Un cronograma de retención es una lista de tipos de información organizacional, o una serie de información de una manera que facilita la comprensión y aplicación del período de retención identificado y aprobado , y otros aspectos de retención de información.
Propósito
Los programas de retención son un aspecto importante de la gestión de registros . Muchas organizaciones están sujetas a reglas y regulaciones (a nivel local, estatal o federal) que rigen por cuánto tiempo deben mantener registros antes de poder deshacerse de ellos de manera segura. Mantener registros durante más tiempo del requerido puede exponer a la organización a responsabilidades innecesarias, ya que dichos registros se pueden descubrir durante las demandas.
Información básica
- Título del registro / serie (nombre)
- Descripción de la información dentro del registro / serie
- Período de retención aprobado
- Requisitos de seguridad adecuados
- Método de destrucción apropiado
Otros elementos para consideración del cronograma
- Lugar de retención
- Fecha de aprobación tipo / serie de registro
- Grupo responsable / oficina / persona (s) de registro
- Comentarios relacionados con el registro / serie
- Número de serie aplicado a un registro / serie específico
Ver también
- La gestión de registros es el proceso de garantizar que, en cualquier forma, los registros se mantengan y gestionen de manera económica, eficaz y eficiente a lo largo de su ciclo de vida en la organización.
- La gobernanza de la información es la protección de los registros contra el acceso de personas que se supone que no deben acceder a los registros.