Ciclo de vida de registros
El ciclo de vida de los documentos en la gestión de documentos se refiere a las siguientes etapas de la "vida útil" de los documentos: desde su creación hasta su conservación (en un archivo) o eliminación. Si bien existen varios modelos del ciclo de vida de los registros, todos presentan creación o recepción, uso y disposición. [2]
La fase de gestión de documentos del ciclo de vida de los documentos consiste en la creación, clasificación, mantenimiento y disposición. La creación se produce durante la recepción de información en forma de registros. Los registros o su información se clasifican en algún sistema lógico. A medida que se utilizan los registros, requieren mantenimiento. La disposición abarca la destrucción o transferencia a un archivo para referencia futura.
Luego sigue una segunda fase de archivo que consiste en la selección o adquisición de los registros por parte de un archivo, una descripción de los registros en inventarios, ayudas para encontrar y similares, y la preservación de los registros o, tal vez, la información en los récords. Los investigadores y académicos pueden continuar consultando y usando la información contenida en los registros.
En la década de 1930 , Emmett Leahy , de los Archivos Nacionales de los Estados Unidos , desempeñó un papel central en el desarrollo de un programa para definir el ciclo de vida de los registros desde la creación y el uso hasta la eventual destrucción o archivo. [3] Richard Berner, de la Universidad de Washington , propuso un objetivo único de gestión de registros y archivos: "uso y administración responsables de registros que conduzcan a la destrucción autorizada oa la preservación y administración de archivos". [4]
Las profesiones de gestión de registros y archivos, si bien son distintas, sin duda trabajan hacia el mismo objetivo: la gestión eficaz de la información registrada en todas las etapas del continuo, desde la creación hasta la eliminación. La gestión eficaz de la información registrada (lo que Berner llama "uso y administración responsable de los registros") requiere una interacción cooperativa continua entre el administrador de registros y el archivista para:
Frank Upward hizo importantes contribuciones posteriores y su desarrollo del Modelo continuo de registros .
