Un sistema de gestión de flujo de trabajo ( WfMS o WFMS ) proporciona una infraestructura para la configuración, el rendimiento y la supervisión de una secuencia definida de tareas, organizadas como una aplicación de flujo de trabajo .
La base teórica subyacente de la gestión del flujo de trabajo es el concepto matemático de una red de Petri . [4]
Cada uno de los modelos de flujo de trabajo tiene tareas (nodos) y dependencias entre los nodos. Las tareas se activan cuando se cumplen las condiciones de dependencia.
WfMS permite al usuario definir diferentes flujos de trabajo para diferentes tipos de trabajos o procesos. Por ejemplo, en un entorno de fabricación, un documento de diseño podría enrutarse automáticamente del diseñador a un director técnico y al ingeniero de producción. En cada etapa del flujo de trabajo, un individuo o grupo es responsable de una tarea específica. Una vez que se completa la tarea, WfMS se asegura de que las personas responsables de la siguiente tarea sean notificadas y reciban los datos que necesitan para ejecutar su etapa del proceso.
Los flujos de trabajo también pueden tener dependencias más complejas; por ejemplo, si un documento se va a traducir a varios idiomas, un administrador de traducción podría seleccionar los idiomas y cada selección se activará como un formulario de orden de trabajo para un traductor diferente. Solo cuando todos los traductores hayan completado sus respectivas tareas, se activará la siguiente tarea del proceso. Es la gestión de procesos desde el nivel superior al nivel inferior.
WfMS también automatiza las tareas redundantes y garantiza el seguimiento de las tareas no completadas. Un estándar clave que se ocupa de las tareas humanas en los flujos de trabajo es el estándar WS-BPEL4People del Organismo de Estándares OASIS.