una bebida y tomarse un descanso de su escritorio.
Ver también [ editar ]
- 1: 5: 200
- Trabajo basado en actividades
- Gráfico de relación de actividades
- AM / FM / GIS
- Instituto de Gestión de Instalaciones y Lugares de Trabajo
- Modelado de información de construcción
- Sistema de gestión de mantenimiento informatizado
- Asociación Global de Gestión de Instalaciones (Global FM)
- Conserje
- Planta física
- Propiedad administrativa
Referencias [ editar ]
- ^ Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), 1998
- ^ EN-15221-1, 2016
- ^ Eltringham, Mark (3 de agosto de 2017). "BIFM adopta formalmente la nueva definición ISO de gestión de instalaciones" . Información sobre el lugar de trabajo . Consultado el 8 de junio de 2018 .
- ^ "Nueva norma ISO en desarrollo para facilitar la gestión de instalaciones" . iso.org . Consultado el 1 de abril de 2018 .
- ^ ISO 41001: Gestión de instalaciones - Sistemas de gestión - Requisitos con orientación para su uso (2018)
- ^ Norma europea EN15221-1
- ^ IFMA 1998
- ^ "Transición de BIFM a IWFM" . Instituto de Gestión de Instalaciones y Lugares de Trabajo . 26 de septiembre de 2018 . Consultado el 4 de julio de 2019 .
- ^ Mudrak, T., Wagenberg, AV y Wubben, E. (2004), "Evaluación de la capacidad innovadora de los equipos de FM: una revisión", Instalaciones, vol. 22 núms. 11/12, págs. 290–5.
- ^ "Facility Management: las herramientas esenciales para los administradores de instalaciones" . elearningindustry.com . Consultado el 10 de octubre de 2017 .
- ^ http://www.eurofm.org/index.php/become-a-member/members-directory/
- ^ "Gestión de instalaciones alemana GEFMA: Studiengänge" . www.gefma.de . Consultado el 1 de abril de 2018 .
