Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) es un sistema que se utiliza para recibir, rastrear, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales dichos sistemas se basan en programas informáticos. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido . A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y está relacionado con la gestión de activos digitales , imágenes de documentos , sistemas de flujo de trabajo y sistemas de gestión de registros .
A partir de la década de 1980, varios proveedores comenzaron a desarrollar sistemas de software para administrar documentos en papel. Estos sistemas trataban con documentos en papel , que incluían no solo documentos impresos y publicados, sino también fotografías , grabados, etc.
Los desarrolladores posteriores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos , es decir, todos esos documentos o archivos creados en computadoras y, a menudo, almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios . Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propietarios o una cantidad limitada de formatos de archivo . Muchos de estos sistemas más tarde [ ¿cuándo? ] se hicieron conocidos como sistemas de imágenes de documentos porque se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imágenes.. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían administrar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron para abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración , seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría .
Estos sistemas permitieron a una organización capturar faxes y formularios, guardar copias de los documentos como imágenes y almacenar los archivos de imagen en el repositorio por seguridad y recuperación rápida (la recuperación fue posible porque el sistema manejó la extracción del texto del documento). en el proceso de captura, y la función de indización de texto proporcionó capacidades de recuperación de texto ).
Mientras que muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de administración de documentos basados en web están comenzando a almacenar contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de documentos basados en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. [1] El contenido se captura mediante el uso de editores basados en navegador o la importación y conversión de contenido no HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más simple, ya que la mayoría de los motores de búsqueda manejan HTML de forma nativa. Se requieren DMS sin un formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea un poco más complicado.
Las capacidades de búsqueda, incluidas las consultas booleanas , el análisis de conglomerados y la derivación [2] , se han convertido en componentes críticos de DMS a medida que los usuarios se acostumbran a las búsquedas en Internet y dedican menos tiempo a organizar su contenido.