En contabilidad , la conciliación es el proceso de asegurar que dos conjuntos de registros (generalmente los saldos de dos cuentas ) estén de acuerdo. La conciliación se utiliza para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincida con el dinero real gastado. Esto se hace asegurándose de que los saldos coincidan al final de un período contable en particular. [1]
Definición
Las siguientes dos definiciones las da el Oxford Dictionary of Accounting.
i) “Un procedimiento para confirmar que el saldo de una chequera coincide con el extracto bancario correspondiente . Esto se hace normalmente mediante la preparación de un estado de conciliación bancaria. [2]
ii) Un procedimiento para confirmar la confiabilidad de los registros contables de una empresa comparando regularmente [saldos de transacciones]. Se puede preparar una conciliación de cuenta diaria, mensual o anual ". [2]
Los principios contables generalmente aceptados (GAAP) son un conjunto de principios, procedimientos y normas contables que las organizaciones utilizan para compilar sus estados financieros . GAAP establece que el propósito de la conciliación de cuentas es proporcionar precisión y consistencia en las cuentas financieras . Para garantizar que todos los desembolsos de efectivo y las incrustaciones coincidan entre los estados de flujo de efectivo y los estados de resultados, es necesario realizar cuentas de conciliación. [3]
La reconciliación es un proceso que puede beneficiar a las empresas, ya que puede ayudar a evitar errores en el balance que pueden haber conducido a ramificaciones perjudiciales; Además, la reconciliación puede ayudar contra el fraude y puede ayudar a inculcar integridad financiera.
El software de contabilidad es una de las herramientas que utilizan las organizaciones para llevar a cabo este proceso, eliminando errores y tomando decisiones precisas basadas en la información financiera. La conciliación de cuentas determina si las transacciones están en el lugar correcto o si deben cambiarse a una cuenta diferente.
La conciliación en la contabilidad no solo es importante para las empresas, sino que también puede ser conveniente para los hogares y las personas. Es prudente conciliar las cuentas de tarjetas de crédito y las chequeras de forma regular, por ejemplo. Esto se hace comparando recibos de tarjetas de débito o copias de cheques con los extractos bancarios de una persona.
Los beneficios de conciliar:
- mitiga errores cometidos por instituciones financieras o si ha habido retiros fraudulentos de una cuenta.
- ayuda a crear una imagen general del gasto y ayuda a evaluar si una persona está gastando demasiado en tarifas.
La conciliación de cuentas es un control interno importante en el proceso de informes financieros. Las empresas públicas deben realizar estos pasos como parte de su cierre financiero. [4]
Métodos
Por lo tanto, para garantizar la confiabilidad de los registros financieros, se deben realizar conciliaciones para todas las cuentas del balance de manera regular y continua. Un proceso de conciliación sólido mejora la precisión de la función de informes financieros y permite que el departamento de finanzas publique informes financieros con confianza. [5]
Hay dos formas de lograr la reconciliación:
- Al utilizar una revisión de documentación, "la revisión de documentos es una técnica formalizada de recopilación de datos que implica el examen de registros o documentos existentes". [6] Este es el enfoque más común de conciliación de cuentas. Este método se realiza mediante software de contabilidad.
- El segundo método utilizado es la revisión analítica. “Cualquier proceso mediante el cual una persona o empresa revisa una cuenta o un estado financiero e intenta identificar cualquier irregularidad. Esto puede implicar comparar información financiera y no financiera ". [7] La conciliación de cuentas que utiliza este método se lleva a cabo estimando las transacciones que deberían estar en una cuenta, generalmente con base en otros datos, por ejemplo, la actividad histórica. [8]
En ambos casos en los que se identifican errores como resultado de la conciliación, se deben realizar ajustes para que el saldo de la cuenta coincida con la información de respaldo.
