El modelo continuo de registros (RCM) es un modelo conceptual abstracto que ayuda a comprender y explorar las actividades de mantenimiento de registros. Fue creado en la década de 1990 por el académico de la Universidad de Monash, Frank Upward, con el aporte de sus colegas Sue McKemmish y Livia Iacovino como respuesta a las discusiones en evolución sobre los desafíos de la gestión de registros y archivos digitales en la disciplina de la ciencia de archivos . [1]
El RCM se publicó por primera vez en el artículo de Upward de 1996 "Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial Principles and properties". [2] Upward describe el RCM dentro del contexto amplio de un continuo donde las actividades e interacciones transforman documentos en registros, evidencia y memoria que se utilizan para múltiples propósitos a lo largo del tiempo. Upward sitúa al RCM dentro de un marco conceptual poscustodial , posmoderno y de estructuración . [3] Los académicos y profesionales australianos continúan explorando, desarrollando y ampliando el RCM y la teoría del continuo de registros, junto con colaboradores internacionales, a través del Grupo de Investigación del Continuo de Registros (RCRG) de la Universidad de Monash.
Descripción
El RCM es un modelo conceptual abstracto que ayuda a comprender y explorar las actividades de mantenimiento de registros (como interacción) en relación con múltiples contextos en el espacio y el tiempo ( espacio-tiempo ). [4] Las actividades de mantenimiento de registros abarcan un período de tiempo que abarca múltiples estructuras de acción dentro del mantenimiento de registros, incluido el mantenimiento de registros contemporáneo, el mantenimiento de registros reglamentarios y el mantenimiento de registros históricos. A través de políticas, sistemas, organizaciones, procesos, leyes y mandatos sociales, los archiveros y los administradores de registros pueden evaluar los registros de una manera que tenga en cuenta el registro desde el período anterior a su creación hasta su uso en las prácticas actuales de mantenimiento de registros. [2] En un continuo, los procesos de mantenimiento de registros, como la adición de metadatos , corrigen documentos para permitir que se gestionen como evidencia contextual. [4] Los registros que se considera que tienen un valor continuo se conservan y gestionan como mantenimiento de registros históricos a través del contexto de procedencia; sin embargo, los registros que no tienen valor de archivo se destruyen una vez que pierden su valor administrativo. [5] La implicación de un enfoque RCM para el archivo es que los sistemas y procesos establecen los registros como actuales y de archivo en el punto de creación. [6]
El RCM se puede visualizar como una serie de 4 anillos concéntricos o dimensiones; Creación de documentos , captura de registros , la organización de la memoria corporativa y personal y la pluralización de la memoria colectiva intersectando un conjunto de ejes cruzados; transaccionalidad, evidencialidad, mantenimiento de registros e identidad. [2] Cada eje está etiquetado con una descripción de la actividad o interacción que ocurre en esa intersección. Crear , capturar , organizar y pluralizar , como se hace referencia a las dimensiones en forma abreviada, representan actividades de mantenimiento de registros que ocurren dentro del espacio-tiempo. Las actividades que ocurren en estas dimensiones en los ejes se explican en la siguiente tabla: [1] [7]
Dimensión | Transaccionalidad | Evidencialidad | Mantenimiento de registros | Identidad |
---|---|---|---|---|
Crear | Transacción. Se crea un documento. | Rastro. Un documento se crea como parte de un proceso de información mínimo e inmediato. Todo lo que se captura es la estructura y el contenido del documento, así como potencialmente su orden dentro del contexto inmediato de creación. | Documento [de archivo]. Un documento se crea y se captura en un sistema de información de algún tipo. | Actor (s). Alguien (una persona) decide realizar un acto que genera información grabada de algún tipo. |
Capturar | Actividad. Los registros se gestionan como parte de una actividad realizada por un grupo dentro de una organización. | Evidencia. Los registros se capturan como evidencia de la actividad que contribuyó a su creación. | Registros). Los registros se capturan en un sistema de mantenimiento de registros. | Unidades). Los registros son capturados y accedidos por un grupo de personas. |
Organizar | Función. Los registros se gestionan como parte de una función realizada por una organización. | Memoria Corporativa / Individual. Los registros se organizan y gestionan como evidencia de su (s) función (es) y juegan un papel como memoria organizacional. | Archivo. Los registros se organizan en un archivo como indicación de que tienen un valor continuo para la organización / grupo / comunidad. | Organización . Los registros se organizan, acceden y gestionan de acuerdo con los contextos organizacionales. |
Pluralizar | Propósito. Los registros se gestionan dentro de su (s) función (es) ambiental (es) o propósito (s) social (es). | Memoria colectiva. Los registros se organizan, gestionan y conservan como prueba de su memoria sociojurídica colectiva. | Archivo. Los registros se pluralizan al demostrar su valor continuo como memoria colectiva al garantizar que son parte de los sistemas de archivo que llevan los registros más allá de la vida de una organización. | Institución. Los registros se pluralizan a través de instituciones que gestionan los registros en beneficio de la sociedad. |
