Un sistema de recuperación de gastos y costos ( ECRS ) es un subconjunto especializado de "extracción, transformación, carga" (ETL) que funciona como un conjunto de aplicaciones potente y flexible, incluidos programas, scripts y bases de datos diseñados para mejorar el flujo de caja de empresas y organizaciones. al automatizar el movimiento de datos entre los sistemas de recuperación de costos, la facturación electrónica de los proveedores y los sistemas de contabilidad .
ECRS es un área de ETL más aplicable a empresas de consultoría, agencias de contabilidad y bufetes de abogados, empresas que facturan a los clientes por tiempo y costos. Como tal, los términos "desembolso", "gasto", "costo" y "cargo" pueden ser sinónimos y pueden ser específicos de la industria. A veces, los términos se refieren al estado de una transacción a medida que se extrae de los datos del proveedor, se transforma en el ECRS y luego se carga en el sistema de contabilidad. El término "transacción", en un ECRS, generalmente se refiere a un registro único de un intercambio comercial único que genera una deuda por parte de una empresa con un proveedor. Se supone que la empresa repercutirá esas deudas individualizadas como partidas o cargos resumidos a sus propios clientes o clientes.
Un ECRS reduce la cantidad de esfuerzo manual y administrativo requerido para intercambiar datos entre esos proveedores y las facturas de los clientes. Un ECRS también minimiza los retrasos entre la captura de las transacciones de costos y la facturación electrónica de varios gastos, así como el procesamiento automático en las bases de datos contables.
Una vez que los costos se agregan a las tablas de contabilidad o facturación, las transacciones detalladas de un ECRS pueden "resumirse" en totales de nivel superior para pasar a facturas, estados de cuenta y facturas. Sin embargo, las transacciones detalladas pueden permanecer en tablas o archivos ECRS provisionales para informes posteriores. Retener las transacciones detalladas minimiza la cantidad de transacciones que deben cargarse en el sistema de contabilidad, pero aún permite el acceso a los detalles con fines de auditoría o para justificar ciertos tipos de gastos a los clientes o destinatarios de facturas.
Un ECRS generalmente incluye una base de datos, un conjunto de tablas o archivos planos para conservar las transacciones detalladas recibidas de los sistemas de recuperación de costos que controlan dispositivos como fotocopiadoras, conmutadores telefónicos, sistemas de fax y facturación electrónica para servicios como servicios de mensajería , servicios postales , tarjetas de crédito . , investigación jurídica , etc .
Un ECRS normalmente recibe y retiene todas las transacciones del sistema fuente o facturas electrónicas . Esto incluye transacciones válidas donde todos los datos son correctos y transacciones no válidas que tienen elementos no válidos o faltantes. (Nota: un ECRS puede aceptar transacciones en su base de datos que tengan todos los campos válidos o una cantidad mínima de elementos de datos válidos). Las partes interactivas de algunos paquetes de ECRS permiten la revisión, actualización y corrección de costos individuales.