Practica actual
Actualmente no existen estándares de cuentas específicos para la conciliación contable per se . Sin embargo, existen diferentes reglas para equilibrar muchos tipos de cuentas. No existen regulaciones específicas mencionadas por IAS, ICAW y HMRC. Los PCGA proporcionan diferentes reglas con respecto a la conciliación para equilibrar diferentes tipos de cuentas. Según los PCGA, la conciliación de cuentas es un proceso que se realiza mediante la conversión de cuentas o la contabilidad de partida doble. [9]
Conciliación manual con la automatización
En los Estados Unidos, la aprobación en 2002 de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) ha enfatizado la necesidad de que la conciliación de cuentas de balance se incluya dentro de los procedimientos propios de la empresa, sin depender únicamente de auditores externos . [10] La legislación fue promulgada "para proteger a los accionistas y al público en general de errores contables y prácticas fraudulentas en la empresa, así como para mejorar la precisión de las divulgaciones corporativas". [11] SOX y otros actos similares en todo el mundo han aumentado la presión sobre las organizaciones para que cumplan. Como resultado, la industria de la contabilidad ha buscado formas de automatizar un proceso manual que antes era agotador. La presión de SOX junto con la perenne necesidad de mitigar la reconciliación errónea en el proceso.
Al utilizar la tecnología de la información disponible , las organizaciones pueden automatizar más fácilmente su conciliación y para cada ciclo de cierre financiero se requeriría menos mano de obra. El 90% de las empresas se reconcilian manualmente utilizando hojas de cálculo de Microsoft Excel para hacerlo. [12] Este proceso es arduo y permite más errores humanos . La automatización de la reconciliación puede reducir significativamente los errores antes mencionados y aumentar la eficiencia. Otros beneficios de la reconciliación automatizada incluyen control centralizado, monitoreo mejorado, costos operativos reducidos, mayor productividad y eficiencia, accesibilidad mejorada, seguridad de datos mejorada y reducción de riesgos y costos de auditoría.
Ver también
Referencias
- ^ Jean Scheid, "Comprensión de la conciliación de cuentas de balance" , Bright Hub, 8 de abril de 2011
- ^ a b Owen, G. y Law, J. (2005). Un diccionario de contabilidad. Oxford: Prensa de la Universidad de Oxford.
- ^ Investopedia, (2003). Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) Definición | Investopedia. [en línea] Disponible en: http://www.investopedia.com/terms/g/gaap.asp#ixzz3qTbiuFxO [Consultado el 3 de noviembre de 2015].
- ^ "¿Qué son las conciliaciones de cuentas?" . Revista BlackLine . 2017-11-02 . Consultado el 7 de febrero de 2019 .
- ^ "Conciliaciones entre empresas" , Instant Controller, 27 de diciembre de 2010
- ^ Ventureline.com, (2015). DEFINICIÓN DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS. [en línea] Disponible en: https://www.ventureline.com/accounting-glossary/D/document-review-definition/ (Consultado el 3 de noviembre de 2015)
- ^ TheFreeDictionary.com (2015). Revision analitica. En línea [Disponible en: http://financial-dictionary.thefreedictionary.com/Analytical+Review ] (Consultado el 4 de noviembre de 2015)
- ^ Bragg, S. (2013). ¿Cómo concilio una cuenta? - Preguntas y respuestas - Herramientas de contabilidad. [en línea] Accountingtools.com. Disponible en: http://www.accountingtools.com/questions-and-answers/how-do-i-reconcile-an-account.html [Consultado el 3 de noviembre de 2015].
- ^ Investopedia, (2015). ¿Cómo se trata la conciliación según los principios contables generalmente aceptados (GAAP)? Disponible en: [1] (consultado el 4 de noviembre de 2015)
- ^ James Brady Vorhies, "Reconciliación de cuentas: un control bajo apreciado" , Journal of Accountancy, 1 de septiembre de 2006
- ^ M. Rouse, (2015). ¿Qué es la Ley Sarbanes-Oxley (SOX)? - Definición de What Is.com. [en línea] Archidiócesis. Disponible en: http://searchcio.techtarget.com/definition/Sarbanes-Oxley-Act [Consultado el 2 de noviembre de 2015]
- ^ M. Spanicciati, "Cómo automatizar la conciliación de cuentas de balance puede conducir a un retorno real de la inversión", Gestión financiera (septiembre de 2013), p. 57