La gestión de activos fijos es un proceso contable que busca rastrear los activos fijos con fines de contabilidad financiera , mantenimiento preventivo y disuasión de robos .
Las organizaciones enfrentan un desafío importante para rastrear la ubicación, cantidad, condición, mantenimiento y estado de depreciación de sus activos fijos. Un método popular para rastrear activos fijos utiliza etiquetas de activos numeradas en serie, que a menudo son etiquetas con códigos de barras para una lectura fácil y precisa. El propietario de los activos puede hacer un inventario con un lector de códigos de barras móvil y luego producir un informe.
Los paquetes de software listos para usar para la gestión de activos fijos se comercializan para empresas pequeñas y grandes. Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales están disponibles con módulos de activos fijos.
Algunos métodos de seguimiento de automatizar el proceso, tal como mediante el uso de escáneres fijos para leer códigos de barras en ferrocarril vagones de carga o uniendo una identificación por radiofrecuencia (RFID) para un activo.
Software de seguimiento de activos fijos
El seguimiento de los activos es una preocupación importante para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Los activos fijos se definen como cualquier objeto "permanente" que una empresa utiliza internamente, incluidos, entre otros, computadoras, herramientas, software o equipos de oficina. Si bien los empleados pueden usar una herramienta o herramientas específicas, el activo en última instancia pertenece a la empresa y debe ser devuelto. Y, por lo tanto, sin un método preciso para realizar un seguimiento de estos activos, sería muy fácil para una empresa perder el control de ellos.
El software de seguimiento de activos permite a las empresas rastrear qué activos posee, dónde se encuentra cada uno, quién lo tiene, cuándo se revisó, cuándo debe devolverse, cuándo está programado para el mantenimiento y el costo y la depreciación de cada activo.
La opción de informes que está integrada en la mayoría de las soluciones de seguimiento de activos proporciona informes prediseñados, incluidos los activos por categoría y departamento, registro / salida, valor neto contable de los activos, activos vencidos, historial de auditoría y transacciones.
Toda esta información se captura en un programa y se puede utilizar tanto en PC como en dispositivos móviles. Como resultado, las empresas reducen los gastos mediante la prevención de pérdidas y un mejor mantenimiento de los equipos. Reducen las compras de equipos nuevos e innecesarios y pueden calcular los impuestos con mayor precisión en función de los programas de depreciación.
Los activos rastreados con más frecuencia son:
- Planta y equipo
- Edificios
- Instalaciones y accesorios
- Inversión a largo plazo
- Maquinaria
- Vehículos y equipos pesados
El software de seguimiento de activos se utiliza a menudo para realizar un seguimiento tanto de la información sobre un activo con fines de informes financieros como de la ubicación física de un activo. Los elementos de seguimiento de informes financieros a menudo se relacionan con los procedimientos contables y las necesidades de valoración, pero pueden o no estar relacionados con la información de ubicación.
El software de seguimiento de ubicación de activos a menudo adopta uno de dos enfoques para monitorear la ubicación de activos. El primer enfoque consiste en utilizar un dispositivo de seguimiento físico para proporcionar datos sobre la ubicación física. Esto puede tomar la forma de una baliza de rastreo Bluetooth o una unidad de rastreo GPS . El segundo enfoque es rastrear una ubicación por parte de la "parte responsable". En este enfoque, el software utiliza procedimientos de asignación y aceptación de igual a igual para permitir que las personas acepten la responsabilidad de los activos. Luego, la ubicación del activo se infiere en función de la persona que ha aceptado la responsabilidad.
Ver también
- Activo
- Sistema de gestión de mantenimiento informatizado
- Registro de activos fijos (FAR)
- Gestión de activos de infraestructura
- Identificación por radiofrecuencia (las etiquetas RFID se utilizan para la gestión automática de activos)