El software de membresía (también conocido como sistema de gestión de asociaciones ) es un software de computadora que proporciona a las asociaciones, clubes y otras organizaciones de membresía la funcionalidad que necesitan para brindar sus servicios a sus miembros.
Normalmente incluye al menos lo siguiente:
- Almacenar y editar información de miembros en una base de datos.
- Crear, renovar, actualizar y degradar membresías.
- Comunicarse con los miembros por correo electrónico, redes sociales, teléfono o correo postal.
Las organizaciones de membresía tienen diversas necesidades y estructuras, y esto se refleja en las características adicionales que el software de membresía a veces incluye:
- Organización y venta de entradas a eventos o series de eventos.
- Publicar y entregar contenido textual o audiovisual.
- Brindar oportunidades publicitarias a través de listados o ubicaciones específicas.
- Facilitar la interacción y el intercambio colaborativo de archivos entre miembros.
- Seguimiento de los intereses y la actividad de los miembros para proporcionar servicios relevantes.
- Recaudación de ingresos complementarios por donaciones.
Al igual que muchos otros programas de software modernos, el software de membresía se entregó inicialmente como software de escritorio, se convirtió en software basado en sitios web entregado desde un servidor web y ahora se ofrece cada vez más como software como servicio .
En las etapas inicial (software de escritorio) e intermedia (software basado en un sitio web) de su desarrollo, el software de membresía a menudo se combinaba con un sitio web público separado, que los miembros usarían para interactuar con la asociación (suscripción, reserva de eventos, compra de contenido y publicidad, publicación de debates, carga de archivos). Esto requirió integraciones complejas entre las bases de datos de software de membresía patentada y los sistemas de administración de contenido . Hoy en día, el software de membresía a menudo integra las características principales de un sistema de administración de contenido, para proporcionar una única interfaz coherente para miembros y administradores. Estos están disponibles de forma independiente o como complementos para los sistemas de gestión de contenido de código abierto más populares.
Las asociaciones y clubes más pequeños a menudo crean su propio ecosistema de servicios para ofrecer algunas de las mismas funciones que el software de membresía. Para ello, utilizan una base de datos genérica o un software de hoja de cálculo, y agregan opciones externas cuando las necesitan (por ejemplo, registro de eventos, pagos en línea o boletines informativos por correo electrónico).
El mercado de software de membresía se extiende al resto de la industria, desde organizaciones pequeñas y medianas con recursos limitados, a organizaciones multisectoriales muy grandes y complejas de renombre nacional e internacional, a organizaciones de gestión de asociaciones que gestionan múltiples asociaciones utilizando un solo producto. Hay muchos productos disponibles de una amplia variedad de diferentes proveedores comerciales y proyectos de código abierto. La mayoría son genéricos, pero muchos también están dirigidos a segmentos muy particulares (por ejemplo, software de la iglesia ).
El software de membresía de varios capítulos se adapta a las organizaciones que se componen de capítulos, clubes, regiones o segmentos que forman parte de la asociación más grande. Este tipo particular de software de membresía permite que el nivel superior o principal de la organización tenga más control sobre cómo se administra cada uno de sus capítulos. Incluido en esto podría ser una base de datos compartida, sitios web con plantillas, calendario de eventos compartido y más.
El software de membresía cubre una amplia gama de usos, pero en muchos casos requiere diferentes niveles de membresía o niveles de control de acceso. Dependiendo del software, incluso puede permitirle especificar un acceso limitado en el tiempo, lo cual es útil para contenido urgente. Los niveles de acceso se pueden estructurar en forma piramidal, donde cada nivel de acceso tiene acceso a los niveles anteriores, o puede ser vertical, donde cada nivel de acceso tiene una sección independiente a la que pueden acceder.