La gestión de información de grupo ( GIM ) es una extensión de la gestión de información personal (PIM) "ya que funciona en esferas más públicas" [1] como resultado de los esfuerzos de las personas para compartir y cogestionar la información, [2] y ha sido un tema de estudio para investigadores en PIM, interacción humano-computadora (HCI) y trabajo cooperativo asistido por computadora ( CSCW ). [3] Las personas adquieren, organizan, mantienen, recuperan y usan elementos de información para satisfacer necesidades individuales, pero estas actividades de PIM a menudo están integradas en contextos grupales u organizacionales [3] y se realizan con el objetivo de compartir. [1]El acto de compartir mueve la información personal a esferas de actividad grupal y también crea tensiones que dan forma a qué y cómo se comparte la información. La práctica y el estudio de GIM se centra en esta interacción entre la información personal y los contextos grupales.
Los desafíos de GIM que se han identificado o estudiado en la literatura incluyen situar los espacios de trabajo individuales dentro de contextos grupales; [4] la falta de convenciones en el intercambio de información; [5] integrar y negociar los diversos enfoques para organizar la información; [6] [7] [8] comprender los espacios de información que otros han personalizado; [9] y recuperar información de espacios compartidos. [10]
El software mejorado puede ayudar a aliviar algunos de estos desafíos, [11] por ejemplo, analizando actividades grupales [12] o mejorando los servicios web que admiten carpetas compartidas. [10] [13] Frente a las limitaciones del software actual, los usuarios a menudo prefieren métodos ad hoc más tradicionales para compartir información, como el uso de archivos adjuntos de correo electrónico, [14] e incluso eludirán el software institucionalizado para hacerlo. [15] Por lo tanto, la necesidad de comprender y mejorar las tareas de información colaborativa es claramente grande y aún queda trabajo por hacer. Otros problemas incluyen: