Los Principios de Mantenimiento de Registros Generalmente Aceptados (Los Principios), fueron creados por ARMA International como un conjunto común de principios que describen las condiciones bajo las cuales se deben mantener los registros comerciales y la información relacionada. [1]
Los ocho principios están diseñados para identificar las principales características de un gobierno de la información efectivo , pero no siguen una jerarquía numérica de importancia. [1]
La lista de principios se puede recordar con la ayuda de la mnemotécnica "A TIP CARD", que tiene un doble propósito, ya que implica que los principios son consejos para llevar un registro eficaz.
La información es uno de los activos estratégicos más vitales que poseen las organizaciones. Dependen de la información para desarrollar productos y servicios, tomar decisiones estratégicas críticas, proteger los derechos de propiedad, impulsar el marketing, administrar proyectos, procesar transacciones, atender a los clientes y generar ingresos. Esta información crítica está contenida en los registros comerciales de las organizaciones. No siempre ha sido fácil describir cómo es el "buen mantenimiento de registros". Sin embargo, esta pregunta gana importancia a medida que los reguladores, accionistas y clientes están cada vez más preocupados por las prácticas comerciales de las organizaciones.
ARMA International reconoció que una declaración clara de los "Principios de mantenimiento de registros generalmente aceptados®" (Los Principios) guiaría:
Los principios identifican los sellos distintivos críticos del gobierno de la información, que Gartner describe como un marco de responsabilidad que "incluye los procesos, roles, estándares y métricas que aseguran el uso efectivo y eficiente de la información para permitir que una organización logre sus objetivos". Como tales, se aplican a todos los tamaños de organizaciones, en todos los tipos de industrias y en los sectores público y privado. Las organizaciones multinacionales también pueden usar los Principios para establecer prácticas consistentes en una variedad de unidades comerciales.