Propuesta de software también conocido como software de gestión propuesta , software de redacción de propuestas , [1] o software de automatización de propuestas es un programa informático diseñado para ayudar a los usuarios desarrollar propuestas , presentaciones, y las respuestas a las solicitudes de propuestas . [2] El software de gestión de propuestas se está volviendo cada vez más popular en las empresas que gestionan proyectos de redacción de propuestas frecuentes y extensos. Dicho software permite a las empresas automatizar las tareas más rutinarias mientras rastrea fácilmente múltiples versiones . [3]
El software de propuestas permite a los usuarios crear y administrar toda la documentación importante de ventas y marketing, como propuestas comerciales , cartas de bienvenida, contratos, presupuestos y material de marketing . [4] A menudo disponible como un servicio en la nube basado en la web , el software de propuestas ayuda a los equipos de ventas, marketing y legales a administrar el proceso de creación de propuestas y comunicar sus necesidades a través de un documento digital . [5] Muchas aplicaciones de software se integran con software CRM , soluciones de gestión de contenido, plataformas de contabilidad y proveedores de firmas electrónicas. Algunos se integran con Microsoft Office.
El software de gestión de propuestas se considera una herramienta de eficiencia de ventas, ya que ayuda a las ventas cruzadas y las ventas adicionales al dedicar menos tiempo a crear y administrar documentos de ventas y entregar información oportuna y relevante. En algunos casos, se argumenta que esta solución de software se integra en un género de software de "habilitación de ventas" emergente. Sin embargo, el software de gestión de propuestas aborda las ineficiencias y la falta de visibilidad en el ciclo de ventas, en lugar de los esfuerzos de "habilitación de ventas" definidos como orientación de ventas y orientación de la venta. [6] Forrester Research , una firma analista de tecnología empresarial, ve las herramientas de habilitación y eficiencia de ventas, como el software de gestión de propuestas, como el eje clave necesario para ayudar a una empresa B2B a cerrar la brecha entre sus estrategias comerciales y cómo se ejecutan en el campo. [7]
Principales características
Las características principales del software de gestión de propuestas varían ampliamente entre sistemas. Muchos programas más simples tienen solo características básicas, mientras que otros, especialmente los sistemas empresariales , son más complejos y poderosos. El software de gestión de propuestas es un conjunto de procesos automatizados que pueden admitir las siguientes funciones. [4]
- Permitir que un gran número de personas comparta y contribuya tanto a las plantillas de propuestas como a los datos almacenados
- Controlar el acceso a las propuestas según los roles de usuario definidos (es decir, definir la información que los usuarios o grupos de usuarios pueden ver, editar, publicar, etc.);
- Proporciona aprobación de varios niveles;
- Facilita el almacenamiento y la recuperación de propuestas;
- Control sobre la validez de los datos ;
- Simplifique la redacción de propuestas;
- Mejorar la comunicación y la colaboración entre los usuarios;
- Gestión de secciones específicas de un documento;
- Mayor contenido y cumplimiento de la marca;
- Disminución del tiempo hasta el montaje final;
- Realice un seguimiento del tiempo invertido por varios colaboradores, lo que permite a la administración calcular el ROI de cada documento.
Tipos de datos y uso
El software de propuestas se utiliza con frecuencia para almacenar, controlar, revisar, enriquecer semánticamente y publicar documentación. Sirviendo como un repositorio central, el software de propuesta aumenta el nivel de versión de nuevas actualizaciones a un archivo ya existente. [ cita requerida ]
Un requisito estándar para los vendedores es tener una propuesta estándar que pueda modificar para cumplir con los requisitos específicos de su cliente o cliente potencial. El simple corte y pegado de materiales estándar puede facilitar la creación de buenas propuestas. [1]
El software permite a los usuarios ensamblar componentes individuales en una estructura de documento. Algunas soluciones ofrecen utiliza una experiencia de 'carrito de compras', donde los vendedores pueden seleccionar qué componentes de contenido incluir en el documento final. Luego, estos componentes se reutilizan (en lugar de copiar y pegar) dentro de un documento o en varios documentos. Las etiquetas de datos y las secciones de contenido inteligente permiten la adaptación automática por nombre de cliente, región o selección de producto. Esto asegura que el contenido sea coherente en todo el conjunto de documentos. [ cita requerida ]
Basado en web
El software como servicio (SaaS) o el software de gestión de propuestas basado en la web requieren que el contenido se importe al sistema. Sin embargo, una vez que se importa el contenido, el software actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan más rápido. El formato HTML permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda, como la búsqueda de texto completo y la derivación. [ cita requerida ]
Sistema empresarial
El software empresarial tiende a ofrecer soluciones más personalizadas destinadas a mejorar la productividad de la empresa y la eficiencia de ventas al proporcionar funcionalidad avanzada, lógica comercial sólida y funcionalidad de soporte. [ cita requerida ]
Referencias
- ^ a b Jonathan London; Martin Lucas (15 de marzo de 2013). Uso de la tecnología para vender: tácticas para aumentar los resultados . Presione. ISBN 978-1-4302-3934-5.
- ^ Cantón, Michael. "Probar suites de automatización de propuestas". EWEEK, 24 de abril de 2006. Web. 16 de agosto de 2012.
- ^ Brusaw, Charles (1976). El manual del escritor de negocios . Nueva York: St. Martin's Press. ISBN 9780312109905.
- ^ a b Sant, Tom (1992). Propuestas comerciales persuasivas: escribir para ganar clientes, clientes y contratos . Nueva York: AMACOM. pag. 132-173. ISBN 978-0-8144-5100-7.
- ^ Jean Wilson Murray (2008). La guía completa para redactar propuestas comerciales eficaces y premiadas: instrucciones paso a paso . Atlantic Publishing Company. pag. 14. ISBN 978-1-60138-234-4.
- ^ Andersen, Kurt. " Por qué es importante la habilitación de ventas - Revista CRM". Revista CRM. Np, 30 de abril de 2012. Web. 04 de marzo de 2013.
- ^ Santucci, Scott. “ ¿Qué es la" habilitación de ventas "y cómo lo definió Forrester? "Forrester.com, 14 de agosto de 2010. Web. 01 de marzo de 2013.