Una copia certificada es una copia (a menudo una fotocopia ) de un documento principal que tiene un endoso o certificado de que es una copia fiel del documento principal. No certifica que el documento principal sea genuino, solo que es una copia fiel del documento principal.
Una copia certificada se utiliza a menudo en los países de common law de habla inglesa como una forma conveniente de proporcionar una copia de los documentos. Por lo general, es económico de obtener. Es posible que se requiera una copia certificada para fines oficiales gubernamentales o judiciales y para fines comerciales. Evita que el titular de documentos importantes (especialmente documentos de identidad ) renuncie a la posesión de aquellos documentos que puedan suponer un riesgo de pérdida o daño.
Tiene algunas similitudes con una copia notariada, que es un formulario que se utiliza en algunos países y, en particular, en algunos estados de EE. UU. Una copia notariada está firmada por un notario público (que no debe confundirse con un notario en un país de derecho civil ).
La copia certificada está firmada por una persona designada por la persona o agencia que la solicita. Por lo general, se hace referencia a la persona como una persona autorizada. La persona autorizada a firmar el certificado variará entre países. A veces, una persona está autorizada por la legislación para hacerlo (por ejemplo, un secretario judicial , un abogado o un notario público ), pero no siempre es así. En algunos países, por ejemplo, el Reino Unido y Sudáfrica, los documentos de identidad también pueden ser certificados por personal autorizado de la oficina de correos. [1]
Una copia de un documento principal que se utilizará internacionalmente puede tener que ser una copia notariada en lugar de una copia certificada. Una copia notariada puede ser más costosa de obtener. Una copia de un documento que se utilizará internacionalmente también puede tener que cumplir con reglas especiales: el Convenio de La Haya que suprime el requisito de legalización de documentos públicos extranjeros .
Si el documento principal debe traducirse, generalmente se requiere un certificado adicional. Por ejemplo, un certificado de nacimiento en ruso se utilizará en un país de habla inglesa. Por lo general, el documento debe traducirse de manera profesional y tener el certificado de precisión del profesional adjunto a la traducción junto con una copia del documento principal. Luego, se fotocopia el documento principal, la traducción y el certificado de veracidad en forma de copia certificada. En el caso de un certificado de nacimiento en inglés para ser utilizado en Rusia, es posible que se requiera una copia notariada.
En Australia
En Australia, las copias certificadas son únicamente la creación de una práctica administrativa. No existe una legislación específica a nivel federal, estatal o territorial.
Las copias certificadas se han utilizado durante mucho tiempo para dar un barniz de autenticidad a una fotocopia de un documento principal. En la práctica, son muy fáciles de obtener casi sin costo más que la fotocopia, y se utilizan en una amplia gama de situaciones, especialmente con documentos de identidad.
En la práctica, y simplemente por conveniencia, una copia puede normalmente ser certificada por una persona que pueda ser testigo de una declaración legal en virtud de la legislación federal sobre declaraciones legales . Las categorías de personas se enumeran en el Anexo 2 del Reglamento de Declaraciones Estatutarias de 1993 (Cth). [2] El Anexo 2 establece que los quiroprácticos, dentistas, abogados, médicos, enfermeras, optometristas, abogados de patentes, farmacéuticos, fisioterapeutas, psicólogos, abogados de marcas comerciales y cirujanos veterinarios pueden certificar copias. La Parte 2 del Programa enumera varias otras profesiones y puestos, cuyos miembros u ocupantes también pueden certificar copias (por ejemplo, jueces, oficiales de policía y miembros del parlamento).
Un certificado típico endosado en la fotocopia, a menudo mecanografiado o sellado, excepto por la firma:
COPIA VERDADERA CERTIFICADA DEL ORIGINAL
Certifico que esta es una copia fiel del documento original.
Firmado: Fechado: Autoridad para firmar: Número de teléfono:
Las copias certificadas pueden ser bastante básicas en Australia debido a la falta de legislación. A menudo, la persona o la agencia que lo solicita requiere más detalles. A veces, la persona o agencia se comunicará con la persona que certifica la copia para limitar la posibilidad de una copia fraudulenta.
En algunos Estados y Territorios, las comisarías de policía y las bibliotecas tienen arreglos para permitir que los documentos sean certificados o testificados por un juez de paz . Este servicio es gratuito.
En Botswana
Las fotocopias pueden certificarse gratuitamente en una comisaría. Las copias certificadas, por ejemplo, de la tarjeta de identidad del estado " Omang ", se utilizan ampliamente y, a menudo, se requieren para las solicitudes de empleo, etc.
