La planificación del espacio de la oficina es el proceso de organizar los muebles y las funciones de la oficina para que funcionen juntos de manera eficaz mientras se utiliza el espacio de manera eficiente. Considere la función del grupo de trabajo, los códigos y regulaciones de construcción, la iluminación, los requisitos de trabajo en equipo, la intercomunicación y el almacenamiento para aprovechar al máximo el espacio disponible.
Tasa de abandono
En muchas organizaciones, la distribución de las oficinas está sujeta a cambios frecuentes. Este proceso se conoce como tasa de abandono, [1] expresado como el porcentaje del personal movido durante un año.
Requisitos legales
Los requisitos legales relacionados con la distribución de las oficinas variarán en los diferentes países, pero los ejemplos pueden incluir: la cantidad mínima de espacio que se proporcionará por miembro del personal; arreglos de seguridad contra incendios; [2] [3] niveles de iluminación; señalización [4] ventilación; arreglos de control de temperatura y bienestar. [5]
Necesidades del negocio
La planificación del espacio de oficinas se refiere a optimizar el diseño de la estructura del edificio para satisfacer las necesidades de la organización, teniendo en cuenta los planes comerciales de la organización. [6]
A veces se requiere investigación para planificar estratégicamente los diseños de oficinas, a menudo mediante la identificación de los factores que potencialmente afectan a los ocupantes del espacio: recopilar y analizar datos con respecto a cómo se usa el espacio, estándares de construcción actuales en muebles o muebles ergonómicos, demanda futura de espacio o crecimiento entre Unidades de negocios. [7]
El objetivo es canalizar los recursos para proporcionar el entorno de trabajo adecuado para realizar las actividades comerciales principales de manera rentable y rentable. Dado que implica determinar los requisitos del usuario y la empresa, diseñar el lugar de trabajo para adaptarse a estos requisitos y mantener la provisión de estos requisitos a lo largo del ciclo de vida del lugar de trabajo. (Muir, 2003) [8]
Por ejemplo: los centros de llamadas deben exigir una realización de su negocio "en pantalla" y requieren áreas de escritorio pequeñas por miembro del personal, almacenamiento mínimo de documentos y pueden tener requisitos limitados para las instalaciones de fotocopiado e impresión. En contraste, las empresas que manejan documentación en papel requerirán escritorios más grandes para su personal, espacio para registros, instalaciones de archivo, fotocopiadoras e instalaciones de impresión al alcance de la mano. Algunas empresas requieren una planificación del espacio para ver el análisis con flexibilidad debido a que albergan distintas necesidades comerciales, como espacios de laboratorio, diseño e investigación. Algunos planificadores del espacio de las instalaciones también deben planificar soluciones de almacenamiento dentro de un entorno corporativo para organizaciones con un uso intensivo de productos.
Estándares de alojamiento
Las organizaciones suelen tener una política sobre los estándares mínimos de acomodación para cada categoría del personal. El personal de administración puede trabajar en oficinas de planta abierta, mientras que los gerentes pueden tener oficinas individuales, clasificadas en función de la antigüedad. En el plano abierto, las pantallas de las oficinas a veces se utilizan entre los escritorios para reducir el ruido y proporcionar un elemento de privacidad.
Existen requisitos de seguridad de vida exigidos por la legislación que incluyen reglas para los planes de evacuación de incendios, ubicación de los extintores de incendios, sistemas de rociadores, salidas sin obstrucciones, ancho de paso adecuado, sistemas de alarma contra incendios de edificios, muebles incombustibles, resistentes al fuego y salidas sin obstrucciones. (Rondeau et al 1995) [9]
La ergonomía es un criterio que los planificadores del espacio tienen en cuenta para lograr la máxima eficiencia de los recursos y mayores tasas de productividad. La ergonomía se ocupa de los datos y técnicas biológicos y de ingeniería para desarrollar soluciones para la interfaz del trabajador y el lugar de trabajo. La ergonomía está definida por (Cotts, 1999). Rondeau et al (1995) [10] como un diseño para adaptarse específicamente a las dimensiones humanas y responder a los requisitos funcionales. Las soluciones incluyen equipos, muebles y accesorios ajustables.
