La automatización de oficinas se refiere a la variedad de maquinaria y software informático que se utiliza para crear, recopilar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información de oficina necesaria para realizar tareas básicas. El almacenamiento de datos sin procesar , la transferencia electrónica y la gestión de información comercial electrónica comprenden las actividades básicas de un sistema de automatización de oficinas. [1] La automatización de oficinas ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos de oficina existentes.
La columna vertebral de la automatización de oficinas es una LAN , que permite a los usuarios transferir datos, correo e incluso voz a través de la red. Todas las funciones de oficina, incluido el dictado, mecanografiado , archivo, fotocopiado, fax , télex , gestión de microfilmes y registros, operaciones telefónicas y de centralita telefónica, entran en esta categoría. La automatización de oficinas fue un término popular en las décadas de 1970 y 1980 cuando la computadora de escritorio irrumpió en escena.
Las empresas pueden comprar y almacenar fácilmente sus productos con la ayuda de la tecnología. Muchas de las tareas manuales que solían realizarse a mano ahora pueden realizarse mediante dispositivos portátiles y codificación UPC y SKU . En el entorno minorista, la automatización también aumenta las opciones. Los clientes pueden procesar fácilmente sus pagos a través de máquinas automáticas de tarjetas de crédito y ya no tienen que esperar en la fila para que un empleado procese y escriba manualmente los números de la tarjeta de crédito.
Las nóminas de oficina se han automatizado, lo que significa que nadie tiene que cortar cheques manualmente, y esos cheques que se cortan se pueden imprimir a través de programas de computadora. El depósito directo se puede configurar automáticamente y esto reduce aún más el proceso manual y la mayoría de los empleados que participan en el depósito directo a menudo descubren que sus cheques de pago llegan antes que si tuvieran que esperar a que sus cheques se escriban y luego el banco los compense.
Otras formas en que la automatización ha reducido la mano de obra de los empleados en las tareas es la dirección de voz automatizada. Mediante el uso de avisos, menús telefónicos automatizados y llamadas dirigidas, la necesidad de que los empleados se dediquen a contestar los teléfonos se ha reducido y, en algunos casos, se ha eliminado.