La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos de pequeña y/o gran escala, como festivales , conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones . Se trata de estudiar la marca, identificar su público objetivo , idear el concepto del evento y coordinar los aspectos técnicos antes del lanzamiento real del evento. [1]
La industria de los eventos ahora incluye eventos de todos los tamaños, desde los Juegos Olímpicos hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés organizan eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.
El proceso de planificación y coordinación del evento generalmente se conoce como planificación de eventos y puede incluir el presupuesto , la programación, la selección del sitio, la obtención de los permisos necesarios , la coordinación del transporte y el estacionamiento, la organización de oradores o animadores, la organización de la decoración, la seguridad del evento, el catering , la coordinación con proveedores externos y planes de emergencia. Cada evento es diferente en su naturaleza, por lo que el proceso de planificación y ejecución de cada evento difiere según el tipo de evento.
El event manager es la persona que planifica y ejecuta el evento, asumiendo la responsabilidad de los elementos creativos, técnicos y logísticos. Esto incluye el diseño general del evento, la creación de marca, la estrategia de marketing y comunicación, la producción audiovisual , la redacción de guiones, la logística, la elaboración de presupuestos, la negociación y el servicio al cliente.
Debido a las complejidades involucradas, el extenso conjunto de conocimientos requerido y el entorno que cambia rápidamente, la gestión de eventos se cita con frecuencia como una de las carreras profesionales más estresantes, junto a los cirujanos . [2]
La gestión de eventos puede ser una herramienta de marketing y comunicación estratégica , utilizada por empresas de todos los tamaños. Las empresas pueden beneficiarse de los eventos promocionales como una forma de comunicarse con los clientes actuales y potenciales. Por ejemplo, estos eventos centrados en la publicidad pueden ocurrir como conferencias de prensa, eventos promocionales o lanzamientos de productos.