Desarrollar e implementar estándares espaciales es una de las responsabilidades clave de cualquier departamento de gestión del espacio en cualquier organización. (Owen, 1993) [11] El estándar de espacio rige el número de metros asignados a cada personal de la organización. Considera la cantidad de espacio para la configuración del espacio de trabajo, el almacenamiento local y el acceso.
Las provisiones para discapacitados son otras normas de alojamiento importantes. Las organizaciones deben adherirse a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Esta regulación requiere que todas las áreas disponibles para el público sean accesibles y utilizables por personas con discapacidades. (Owen, 1993) [12] El espacio en el edificio se vería afectado debido a la provisión de requisitos para discapacitados, incluidos espacios de estacionamiento, entradas de edificios, baños, estaciones de trabajo y ascensores (Rondeau et al, 1995) [13]
La planificación del espacio
La agrupación del personal en equipos a menudo proporciona la mejor opción para la intercomunicación y / o supervisión y es un factor clave en el diseño de la distribución de la oficina. Sin embargo, cuando el espacio es escaso, puede resultar difícil acomodar un grupo de trabajo en un área determinada, y la solución a menudo implica hacer espacio moviendo a otros. Este tipo de movimientos pueden ser complejos y perturbadores, ya que a menudo hay una cadena de eventos involucrados. La planificación del espacio podría incluir tener en cuenta la migración entre edificios y diferentes barrios. Es fundamental para la empresa hacer arreglos para posibles interrupciones del trabajo. Los planificadores del espacio deben tener en cuenta el posible crecimiento dentro de las unidades de negocio, así como las pautas y regulaciones para la construcción.
La planificación del espacio en las organizaciones corporativas debe planificar de acuerdo con los requisitos de zonificación del lugar donde se utiliza el edificio. (Molnar 1983) Los planificadores espaciales necesitan tener un conjunto completo de información sobre el edificio para ser planificadores exitosos. Las limitaciones físicas pueden afectar la planificación exitosa del espacio de trabajo. (Altura del edificio, espaciamiento de columnas, acabados de pisos, tipo de construcción de muros, capacidades de ascensores, tipos de accesorios, niveles de iluminación. (Molnar 1983) Zonificación es un término usado en la planificación urbana y regional para egular la práctica del uso de la tierra y el tipo de actividades que se realizan en los sitios con base en las zonas cartografiadas Regula el uso de edificación y la densidad permitida, la ubicación de la edificación en el lote, cobertura del lote, estacionamiento y aspectos similares [14].
Los factores financieros pueden afectar la implementación exitosa de la planificación espacial. El presupuesto asignado para la programación del lugar de trabajo de la oficina, el costo del espacio utilizable, un presupuesto permitido que no debe excederse para un proyecto, el costo incurrido después de la mudanza (por ejemplo, el costo debido a cambios en la ubicación de las particiones, modificación de iluminación / distribución, reparaciones tinte de ventana, etc.) Costo de proporcionar una estación de trabajo para cada empleado. (Bogers 2008) [15]
La planificación del espacio es una disciplina que se ocupa de trasladar las necesidades de espacio de una organización a las placas del piso del edificio y producir un entorno de trabajo adecuado para que la organización obtenga un retorno de su inversión. La gestión del espacio, por otro lado, se ocupa de proporcionar la prestación de servicios espaciales y la gestión del plan espacial completo. En la práctica, el espacio de oficina en muchas organizaciones puede proporcionarse sin considerar los entornos de trabajo, las metodologías de planificación del espacio, la tecnología y las formas innovadoras y creativas de operar en el lugar de trabajo.
Herramientas de planificación: CAD
Los diseños de oficinas modernos se planifican con frecuencia mediante el software de dibujo CAD ( diseño asistido por computadora ). [dieciséis]
Servicios
Cada escritorio en una oficina puede requerir un teléfono y una computadora. [17] En las oficinas grandes, los cables de datos y de alimentación se pueden colocar debajo de un piso elevado o por encima de un techo suspendido, hasta el escritorio. Otra alternativa en las oficinas más pequeñas es utilizar canaletas para ranurar alrededor de la pared. Otras alternativas son usar postes eléctricos en el techo que pueden ayudar a planificar el espacio de los escritorios lejos de las paredes perimetrales.
