La automatización de documentos (también conocida como ensamblaje de documentos o gestión de documentos ) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos . Estos incluyen sistemas basados en lógica que usan segmentos de texto y/o datos preexistentes para ensamblar un nuevo documento. Este proceso se usa cada vez más en ciertas industrias para ensamblar documentos legales, contratos y cartas. Los sistemas de automatización de documentos también se pueden utilizar para automatizar todo el texto condicional, el texto variable y los datos contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas minimizar la entrada de datos, reducir el tiempo dedicado a la revisión y reducir los riesgos asociados con el error humano . Los beneficios adicionales incluyen: ahorros financieros y de tiempo debido a la disminución del manejo del papel, la carga de documentos, el almacenamiento, la distribución, el franqueo/envío, los faxes, el teléfono, la mano de obra y los desechos.
Las funciones básicas consisten en reemplazar el engorroso llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados en plantillas donde el usuario responde preguntas de entrevistas basadas en software o pantallas de ingreso de datos. La información recopilada luego completa el documento para formar un buen primer borrador. [1] Los sistemas de automatización de documentos más avanzados de la actualidad permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica) sin necesidad de programación.
Si bien el software de automatización de documentos se usa principalmente en las industrias legal , de servicios financieros y de gestión de riesgos , se puede usar en cualquier industria que cree documentos basados en transacciones. Un buen ejemplo de cómo se puede utilizar el software de automatización de documentos es con los documentos de hipotecas comerciales . Una transacción hipotecaria comercial típica puede incluir varios documentos, entre ellos:
Algunos de estos documentos pueden contener entre 80 y 100 páginas, con cientos de párrafos y elementos de datos opcionales. El software de automatización de documentos tiene la capacidad de completar automáticamente las variables correctas del documento en función de los datos de la transacción. Además, algunos software de automatización de documentos tienen la capacidad de crear un conjunto de documentos donde todos los documentos relacionados se encapsulan en un solo archivo, lo que hace que las actualizaciones y la colaboración sean fáciles y rápidas.
Las aplicaciones de software más simples que son más fáciles de aprender también se pueden utilizar para automatizar la preparación de documentos, sin una complejidad indebida. Por ejemplo, Pathagoras se presenta como un sistema de ensamblaje de documentos de 'texto sin formato, sin campos permitidos'. Los administradores del portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto de uso frecuente, organizarlos en grupos lógicos y luego acceder rápidamente a ellos para pegarlos en los documentos finales.