El valor del RCM es que puede ayudar a visualizar en qué parte del continuo se pueden ubicar las actividades de mantenimiento de registros. El continuo se puede utilizar para explorar supuestos conceptuales y prácticos que sustentan las prácticas de mantenimiento de registros, en particular los dualismos inherentes al uso y la práctica de los términos "registros" y "archivos". [2] Esta definición se presta a una lectura lineal del RCM, comenzando con Crear y avanzando hacia la Pluralización de la información registrada. Otra lectura lineal es considerar el diseño primero: el papel que juegan los sistemas de Pluralización y Organización en el diseño, planificación e implementación del mantenimiento de registros y luego considerar las implicaciones para Crear y Capturar . Sin embargo, estas son solo dos de las muchas formas de interpretar el modelo, ya que las dimensiones y los ejes representan múltiples realidades que ocurren dentro del espacio-tiempo, cualquiera de las cuales puede ocurrir de manera simultánea, concurrente y secuencial en entornos electrónicos o digitales y / o espacios físicos. [6] [8]
Al representar múltiples realidades, la CRM articula los numerosos y diversos puntos de vista que contribuyen a los registros y archivos, incluidas las perspectivas individuales, grupales, comunitarias, organizativas, institucionales y sociales. Estos contextos revelan la necesidad de considerar a varios interesados y co-contribuyentes en relación con el uso, acceso y valoración de registros y archivos. [4] A lo largo de la vida útil de un registro, las diversas partes interesadas de los registros toman múltiples decisiones que incluyen, entre otras, los administradores de registros y archiveros. Se pueden identificar otras partes interesadas en varias dimensiones de interacción, incluidas las que participan en el suministro de información (no solo la persona u organización que la produjo o capturó), así como su familia y comunidad. Por lo tanto, los registros no son simplemente representaciones físicas o digitales de objetos físicos mantenidos y administrados en un archivo o repositorio, sino que son evidencia de múltiples perspectivas, narrativas y contextos que contribuyeron a su formación.
El modelo de registros continuos a menudo se describe como en contraste o en desacuerdo con el modelo de registros de ciclo de vida . [9] [10] Si bien el RCM incluye múltiples formas de conceptualizar y realizar el mantenimiento de registros, incluido un enfoque de ciclo de vida, existen algunas diferencias significativas. Si bien el enfoque del ciclo de vida muestra fases claramente designadas en la gestión de registros, un enfoque continuo conceptualiza estos elementos individuales como continuos y no como partes discernibles. [10] En segundo lugar, el enfoque del ciclo de vida identifica claramente los límites conceptuales y de procedimiento entre los registros actuales e inactivos. Los registros actuales se identifican como "registros", mientras que los registros inactivos o históricos se identifican como "archivos". Sin embargo, un enfoque continuo considera la gestión de documentos como un proceso integrado que atraviesa el espacio-tiempo. Este método más temporal de procesos de mantenimiento de registros permite su uso para múltiples contextos y representaciones.
Lo que esto significa es que los registros están "en un estado de siempre devenir ...", [4] capaces de aportar nuevos contextos dependientes de las diferentes percepciones y antecedentes históricos de los diversos actores que están analizando sus contenidos. Por lo tanto, los registros de archivo no son solo históricos o fijos, sino que pueden ser reinterpretados, recreados y recontextualizados de acuerdo con su lugar y uso en el espacio-tiempo. De esta manera, las instituciones de archivo son nodos en la red de información registrada y sus contextos, más que el punto final en una etapa del ciclo de vida de los documentos que se gestionan como "reliquias". [11]
Teoría e influencias
El RCM es una representación de lo que comúnmente se conoce como teoría del continuo de registros, así como del pensamiento y / o enfoques australianos del continuo. [4] Estas ideas se desarrollaron como parte de un enfoque australiano para la gestión de archivos adoptado por Ian Maclean, Archivero Jefe de la Oficina de Archivos de la Commonwealth en Australia en las décadas de 1950 y 1960. Maclean, cuyas ideas y prácticas fueron el tema de la primera publicación del RCRG en 1994, [12] se refirió en un artículo de American Archivist de 1959 a un "continuo de administración de registros (públicos)" desde la eficiencia administrativa a través del mantenimiento de registros hasta la custodia de un " producto final cultural ". [13] La visión de Maclean desafió la división entre el mantenimiento de registros actual y la práctica de archivo. Peter Scott, contemporáneo de la Commonwealth Archives Office, también es reconocido como una influencia central en la teoría del continuo de registros australianos con su desarrollo del Australian Series System, un sistema de registro que ayudó a identificar y documentar lo complejo y múltiple "social, funcional, proveniente y relaciones documentales "involucradas en la gestión de registros y procesos de mantenimiento de registros en el espacio-tiempo. [1]