Particiones
Las oficinas de planta abierta a menudo se dividen en oficinas más pequeñas para gerentes, salas de reuniones, etc. Cuando esto sucede, el diseñador debe tener en cuenta varios factores [18], entre ellos:
- Zonificación de calefacción / refrigeración
- Ventilación
- Interruptores de iluminación y luz [19]
- Iluminación de emergencia
- Pequeña potencia
- Cableado de voz y datos
- Alarmas contra-incendios
- Parada de fuego
- Rutas de evacuación de incendios
- Ruido / acústica
Instalaciones de bienestar del personal
El personal de la oficina necesita acceso a instalaciones básicas de bienestar en una oficina, como baños y agua potable. También se puede tener en cuenta la venta, el catering o un lugar donde el personal pueda preparar una bebida y tomar un descanso de su escritorio.
Referencias
- ^ Alexi Marmot, Joanna Eley; "Planificación del espacio de oficina: diseño para el lugar de trabajo del mañana" McGraw Hill P91
- ^ (Reino Unido) BS 9999: 2008 Código de prácticas para la seguridad contra incendios en el diseño, gestión y uso de edificios, British Standards Institution
- ^ [1] (Reino Unido) Orden de reforma regulatoria (seguridad contra incendios) de 2005, Oficina de papelería de Su Majestad
- ^ [2] (Reino Unido) Reglamento de salud y seguridad (señales y señales de seguridad) de 1996, Oficina de papelería de Su Majestad
- ^ [3] (Reino Unido) Reglamento del lugar de trabajo (salud, seguridad y bienestar) de 1992, Oficina de papelería de Su Majestad
- ^ Molnar, J. (1983) Manual de gestión de instalaciones. Estados Unidos: Van Nostrand Reinhold Company. https://books.google.com/books?hl=es&lr=&id=zXbrBwAAQBAJ&oi=fnd&pg=PA1&ots=DWnk_PJ1eo&sig=vKnh6BWR3YxsvCjVi8MmhZQWewM#v=onepage&q&f=false
- ^ Hassanain, M. J Build Apprais (2010) 6: 183. https://doi.org/10.1057/jba.2010.22
- ^ Muir, A. (2003) Gestión del espacio. En: R. Best, C. Langston y G. De Valence (eds.) Estrategias en el lugar de trabajo y gestión de instalaciones: creación de valor, capítulo 6. Reino Unido: Butterworth-Heinemann, págs. 81-103. https://www.taylorfrancis.com/books/e/9780080521299/chapters/10.4324/9780080521299-15
- ^ Rondeau, EP, Brown, RK y Lapides, PD (1995) Facility Management. Estados Unidos: John Wiley and Sons. https://scholar.google.com/scholar_lookup?title=Facility%20Management&author=EP.%20Rondeau&author=RK.%20Brown&author=PD.%20Lapides&publication_year=1995
- ^ Cotts, DG (1999) The Facility Management Handbook, 2ª ed. Estados Unidos: American Management Association. https://scholar.google.com/scholar_lookup?title=The%20Facility%20Management%20Handbook&author=DG.%20Cotts&publication_year=1999
- ^ Owen, DD (1993) Planificación y reubicación de instalaciones. Estados Unidos: RS Means. https://scholar.google.com/scholar_lookup?title=Facilities%20Planning%20and%20Relocation&author=DD.%20Owen&publication_year=1993
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- ^ Bogers, T., Van Meel, J. y Van der Voordt, DJM (2008) Arquitectos sobre programación: recomendaciones para mejorar la comunicación entre clientes y arquitectos. Instalaciones 26 (3/4): 109-116. https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/02632770810849454
- ^ BS 1192: 2007 Producción colaborativa de información arquitectónica, de ingeniería y de construcción. Código de Prácticas
- ^ [4] (Reino Unido) Reglamento de salud y seguridad (equipo de pantalla de visualización) de 1992, Oficina de papelería de Su Majestad
- ^ [5] (Reino Unido) Normas de construcción - Parte B Seguridad contra incendios Volumen 2; Parte M Acceso y uso de edificios; Parte E (Resistencia al sonido)
- ^ (Reino Unido) BS EN 12464-1: 2002 Luz e iluminación. Iluminación de lugares de trabajo. Lugares de trabajo en interiores, British Standards Institution