Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) es un sistema que se utiliza para recibir, rastrear, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales dichos sistemas se basan en programas informáticos. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido . A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales , la creación de imágenes de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .
Historia [ editar ]
A partir de la década de 1980, varios proveedores comenzaron a desarrollar sistemas de software para administrar documentos en papel. Estos sistemas trataban con documentos en papel , que incluían no solo documentos impresos y publicados, sino también fotografías , grabados, etc.
Los desarrolladores posteriores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos , es decir, todos esos documentos o archivos, creados en computadoras y, a menudo, almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios . Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos patentados o un número limitado de formatos de archivo . Muchos de estos sistemas más tarde [ ¿cuándo? ] se conocieron como sistemas de imágenes de documentos , porque se centraban en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de formatos de archivos de imágenes.. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron para abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración , seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría .
Estos sistemas permitieron a una organización capturar faxes y formularios, guardar copias de los documentos como imágenes y almacenar los archivos de imagen en el repositorio para mayor seguridad y recuperación rápida (la recuperación fue posible porque el sistema manejó la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de indexación de texto proporcionó capacidades de recuperación de texto ).
Si bien muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de administración de documentos basados en la web están comenzando a almacenar contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de políticas [1] requieren que el contenido se importe al sistema. Sin embargo, una vez que se importa el contenido, el software actúa como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan más rápido. El formato HTML permite una mejor aplicación de las capacidades de búsqueda, como la búsqueda de texto completo y la derivación. [2]
Componentes [ editar ]
Los sistemas de administración de documentos comúnmente brindan almacenamiento, control de versiones, metadatos, seguridad, así como capacidades de indexación y recuperación. Aquí hay una descripción de estos componentes:
| Tema | Descripción |
|---|---|
| Metadatos | Los metadatos generalmente se almacenan para cada documento. Los metadatos pueden incluir, por ejemplo, la fecha en que se almacenará el documento y la identidad del usuario que lo almacena. El DMS también puede extraer metadatos del documento automáticamente o solicitar al usuario que agregue metadatos. Algunos sistemas también utilizan el reconocimiento óptico de caracteres en imágenes escaneadas o realizan la extracción de texto en documentos electrónicos. El texto extraído resultante se puede utilizar para ayudar a los usuarios a localizar documentos identificando palabras clave probables o proporcionando la capacidad de búsqueda de texto completo, o puede utilizarse por sí solo. El texto extraído también puede almacenarse como un componente de metadatos, almacenarse con el documento o por separado del documento como fuente para buscar colecciones de documentos. [3] |
| Integración | Muchos sistemas de gestión de documentos intentan proporcionar la funcionalidad de gestión de documentos directamente a otras aplicaciones, de modo que los usuarios puedan recuperar documentos existentes directamente del repositorio del sistema de gestión de documentos, realizar cambios y guardar el documento modificado en el repositorio como una nueva versión, todo sin salir. la aplicación. Dicha integración está comúnmente disponible para una variedad de herramientas de software, como la administración de flujo de trabajo y los sistemas de administración de contenido , generalmente a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API) que utiliza estándares abiertos como ODMA , LDAP , WebDAV y servicios web SOAP o RESTful . [4][5] |
| Capturar | La captura implica principalmente aceptar y procesar imágenes de documentos en papel de escáneres o impresoras multifunción . El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utiliza a menudo, ya sea integrado en el hardware o como software independiente, para convertir imágenes digitales en texto legible por máquina. El software de reconocimiento óptico de marcas (OMR) se utiliza a veces para extraer valores de casillas de verificación o burbujas. La captura también puede implicar la aceptación de documentos electrónicos y otros archivos informáticos. [6] |
