La automatización de formularios empresariales es un sistema informático para toda la empresa o un conjunto de sistemas para administrar, distribuir, completar y procesar formularios, solicitudes, encuestas, contratos y otros documentos en papel. Desempeña un papel vital en el concepto de una oficina sin papel .
JetForm Corporation utilizó por primera vez el término "automatización de formularios empresariales" a mediados de la década de 1990 para describir su solución para automatizar el papeleo. Este proceso fue adquirido posteriormente por Adobe Systems y ahora forma parte del conjunto de productos Adobe LiveCycle . En 2004, Efficient Technology Inc, se convirtió en la primera empresa en aplicar este término al software como servicio .
La automatización de formularios empresariales se refiere a la automatización de procesos basados en papel que se basan específicamente en documentos (formularios, aplicaciones, etc.) que conservan un aspecto y una experiencia basados en papel, incluso si no se imprimen para interactuar. Para ser considerado una solución de 'automatización de formularios empresariales', un sistema debe cumplir con los requisitos de software empresarial y centrarse específicamente en automatizar el papeleo y los formularios en papel.
Impacto
Las organizaciones implementan soluciones de software empresarial para automatizar las funciones principales y los grandes procesos, ya que estas áreas ofrecen los mayores ahorros de costos en comparación con los proyectos más pequeños. Las implementaciones de nivel empresarial a menudo cuestan más de $ 100,000 y, por lo tanto, requieren muchos meses para producir ahorros de costos. Como tal, las organizaciones ignoran la automatización de funciones más pequeñas, debido a la falta de beneficios financieros inmediatos o ahorros de costos. A medida que las funciones se vuelven más automatizadas y los costos de software para los sistemas empresariales bajan de precio, las organizaciones comienzan a automatizar las funciones de nivel inferior para ser más eficientes. Además, a través de la llegada de estándares como el modelo PDF de Adobe y modelos de servicio como Quik !, las empresas buscan automatizar el llenado de formularios a través de soluciones de automatización de formularios empresariales.
La automatización de formularios también tiene un impacto "verde" positivo en el medio ambiente. Para reducir los desechos y las emisiones de carbono, las empresas buscan formas de eliminar el papel. Un sistema de automatización de formularios empresariales puede eliminar el papel por completo o reducir significativamente la cantidad de papel que utiliza una empresa, lo que también reduce los costos de envío y los costos de impresión y almacenamiento de formularios en papel. Además, la automatización de los procesos basados en papel acelera enormemente el tiempo que lleva realizar las transacciones, lo que genera menos errores, rechazos y revisiones, y libera el tiempo que los usuarios dedican al trabajo manual.
Implementación
DMS
La implementación moderna del concepto de oficina sin papel tiene dos enfoques principales: crear documentos y administrar documentos. Dado que los principales sistemas ya han desplazado al papel por completo (p. Ej., Planificación de recursos empresariales , gestión de relaciones con los clientes , software de contabilidad , etc.), el papel que permanece en uso se genera en gran medida mediante procesos que capturan datos, generan informes y distribuyen comunicaciones. A medida que el software y las computadoras han evolucionado, el primer problema abordado ha sido la gestión de documentos existentes y heredados a través de sistemas de gestión de documentos .
Los sistemas de gestión y archivo de documentos ofrecen algunas funciones de automatización de formularios. Normalmente, el punto en el que los sistemas de gestión de documentos empiezan a trabajar con un documento es cuando el documento se escanea o se envía al sistema. Muchos sistemas de gestión de documentos pueden leer documentos mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y utilizar esos datos dentro del sistema de gestión de documentos. Si bien esta tecnología es esencial para una oficina sin papel [1] , en primer lugar, no aborda los procesos que generan papel.
El último paso para eliminar el papel es cambiar la forma en que se crean los documentos. En 1993, Adobe Systems introdujo el formato de documento portátil (PDF) para facilitar el intercambio de documentos de manera universal en la mayoría de las plataformas informáticas. Este formato ha sentado las bases para crear, transportar, trabajar y archivar documentos electrónicos, y en 2008 se convirtió en un estándar ISO. [2] Además, el modelo PDF estableció un método para automatizar formularios que se pueden completar previamente con datos existentes e ingresar manualmente en una pantalla de PC, lo que puede reducir o eliminar los formularios impresos.
Herramientas de implementación
Una implementación típica de automatización de formularios empresariales generalmente combina:
- Una biblioteca de versiones electrónicas de documentos en papel (formato PDF o formato comparable)
- Almacenamiento de datos de datos existentes o páginas web que recopilan datos para completar en formularios
- Software que rellena previamente los datos existentes de bases de datos y almacenes de datos en formularios electrónicos
- Software que guarda formularios en proceso o parcialmente completados
- Software que captura y traduce datos de formularios electrónicos
- Sistemas de flujo de trabajo que gestionan la interacción con formularios y datos.
- Mensajería bidireccional entre formularios y sistemas durante el envío y la validación
- Software de código de barras que combina imágenes de formularios con datos de formularios electrónicos
- Soluciones de firma digital que capturan firmas electrónicamente
Desafíos de implementación
El principal desafío para el uso de estas tecnologías es la planificación de recursos y los costos de implementación. Sin embargo, todas las tecnologías necesarias han existido desde al menos 2000. Además, el Congreso de los Estados Unidos firmó la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (Ley ESIGN), que permite a las empresas aceptar firmas digitales como firmas válidas. Incluso con la ley en vigor, las empresas han tardado en adoptar estas soluciones debido al costo y las habilidades necesarias para diseñarlas, construirlas y mantenerlas a un costo razonable.
Un desafío secundario es la integración de formularios electrónicos en un proceso existente, mediante el cual se puede acceder a los almacenes de datos existentes y se pueden suministrar desde y hacia los formularios. Si bien existen herramientas para ayudar con la integración, la mayoría de las implementaciones requieren una programación personalizada para formularios y fuentes de datos específicos.
Muchos de estos desafíos se abordan mediante soluciones de middleware, plataformas tecnológicas y servicios que unen las piezas. Conocido como Integración de Aplicaciones Empresariales (“EAI”), los desarrolladores de soluciones EAI están continuamente introduciendo nuevos métodos rentables para aprovechar las capacidades basadas en web y administradas centralmente y aprovechar los sistemas heredados. [3] Con cada avance en las tecnologías EAI, la automatización de formularios empresariales se vuelve más fácil de implementar y administrar.
Ver también
Referencias
- ↑ Walker, Richard (7 de agosto de 2009). "Lograr la oficina sin papel" (PDF) . Efficient Technology Inc . Archivado desde el original (PDF) el 15 de julio de 2011 . Consultado el 11 de septiembre de 2009 .
- ^ "ISO 32000-1: 2008" . Organización Internacional de Normalización. 1 de julio de 2008.
- ^ Ruh, William A .; Maginnis, Francis X .; Brown, William (2001). Integración de aplicaciones empresariales: un resumen técnico de Wiley . John Wiley & Sons, Inc. págs. 1-11 . ISBN 0-471-37641-8.