Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) es un sistema que se utiliza para recibir, rastrear, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales dichos sistemas se basan en programas informáticos. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido . A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales , la creación de imágenes de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .
A partir de la década de 1980, varios proveedores comenzaron a desarrollar sistemas de software para administrar documentos en papel. Estos sistemas trataban con documentos en papel , que incluían no solo documentos impresos y publicados, sino también fotografías , grabados, etc.
Los desarrolladores posteriores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía administrar documentos electrónicos , es decir, todos esos documentos o archivos, creados en computadoras y, a menudo, almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios . Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos patentados o un número limitado de formatos de archivo . Muchos de estos sistemas más tarde [ ¿cuándo? ] se conocieron como sistemas de imágenes de documentos , porque se centraban en la captura, almacenamiento, indexación y recuperación de formatos de archivos de imágenes.. Los sistemas EDM evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron para abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración , seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría .
Estos sistemas permitieron a una organización capturar faxes y formularios, guardar copias de los documentos como imágenes y almacenar los archivos de imagen en el repositorio para mayor seguridad y recuperación rápida (la recuperación fue posible porque el sistema manejó la extracción del texto del documento en el proceso de captura, y la función de indexación de texto proporcionó capacidades de recuperación de texto ).
Si bien muchos sistemas EDM almacenan documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de administración de documentos basados en la web están comenzando a almacenar contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de documentos basados en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. [1] El contenido se captura mediante el uso de editores basados en navegador o la importación y conversión de contenido que no es HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más simple, ya que la mayoría de los motores de búsqueda manejan HTML de forma nativa. Se requiere DMS sin un formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea un poco más complicado.
Las capacidades de búsqueda que incluyen consultas booleanas , análisis de clústeres y derivación [2] se han convertido en componentes críticos de DMS a medida que los usuarios se han acostumbrado a las búsquedas en Internet y dedican menos tiempo a organizar su contenido.