| Validación de datos | Las reglas de validación de datos pueden buscar fallas en los documentos, firmas faltantes, nombres mal escritos y otros problemas, recomendando opciones de corrección en tiempo real antes de importar datos al DMS. También se puede aplicar un procesamiento adicional en forma de armonización y cambios de formato de datos como parte de la validación de datos. [7] [8] |
| Indexación | La indexación rastrea documentos electrónicos. La indexación puede ser tan simple como realizar un seguimiento de los identificadores únicos de documentos; pero a menudo toma una forma más compleja, proporcionando clasificación a través de los metadatos de los documentos o incluso a través de índices de palabras extraídos del contenido de los documentos. La indexación existe principalmente para respaldar la consulta y recuperación de información. Un área de importancia crítica para la recuperación rápida es la creación de un esquema o topología de índice . [9] |
| Almacenamiento | Almacene documentos electrónicos. El almacenamiento de los documentos a menudo incluye la gestión de esos mismos documentos; dónde se almacenan, durante cuánto tiempo, migración de los documentos de un medio de almacenamiento a otro ( gestión de almacenamiento jerárquico ) y eventual destrucción de documentos. |
| Recuperación | Recupere los documentos electrónicos del almacenamiento. Aunque la noción de recuperar un documento en particular es simple, la recuperación en el contexto electrónico puede ser bastante compleja y poderosa. Se puede respaldar la recuperación simple de documentos individuales permitiendo al usuario especificar el identificador único del documento y haciendo que el sistema use el índice básico (o una consulta no indexada en su almacén de datos) para recuperar el documento. [9] La recuperación más flexible permite al usuario especificar términos de búsqueda parciales que involucran el identificador del documento y / o partes de los metadatos esperados. Normalmente, esto devolvería una lista de documentos que coinciden con los términos de búsqueda del usuario. Algunos sistemas brindan la capacidad de especificar una expresión booleanaque contiene varias palabras clave o frases de ejemplo que se espera que existan dentro del contenido de los documentos. La recuperación de este tipo de consulta puede estar respaldada por índices construidos previamente, [9] o puede realizar búsquedas más largas a través del contenido de los documentos para devolver una lista de los documentos potencialmente relevantes. Consulte también Recuperación de documentos . |
| Distribución | Un documento listo para su distribución debe tener un formato que no se pueda modificar fácilmente. Por lo general, nunca se utiliza una copia maestra original del documento para su distribución; más bien, es más común un enlace electrónico al documento en sí. Si un documento se va a distribuir electrónicamente en un entorno regulatorio, entonces se deben cumplir criterios adicionales, incluidas garantías de trazabilidad y control de versiones, incluso en otros sistemas. [10] Este enfoque se aplica a ambos sistemas mediante los cuales el documento debe intercambiarse, si la integridad del documento es imperativa. |
| Seguridad | La seguridad de los documentos es vital en muchas aplicaciones de gestión de documentos. Los requisitos de cumplimiento para ciertos documentos pueden ser bastante complejos según el tipo de documentos. Por ejemplo, en los Estados Unidos , normas como ISO 9001 e ISO 13485 , así como las regulaciones de la Administración de Drogas y Alimentos de los Estados Unidos , dictan cómo se debe abordar el proceso de control de documentos. [11] Los sistemas de gestión de documentos pueden tener un módulo de gestión de derechos que permite a un administrador dar acceso a documentos basados en el tipo solo a determinadas personas o grupos de personas. El marcado del documento en el momento de la impresión o la creación de un PDF es un elemento esencial para evitar la alteración o el uso no intencionado. |
| Flujo de trabajo | El flujo de trabajo es un proceso complejo y algunos sistemas de gestión de documentos tienen un módulo de flujo de trabajo incorporado [12] o pueden integrarse con herramientas de gestión de flujo de trabajo. [5]Existen diferentes tipos de flujo de trabajo. El uso depende del entorno en el que se aplica el sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS). El flujo de trabajo manual requiere que un usuario vea el documento y decida a quién enviarlo. El flujo de trabajo basado en reglas permite a un administrador crear una regla que dicta el flujo del documento a través de una organización: por ejemplo, una factura pasa por un proceso de aprobación y luego se envía al departamento de cuentas por pagar. Las reglas dinámicas permiten la creación de ramas en un proceso de flujo de trabajo. Un ejemplo simple sería ingresar un monto de factura y si el monto es menor que cierto monto establecido, sigue diferentes rutas a través de la organización. Los mecanismos de flujo de trabajo avanzados pueden manipular el contenido o señalar procesos externos mientras estas reglas están vigentes. |
