Un grupo de trabajo es, esencialmente, un subgrupo no independiente de un WikiProyecto más grande que cubre una parte definida del alcance del WikiProyecto. Por ejemplo, el grupo de trabajo de historia militar de los Estados Unidos del WikiProyecto de historia militar se ocupa de la historia militar de ese país específico; y el grupo de trabajo de Nintendo de Videojuegos WikiProject cubre un creador de juegos en particular.
La distinción entre un grupo de trabajo y un WikiProyecto es que el grupo de trabajo minimiza los gastos generales burocráticos: depende del proyecto principal para proporcionar gran parte de la infraestructura técnica y de procedimientos. Un grupo de trabajo, por ejemplo, utiliza los procesos de evaluación y revisión por pares del proyecto central en lugar de crear uno propio, lo que le permite concentrarse en escribir y editar.
Un grupo de trabajo generalmente se configura en una subpágina de la página del proyecto principal. En los casos en los que el grupo de trabajo es hijo de dos proyectos (en otras palabras, cuando su alcance es la intersección del de sus dos padres), la subpágina se puede colocar arbitrariamente debajo de cualquiera de los proyectos y se puede crear una redirección a partir de la subpágina equivalente en la otra; véase, por ejemplo, el grupo de trabajo de historia militar de Corea , dirigido conjuntamente por Military history y Korea WikiProjects. La página del grupo de trabajo puede tomar cualquier forma, pero debe construirse inicialmente con un mínimo de trámites burocráticos. Los proyectos con un gran número de grupos de trabajo a menudo adoptarán un diseño más o menos estándar para todos ellos, quizás incluyendo características técnicas comunes; por ejemplo, cada uno de los grupos de trabajo del WikiProyecto de historia militartiene una plantilla estandarizada para listar tareas abiertas.
Los grupos de trabajo generalmente no tendrán sus propios banners de páginas de discusión; en su lugar, se integran directamente en el banner del proyecto principal a través de un parámetro opcional. Por ejemplo, {{ WPMILHIST }} incluye una gran cantidad de parámetros del grupo de trabajo. Es posible utilizar esta integración para generar automáticamente datos de evaluación para un grupo de trabajo en función de las evaluaciones ingresadas para el proyecto principal; esto asegura que los grupos de trabajo no necesiten realizar evaluaciones de forma independiente.
Los grupos de trabajo son principalmente una construcción social, pero cada uno suele tener los siguientes elementos asociados.
Un grupo de trabajo generalmente se configura en una subpágina de la página del proyecto principal. En los casos en los que el grupo de trabajo es hijo de dos proyectos (en otras palabras, cuando su alcance es la intersección del de sus dos padres), la subpágina se puede colocar arbitrariamente debajo de cualquiera de los proyectos y se puede crear una redirección a partir de la subpágina equivalente en la otra; véase, por ejemplo, el grupo de trabajo de historia militar de Corea , dirigido conjuntamente por Military history y Korea WikiProjects. La página del grupo de trabajo puede tomar cualquier forma, pero debe construirse inicialmente con un mínimo de trámites burocráticos. Los proyectos con un gran número de grupos de trabajo a menudo adoptarán un diseño más o menos estándar para todos ellos, quizás incluyendo características técnicas comunes; por ejemplo, cada uno de los grupos de trabajo del WikiProyecto de historia militartiene una plantilla estandarizada para listar tareas abiertas.