Una solicitud de información ( RFI ) es un proceso comercial común cuyo propósito es recopilar información escrita sobre las capacidades de varios proveedores. [1] Normalmente sigue un formato que se puede utilizar con fines comparativos.
Una RFI se utiliza principalmente para recopilar información que ayude a tomar una decisión sobre qué pasos tomar a continuación. Por lo tanto , las solicitudes de información rara vez son la etapa final y, en cambio, a menudo se utilizan en combinación con la solicitud de propuesta (RFP), la solicitud de licitación (RFT) y la solicitud de cotización (RFQ). Además de recopilar información básica, una RFI se utiliza a menudo como una solicitud enviada a una amplia base de proveedores potenciales con el fin de condicionar las mentes de los proveedores, desarrollar una estrategia, crear una base de datos y prepararse para una RFP, RFT o RFQ. [2]
La disponibilidad omnipresente de Internet ha hecho que muchas agencias gubernamentales recurran a sitios web administrados por el estado o por proveedores que proporcionan listas de solicitudes de información, así como solicitudes de propuestas y solicitudes de presupuesto. Muchos permiten que los proveedores se registren sin cargo para recibir correos electrónicos con solicitudes, ya sea en general o para categorías específicas de productos o servicios por los que hay interés. Todo el proceso puede realizarse en línea y recopila respuestas como documentos escaneados o archivos en formato de documento portátil ( PDF ) cargados en el servidor. O por razones legales, se debe enviar una respuesta en forma impresa y / o en un disco CD / DVD o una unidad flash USB por correo o servicio de entrega. [ cita requerida ]
En la industria de la construcción
Una RFI se utiliza en la industria de la construcción cuando la documentación de construcción de un proyecto carece de la información necesaria para proceder con cualquier ámbito de trabajo determinado. Lo plantea el contratista general que ha sido respondido por el cliente o arquitecto , y distribuido a todas las partes interesadas, generalmente se acepta como un cambio en el alcance del trabajo, a menos que se requiera una aprobación adicional para los costos asociados con el cambio.
Una RFI es una práctica común y aceptada para que un subcontratista o proveedor utilice una RFI para manifestar su inquietud relacionada con la omisión o aplicación incorrecta de un producto y buscar más aclaraciones sobre el uso previsto por el propietario del edificio o su aceptación oficial del producto especificado. . También es aceptable que el subcontratista utilice una RFI para llamar la atención sobre un producto inferior que puede no satisfacer las necesidades del propietario del edificio y utilizar su experiencia para recomendar el producto mejor / correcto.
Las solicitudes de información se rastrearon durante algunos años mediante hojas de cálculo, pero a principios del siglo XXI muchas empresas comenzaron a utilizar varias aplicaciones de gestión de la construcción, incluidas plataformas de gestión de documentos, para gestionar los procesos de solicitud de información [3] y ayudar a los profesionales de la construcción a ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la calidad.
Componentes extendidos
El formato exacto de una RFI variará según la información que se solicite, pero los elementos más comunes que se encuentran en una RFI de la industria de la construcción incluyen: [4]
- Objetivo / Resumen
- Cronología
- Guión gráfico o capturas de pantalla
- Entregables: lo mínimo
- Criterios de evaluación: para cualquier bonificación
- Términos de pago
Referencias
- ^ "¿Cuál es la diferencia entre RFP y RFI?" . Referencia . Consultado el 2 de octubre de 2018 .
- ^ "Condiciones de contratación" . Expertos en negociación . Consultado el 15 de junio de 2017 .
- ^ "La importancia de las RFI's" . Calidad en la Construcción . 6 de octubre de 2015 . Consultado el 19 de diciembre de 2016 .
- ^ "Solicitud de información (RFI) - Glosario" . Cobertura de construcción . 2019-01-15 . Consultado el 19 de febrero de 2019 .