| Colaboración | La colaboración debería ser inherente a un EDMS. En su forma básica, el EDMS colaborativo debería permitir que un usuario autorizado recupere y trabaje en los documentos. Se debe bloquear el acceso a otros usuarios mientras se trabaja en el documento. Otras formas avanzadas de colaboración actúan en tiempo real, lo que permite a varios usuarios ver y modificar (o marcar) documentos al mismo tiempo. El documento resultante es completo e incluye todas las adiciones de los usuarios. La colaboración dentro de los sistemas de gestión de documentos significa que se registran las diversas marcas de cada usuario individual durante la sesión de colaboración, lo que permite supervisar el historial del documento. [13] |
| Control de versiones | El control de versiones es un proceso mediante el cual los documentos se registran dentro o fuera del sistema de gestión de documentos, lo que permite a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar trabajando desde un punto seleccionado. El control de versiones es útil para documentos que cambian con el tiempo y requieren actualización, pero puede ser necesario volver a una copia anterior o hacer referencia a ella. [13] |
| buscando | La búsqueda encuentra documentos y carpetas utilizando atributos de plantilla o búsqueda de texto completo. Los documentos se pueden buscar utilizando varios atributos y contenido del documento. |
| Búsqueda federada | Esto se refiere a la capacidad de ampliar las capacidades de búsqueda para extraer resultados de múltiples fuentes o de múltiples DMS dentro de una empresa. [14] |
| Publicación | La publicación de un documento implica los procedimientos de corrección de pruebas , revisión por pares o pública, autorización, impresión y aprobación, etc. Esos pasos garantizan la prudencia y el pensamiento lógico. Cualquier manejo descuidado puede resultar en la inexactitud del documento y por lo tanto engañar o molestar a sus usuarios y lectores. En las industrias reguladas por ley, algunos de los trámites deben completarse según lo evidencian sus correspondientes firmas y la (s) fecha (s) en que se firmó el documento. Consulte las divisiones ISO de ICS 01.140.40 y 35.240.30 para obtener más información. [15] [16] El documento publicado debe estar en un formato que no se altere fácilmente sin un conocimiento o herramientas específicas y, sin embargo, es de solo lectura o portátil. [17] |
| Reproducción en papel | La reproducción de documentos / imágenes a menudo es necesaria dentro de un sistema de gestión de documentos, y se deben considerar sus dispositivos de salida compatibles y sus capacidades de reproducción. [18] |
Estandarización [ editar ]
Muchas asociaciones de la industria publican sus propias listas de estándares de control de documentos particulares que se utilizan en su campo particular. A continuación se muestra una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. [19] [20] La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. [21]
- Información y documentación ISO 2709 - Formato para el intercambio de información
- Información y documentación ISO 15836 : el conjunto de elementos de metadatos Dublin Core
- ISO 15489 Información y documentación - Gestión de registros
- ISO 21127 Información y documentación: una ontología de referencia para el intercambio de información sobre el patrimonio cultural
- ISO 23950 Información y documentación - Recuperación de información (Z39.50) - Definición de servicio de aplicación y especificación de protocolo
- ISO 10244 Gestión de documentos: análisis y líneas de base de procesos de negocio
- Gestión de documentos ISO 32000 : formato de documento portátil
- Especificación ISO / IEC_27001 para un sistema de gestión de seguridad de la información
Control de documentos [ editar ]
Las regulaciones gubernamentales requieren que las empresas que trabajan en determinadas industrias controlen sus documentos. Estas industrias incluyen contabilidad (por ejemplo: octava directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en los EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de sangre, células y productos tisulares (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). [22] Algunas industrias trabajan bajo requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que retienen para fines de privacidad, garantía u otros propósitos altamente regulados. Los ejemplos incluyen información médica protegida(PHI) según lo requiera la HIPAA o los documentos del proyecto de construcción requeridos para los períodos de garantía. Un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información de la organización durante períodos de mediano a largo plazo. [23]
Los documentos almacenados en un sistema de gestión de documentos, como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas, proporcionan evidencia de documentos bajo control. El incumplimiento puede ocasionar multas, la pérdida de negocios o daños a la reputación de una empresa.