En India
En la India, en virtud de la sección 2 (j) (ii) de la Ley de derecho a la información de 2005, el Oficial de Información Pública (PIO) está obligado obligatoriamente a proporcionar al apelante "Copias certificadas de documentos o registros". En tal caso , el PIO solo certifica que las copias de documentos o registros son copias verdaderas de las que se encuentran en una página 'X' de un archivo 'X' de la Autoridad Pública, independientemente de su fuente original.
En Sri Lanka
En Sri Lanka, un abogado , un notario público o un juez de paz pueden certificar una copia certificada o una copia fiel de un documento original .
En los Estados Unidos
A excepción de los notarios públicos en algunos estados, no hay funcionarios en los EE. UU. Que estén autorizados a hacer copias certificadas de cualquier tipo de documento que se les presente. Si uno se encuentra en un estado donde los notarios públicos no están autorizados a realizar copias certificadas, debe tratar con la entidad que emitió el documento original para obtener una copia certificada.
Copiar la certificación de los notarios de EE. UU.
Algunos estados de los Estados Unidos permiten que los notarios públicos certifiquen copias; las leyes o los funcionarios que regulan a los notarios deben ser consultados para más detalles. En 2005, el Departamento de Estado de EE. UU. Compiló una tabla que resume las leyes y regulaciones estatales. [3] En la tabla siguiente, se han omitido las notas de la tabla del Departamento de Estado para los estados que no autorizan a los notarios a certificar copias.
Estado de EE. UU. | ¿Se permite la certificación de copias verdaderas? | Notas |
---|---|---|
Alabama | sí | Registrar solo páginas [4] |
Alaska | No | |
Samoa Americana | ||
Arizona | sí | |
Arkansas | sí | |
California | sí | Solo poderes y páginas de diario notarial. |
Colorado | sí | Solo con una solicitud por escrito firmada que indique que la copia certificada no está disponible del oficial de ningún registrador de documentos públicos u otro custodio de documentos en el estado. |
Connecticut | Sí [5] | |
Delaware | sí | |
Distrito de Columbia | sí | |
Florida | sí | Solo con fotocopias supervisadas. Un notario puede supervisar la realización de una fotocopia de un documento original y dar fe de la veracidad de la copia. FSA § 117.05 (15). Un notario no puede dar fe de la veracidad de una fotocopia; solo se pueden certificar fotocopias de documentos originales en cuanto a la veracidad FSA §117.05 (15) (a). Un notario no puede dar fe de la veracidad de una fotocopia de un registro público si otro funcionario público puede hacer una copia. FSA §117.05 (15) a. Esta restricción no se aplica a los notarios de derecho civil de Florida (que están sujetos a FS 118). |
Georgia | sí | Solo con fotocopias supervisadas. |
Guam | sí | |
Hawai | sí | Solo protestas y páginas de diario notarial. |
Idaho | sí | |
Illinois | No | |
Iowa | sí | |
Kansas | sí | |
Kentucky | sí | Solo protestas. |
Luisiana | sí | La. RS 35: 2 § 2 (C) "Todo notario público calificado está autorizado para certificar copias verdaderas de cualquier acto auténtico o cualquier instrumento bajo firma privada en lo sucesivo o hasta ahora pasado ante él o reconocido ante él, y para hacer y certificar copias, por cualquier método, de cualquier certificado, investigación, resolución, reconocimiento u otro documento anexado al original de cualquier acta auténtica ante él, y podrá certificar tales copias como copias fieles del documento original adjunto al original ante él ". [6] |
Maine | No | |
Maryland | sí | Solo registre páginas. |
Massachusetts | sí | Los notarios no pueden certificar copias de documentos públicos. |
Michigan | No | |
Minnesota | sí | |
Misisipí | No | |
Misuri | sí | |
Montana | sí | Solo registros emitidos o archivados en el trabajo. |
Nebraska | No | |
Nevada | sí | Documentos no registrados públicamente, como documentos de nacimiento, defunción o divorcio [7] |
New Hampshire | sí | Según el Estatuto Revisado de New Hampshire 456 B: 1 "Acto notarial" significa cualquier acto que un notario público está autorizado a realizar, e incluye tomar un reconocimiento, administrar un juramento o afirmación, tomar una verificación mediante juramento o afirmación, presenciar o dar fe de una firma. , certificando o atestiguando una copia , y señalando una protesta de un título negociable. |
New Jersey | No | |
Nuevo Mexico | sí | |
Nueva York | No | |
Carolina del Norte | No | |
Islas Marianas del Norte | ||
Ohio | No | |
Oklahoma | sí | |