Otras influencias en el grupo RCRG incluyen investigadores y profesionales de archivos como David Bearman y su trabajo sobre transaccionalidad y pensamiento sistémico, y las ideas de Terry Cook sobre poscustodialismo y macroevaluación. [14] Las influencias más amplias de la teoría del continuo provienen de los filósofos y teóricos sociales Jacques Lacan , Michel Foucault , Jacques Derrida y Jean-François Lyotard , así como del sociólogo Anthony Giddens , siendo la teoría de la estructuración un componente central de la comprensión de la interacción social en el espacio-tiempo. . [1] La crítica del archivero canadiense Jay Atherton de la división entre administradores de registros y archiveros en la década de 1980 y el uso del término "continuo de registros" [15] reinició la conversación que MacLean comenzó durante su carrera y ayudó a traer sus ideas y este término al pensamiento continuo de registros australianos. [16] El uso de Atherton del término continuo de registros tiene varias diferencias significativas en la concepción, aplicación y herencia en comparación con el pensamiento continuo de registros australianos. [1] [17]
La poscustodialidad como concepto de archivo juega un papel importante en la forma en que se concibió el RCM. Este término nació de una necesidad identificada y urgente de abordar las complejidades de las tecnologías informáticas en la creación y gestión de documentos en el tiempo y el espacio. [18] Frank Upward y Sue McKemmish discuten la pos-custodia en 1994 como parte de una exploración de los cambios en el discurso archivístico que comenzó en la década de 1980 por Gerald Ham y que Terry Cook amplió como parte de un "cambio de paradigma pos-custodia" . [18] [19] [20] Upward y McKemmish exploran la pos-custodia en relación con el RCM como un punto de entrada a una conversación más amplia sobre los registros y el mantenimiento de registros como parte de un proceso en el que las instituciones de archivo tienen un papel que desempeñar más allá el de la autoridad archivística que manipula, evalúa , describe y ordena los objetos físicos bajo su custodia.
Partiendo de los fundamentos teóricos anteriores, el MCR como marco reconoce el papel central que tienen las actividades de mantenimiento de registros en la creación, captura, organización y gestión continua de los registros a lo largo del tiempo y en espacios como organizaciones y archivos institucionales. El mantenimiento de registros es una práctica y un concepto claramente definido en la literatura de archivo y registros por escritores continuos como "un concepto amplio e inclusivo de procesos integrados de mantenimiento y archivo de registros para propósitos actuales, regulatorios e históricos". [1] El mantenimiento de registros se refiere a las actividades realizadas en los registros que agregan nuevos contextos, como capturar un registro en un sistema, agregar metadatos o seleccionarlo para un archivo. En el RCM, por tanto, los registros no se definen según su estado como objetos. Más bien, los registros se entienden como parte de un continuo de actividad relacionado con contextos conocidos (así como potencialmente desconocidos). Un registro (así como los registros, colecciones y archivos) son, por lo tanto, parte de procesos sociales, culturales, políticos, legales y de archivo más amplios. Son estos contextos los que son vitales para comprender el papel, el valor y las cualidades probatorias de los registros en y a través del espacio-tiempo (pasado, presente y futuro potencial). [21]
Otros modelos continuos de información
El RCM es el más conocido de todos los modelos continuos creados, pero no existe de forma aislada. El creador de RCM, Frank Upward, ha creado varios otros modelos complementarios, y hay otros creados por investigadores del continuo que ofrecen formas mejoradas o alternativas de comprender el continuo.
La serie de modelos continuos creados por Frank Upward incluyen: [14]
- Sistemas de información (datos) Modelo continuo (modelado de datos y flujo de datos)
- Modelo continuo del patrimonio cultural (las historias que cuentan los documentos y el significado de esas historias para los demás)
- Publicación (acceso) Modelo continuo (el alcance de la accesibilidad y la forma en que se emite el documento)
Modelos creados en colaboración:
- Modelo continuo de información (Barbara Reed, Don Schauder, Frank Upward) (las tecnologías que impulsan el sistema y los métodos de clasificación)
Otros modelos:
- Contextos jurídicos del modelo continuo de registros (Livia Iacovino) [22]
- Mantenimiento de registros mediado: cultura como evidencia (Leisa Gibbons) [23]
Referencias
- ^ a b c d e f McKemmish, S .; Hacia arriba, FH; Reed, B. (2010). "Records Continuum Model". Enciclopedia de Bibliotecas y Ciencias de la Información (3ª ed.). págs. 4447–8. doi : 10.1081 / E-ELIS3-120043719 . ISBN 978-0-8493-9712-7.
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- ^ La información de la tabla se extrae de Hacia arriba, F. (2005). "El continuo de registros". En McKemmish, S .; Piggott, M .; Reed, B .; Hacia arriba, F. (eds.). Archivos: mantenimiento de registros en la sociedad . Wagga Wagga, NSW: Centro de Estudios de la Información. págs. 197–222.
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- ^ Gibbons, LM (2015). Cultura en el continuo: YouTube, pequeñas historias y creación de recuerdos . Facultad de Tecnología de la Información de la Universidad de Monash Escuela de Tecnología de la Información Caulfield.
enlaces externos
- Records Continuum Research Group en Monash University