La gestión por excepción ( MBE ) es un estilo de gestión empresarial que se centra en identificar y manejar los casos que se desvían de la norma, recomendado como mejor práctica por el método de gestión de proyectos.
La administración por excepción tiene una aplicación comercial general y una aplicación de inteligencia comercial. Las excepciones comerciales generales son casos que se desvían del comportamiento normal en un proceso comercial y deben ser atendidos de una manera única, generalmente mediante la intervención humana. Su causa puede incluir: desviación del proceso, problemas de infraestructura o conectividad, desviación externa, reglas comerciales de baja calidad., datos mal formados, etc. La administración por excepción aquí es la práctica de investigar, resolver y manejar tales incidentes mediante el uso de personal capacitado y herramientas de software. Una buena gestión puede contribuir a la eficiencia de los procesos comerciales. A menudo, en estos casos, el proceso se denominará gestión de excepciones, ya que los casos excepcionales no son el único enfoque de la política de gestión y la gestión de excepciones (a diferencia de la gestión por excepción) denota una aplicación más moderada del proceso.
La gerencia, por excepción, otorga a los empleados la responsabilidad de tomar decisiones y cumplir con su trabajo o proyectos por sí mismos. [1] Consiste en el enfoque y análisis de anomalías estadísticamente relevantes en los datos. Si aparece una situación inusual o una desviación en los datos registrados, que podría causar dificultades para la empresa y no puede ser gestionada por el empleado de su nivel, el empleado debe pasar la decisión al siguiente nivel superior. [2] Por ejemplo, si todos los productos se venden a los volúmenes esperados para el trimestre, excepto un producto en particular que tiene un rendimiento inferior o superior a un margen estadísticamente relevante, solo los datos de ese producto se presentarán a los gerentes para una mayor investigación y descubrimiento de la causa raíz. La gestión por excepción puede generar errores y descuidos comerciales [3], estrategias ineficaces que deben mejorarse, cambios en la competencia [4] y oportunidades comerciales. La administración por excepción tiene como objetivo reducir la carga gerencial y permitir que los gerentes empleen su tiempo de manera más efectiva en las áreas donde tendrá el mayor impacto. [5] [6] Este concepto de gestión se atribuye ampliamente a Frederick W. Taylor y se discutió por primera vez en su trabajo, " Gestión de la tienda: un documento leído antes de la Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos . NY: Sociedad Estadounidense de Ingenieros Mecánicos. [7] ]
La gestión de excepciones también tiene una aplicación informática. Al escribir código, si el programador ve que habrá un caso excepcional en el que se infringirá una suposición predefinida de la aplicación, [8] el programador deberá tratar esa excepción de manera programática desde el principio.
Proceso de gestión por excepción
Principalmente, es necesario establecer objetivos o normas con resultados predecibles o estimados. Estos desempeños se evalúan y se equiparan con el desempeño real. [9] A continuación, se analiza la desviación. Con una desviación insignificante o nula, no se requiere ninguna acción y los altos directivos pueden concentrarse en otros asuntos. Si el desempeño real se desvía significativamente, la preocupación debe transmitirse a los altos directivos, ya que “ha ocurrido una excepción”. Finalmente, el objetivo es solucionar esta “excepción” de forma inmediata. [10] [11]
Gestión por excepción mediante análisis de varianza
El departamento de contabilidad es responsable de la previsión de presupuestos e informes de rendimiento de costes. La diferencia entre las cifras estimadas y reales se define como varianza. [12] Para comprender la causa de la diferencia, los gerentes deben investigar las preguntas sobre cómo difiere la varianza del último período y cuáles son las causas por las que no se alcanzan las cifras estimadas. [13] Los analizadores consideran dos tipos de variaciones: variación adversa y variación favorable. La variación adversa "existe cuando la diferencia entre la cifra presupuestada y la real conduce a una ganancia menor a la esperada". [14] La variación favorable "existe cuando la diferencia entre la cifra presupuestada y la real conduce a un beneficio superior al esperado". [14] En lugar de considerar todas las variaciones, los gerentes establecen criterios para determinar qué variaciones son significativas en las que enfocarse. La gestión por excepción se centra principalmente en las grandes variaciones adversas, para encontrar las áreas de negocio que se desvían de los estándares predeterminados de forma negativa. [15]
Gestión activa por excepción versus gestión pasiva por excepción
Al revisar la gestión por excepción y tratar de determinar dónde reside un conjunto de habilidades o qué estilo sigue, es importante tener en cuenta que este método de liderazgo implica dos caminos distintos.
Uno, gestión activa por excepción, donde el líder es proactivo en ayudar con los problemas y participa activamente y vigila a los subordinados para evitar errores. [16] Dos, gestión pasiva por excepción. En este método, el gerente solo interviene cuando los estándares no se están cumpliendo y se deben tomar medidas, generalmente después de que algo ha sucedido y no a lo largo del camino. [17]
Es valioso adoptar cualquiera de los enfoques, pero no se puede determinar hasta que pueda comprender su entorno. En un ambiente relajado y de laissez-faire, donde las personas comprenden sus roles y son PYMES respectivamente, seguir un enfoque más pasivo puede fomentar la moral del grupo y el sentido de independencia. En un entorno más estricto y menos sencillo con personas que recién están comenzando en el rol o que no comprenden completamente las tareas, tomar una posición más activa probablemente resulte ser la ruta más beneficiosa, ya que la guía paso a paso puede mejorar la competencia. , así como confianza. [18]
Ventajas de la gestión por excepción
La principal ventaja de la gestión por excepción es que los problemas se identifican rápidamente y los gerentes pueden usar su tiempo y energía de manera más inteligente para los problemas importantes que para los menos importantes que podrían provocar retrasos en sus operaciones diarias. [19] Además, los gerentes necesitan trabajar menos en estadísticas y la frecuencia de toma de decisiones se reduce, lo que ahorra tiempo. A medida que los gerentes toman menos decisiones, los empleados tienen más responsabilidad, lo que aumenta su motivación. [10]
Desventaja de la gestión por excepción
La aparición de errores en el cálculo de los presupuestos da como resultado grandes diferencias de varianza y encontrar los errores puede llevar mucho tiempo (por lo tanto, caro). Además, los analistas financieros responsables de las variaciones de cálculo están aumentando los costos generales de una empresa. Si los analistas financieros no tienen un buen desempeño, se convertirá en una pérdida de tiempo y dinero. Otra desventaja es que solo los gerentes tienen poder sobre decisiones realmente importantes, lo que puede desmotivar a los empleados de un nivel inferior. Además, se necesita tiempo para transmitir los problemas a los gerentes. [5] Los empleados administrativos que se desvían de los procedimientos normales debido a fallas en el cumplimiento se consideran difíciles de administrar y, por lo general, se encuentran con deberes laborales limitados y finalmente son despedidos o despedidos.
Referencias
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- Mackintosh, Donald P. (1978). Gestión por excepción: un manual con formularios . Englewood Cliffs, Nueva Jersey: Prentice-Hall.
enlaces externos
- Administrar por excepción en PRINCE2 wiki