Oregón | sí | Los notarios no pueden certificar copias de documentos públicos, especialmente estadísticas vitales. Existe una regulación de la División de Registros de Salud que prohíbe específicamente copiar sus registros. La prohibición no está en la ley del notario, sino en la ley del custodio de registros. Oregon permitiría una declaración jurada que acredite una copia fiel del portador, pero el notario debe alentar al portador a obtener la copia auténtica certificada del custodio del registro. |
Pensilvania | sí | |
Puerto Rico | ||
Rhode Island | No | |
Carolina del Sur | No | |
Dakota del Sur | No | |
Tennesse | No | |
Texas | sí | Un notario no puede notarizar una copia auténtica certificada de un documento registrable. Los certificados de nacimiento y las licencias de matrimonio son documentos registrables. Un documento registrable es aquel que se registra con algún tipo de entidad, ya sea la Oficina del Secretario de Estado, un tribunal de justicia, un secretario del condado o la Oficina de Estadísticas Vitales. Se pueden obtener copias certificadas poniéndose en contacto con dichas entidades. Un documento no registrable es aquel que no ha sido ni será registrado con ningún tipo de entidad. Por ejemplo, una carta no se registra con nadie, pero hay ocasiones en que el remitente de la carta desea obtener una copia certificada de esa carta para su archivo. |
Utah | sí | Solo si aparece el custodio del original. |
Vermont | No [8] | El cambio de ley de 2017 elimina la autoridad a partir del 1 de julio de 2019. |
Islas Virgenes | ||
Virginia | sí | Los notarios de Virginia no están autorizados a certificar copias verdaderas de certificados de nacimiento, defunción o matrimonio. Solo la División de Registros Vitales / Estadísticas puede realizar dicha certificación. |
Washington | sí | |
Virginia del Oeste | sí | |
Wisconsin | sí | Los notarios de Wisconsin tienen prohibido certificar copias de registros vitales, incluidos certificados de nacimiento, defunción, divorcio, anulación y matrimonio [9] |
Wyoming | No |
Los notarios de muchos estados mantienen diarios de todos sus actos notariales. La tabla muestra que en algunos estados los notarios pueden hacer copias certificadas de sus revistas, pero no pueden hacer ningún otro tipo de copias certificadas.
Copias notariales de identificación en estados no certificadores
En los casos en que un banco, agencia gubernamental o consulado extranjero requiera una "copia notariada de una identificación con fotografía " y el estado prohíba a los notarios hacer copias certificadas, muchas de estas agencias aceptarán una copia con un formulario de declaración jurada del titular de la identificación con fotografía que acredite su autenticidad, que luego se certifica ante notario. Por lo tanto, todo lo que hace el notario es tomar y firmar una declaración jurada y no certificar una copia. El siguiente ejemplo es aceptable
ESTADO DE MINNESOTA CONDADO DE HENNEPIN
Yo, William T. Pavlik, habiendo jurado debidamente, declaro y digo: Que el instrumento adjunto de una factura y declaración de servicios públicos de CenterPoint Energy es una copia verdadera, exacta e inalterada del original válido que se me envió por correo postal de los EE. UU. Y que Presenté el original del instrumento ilustrado arriba al notario público abajo firmante como prueba satisfactoria de mi identidad.
X______________________________
William T. Pavlik
Jurado antes de este ______ día de _______________ de 20____,
__________________________________ (Notario público)
Referencias
- ^ "Servicio de certificación de documentos | Oficina de correos" . www.postoffice.co.uk .
- ^ Gobierno de la Commonwealth de Australia, Reglamentos de declaraciones estatutarias 1993 . Disponible en [1]
- ^ Departamento de Estado de Estados Unidos. (2005). Manual de Asuntos Exteriores Volumen 7 - Asuntos consulares. Disponible a partir de 7 Certificación FAM 860 de copias verdaderas de documentos
- ↑ Ala. Code 36-20-5 (2) faculta a los notarios a "Tomar el reconocimiento o prueba de los instrumentos de escritura relacionados con el comercio o la navegación y certificar los mismos y todos los demás actos oficiales bajo su sello de oficio".
- ^ Un acto relativo a la definición de "acto notarial" (Ley Pública Nº 12-29). (2012). Asamblea General de Connecticut.
- ^ [2] La. RS 35: 2 § 2 (C)
- ↑ Nevada Rev. Statutes §240.075 (Legislatura de Nevada de 2009, consultado el 17 de enero de 2012).
- ^ Asamblea General de Vermont. (2017). Estatutos de Vermont anotados, Título 26: Profesiones y ocupaciones, Capítulo 103: Notarios públicos.
- ^ "Tutorial de notario WI DFI: poderes y responsabilidades" . www.wdfi.org . Departamento de Instituciones Financieras de Wisconsin . Consultado el 10 de enero de 2020 .