El sistema electrónico de gestión de documentos y registros ( EDRMS ) es un tipo de sistema de gestión de contenido y se refiere a las tecnologías combinadas de gestión de documentos y sistemas de gestión de registros como un sistema integrado.
Las organizaciones utilizan la gestión electrónica de documentos y registros para gestionar documentos y registros a lo largo del ciclo de vida del documento , desde su creación hasta su destrucción.
Por lo general, los sistemas consideran que un documento o archivo es un trabajo en progreso hasta que se somete a revisión, aprobación, bloqueo y (potencialmente) publicación, donde esperará para ser utilizado. La versión del formulario que se guarda con el contenido del usuario se convertirá en un registro formal dentro de la organización .
Una vez que un documento alcanza el estado de registro, la organización puede aplicar las mejores prácticas o políticas de retención legalmente impuestas que establecen cómo progresará la segunda mitad del ciclo de vida del registro . Por lo general, esto implica retención (y protección contra cambios), hasta que ocurren algunos eventos relacionados con el registro y que desencadenan el cronograma de disposición final que se aplicará al registro. Eventualmente, típicamente en un tiempo establecido después de estos eventos, el registro sufre destrucción .
Una variedad de proveedores de software ofrecen estos sistemas a nivel empresarial (es decir, destinados a administrar todos los documentos y registros dentro de una empresa).
Estos proveedores históricamente han proporcionado sistemas de gestión de documentos electrónicos y han adquirido empresas de sistemas de gestión de registros más pequeñas. La fluidez de la integración y la intención original del componente de administración de registros para administrar registros electrónicos generalmente establece la complejidad de la implementación y, potencialmente, del uso del sistema final.