Los siguientes son aspectos importantes del control de documentos:
- revisar y aprobar documentos antes de su publicación
- revisiones y aprobaciones
- Asegurar que los cambios y revisiones estén claramente identificados.
- asegurarse de que las versiones relevantes de los documentos aplicables estén disponibles en sus "puntos de uso"
- garantizar que los documentos sigan siendo legibles e identificables
- Asegurar que los documentos externos (como documentos proporcionados por el cliente o manuales del proveedor) estén identificados y controlados.
- prevenir el uso "no intencionado" de documentos obsoletos
DM integrado [ editar ]
La gestión de documentos integrada comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar, entregar y eliminar 'documentos' en una empresa. En este contexto, los 'documentos' son cualquiera de una miríada de activos de información que incluyen imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y videos.
Software de gestión de documentos [ editar ]
Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, derrochador. El software de gestión de documentos no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, realizar un seguimiento y editar la información almacenada. El software de gestión de documentos es un gabinete electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos digitales y en papel. [24] El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel con archivos digitales y almacenarlos en un solo centro después de que se escanean y se importan los formatos digitales . [25] Uno de los beneficios más importantes de la gestión de documentos digitales es un entorno "a prueba de fallos" para proteger todos los documentos.y datos. [26]
Ver también [ editar ]
- Tecnología de colaboración en la construcción
- Gestión de comunicaciones con el cliente
- Proliferación de datos
- Automatización de documentos
- Documentación
- Gestión de contenido empresarial
- Repositorio de información
- Ciencias de la Información
- Documento inteligente
- Base de conocimientos
- Conocimiento administrativo
- La ciencia de la biblioteca
- Manejo de datos de producto
- Control de revisión
- Gestión de fragmentos
- Taxonomía (general)
- Sistema de gestión de datos técnicos
- Documentación técnica
Referencias [ editar ]
- ^ Sistema de gestión de políticas Archivado el 29 de octubre de 2011 en Wayback Machine.
- ↑ Stemming: Facilitando la búsqueda Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
- ^ Parsons, M. (2004). Gestión eficaz del conocimiento para despachos de abogados . Prensa de la Universidad de Oxford. pag. 234. ISBN 9780195169683. Consultado el 19 de mayo de 2018 .
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Las reglas de validación de datos deben integrarse en el formulario en sí, en lugar de lograrse en un entorno de posprocesamiento.
Esto proporciona al uso una experiencia interactiva en tiempo real.
A menudo, la validación de datos requiere una búsqueda en la base de datos.
Las reglas deben permitir esta consulta a la base de datos, proporcionando al usuario opciones en tiempo real basadas en los resultados de la consulta.
- ^ Morley, D .; Parker, CS (2014). Comprensión de las computadoras: hoy y mañana, integral . Aprendizaje Cengage. pag. 558–559. ISBN 9781285767277. Consultado el 19 de mayo de 2018 .
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A nivel organizacional, un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) es una forma de determinar en términos generales qué sistemas de información debería tener una organización a mediano y largo plazo (típicamente alrededor de tres a cinco años [...]).
- ^ "Sistemas de gestión de documentos - una guía del comprador" . Archivado desde el original el 10 de enero de 2017 . Consultado el 10 de enero de 2017 .
- ^ Chaouni, Mamoun (5 de febrero de 2015). "7 poderosas ventajas de utilizar un sistema de gestión de documentos" Archivado el 10 de enero de 2017 en Wayback Machine.
- ^ ash-converssions (13 de febrero de 2020). "Beneficios de un sistema de gestión de documentos y 9 cosas a buscar" . Ash Conversions International . Consultado el 7 de mayo de 2020 .
Enlaces externos [ editar ]
 | Wikimedia Commons tiene medios relacionados con los sistemas de gestión de documentos . |
- Gestión de software / documentos en Curlie
