Un período de retención (asociado con un programa de retención o programa de retención ) es un aspecto de la gestión de registros e información (RIM) y el ciclo de vida de los registrosque identifica el período de tiempo durante el cual la información debe mantenerse o "retenerse", independientemente del formato (papel, electrónico u otro). Los períodos de retención varían con diferentes tipos de información, según el contenido y una variedad de otros factores, incluida la necesidad organizativa interna, los requisitos reglamentarios para la inspección o auditoría, los estatutos legales de prescripción, la participación en litigios y las necesidades de informes fiscales y financieros, así como otros factores definidos por las entidades de gobierno locales, regionales, estatales, nacionales y / o internacionales. [1] [2]
Una vez que ha transcurrido un período de retención aplicable para un determinado tipo o serie de información, y se han liberado todas las retenciones / moratorias, la información generalmente se destruye utilizando un método de destrucción aprobado y efectivo, que hace que la información sea completa e irreversiblemente inutilizable por cualquier medio. Alternativamente, se puede convertir de un formulario a otro (por ejemplo, de papel a electrónico), dependiendo del período de retención definido por formato. La información con valor histórico más allá de su "valor utilizable" se puede acceder a la custodia de una organización de archivo para su conservación permanente o prolongada a largo plazo. [1] [2]
Disposición defendible
La disposición defendible se refiere a la capacidad de un período de retención identificado y aplicado para proporcionar eficazmente la defensa del registro y su eventual destrucción o adhesión cuando se examina en un tribunal de justicia o mediante otra revisión.
Los profesionales de gestión de registros e información (RIM) comúnmente aconsejan que todos y cada uno de los períodos de retención aplicados a la información de la organización deben ser revisados y aprobados para su uso por un asesor legal competente, que represente a la organización y esté familiarizado con las necesidades comerciales específicas y legales. y requisitos reglamentarios de la organización. Además, se requiere un enfoque práctico para la evaluación / clasificación de la información, la documentación adecuada del programa de disposición, la revisión estratégica de la política de disposición a lo largo del tiempo para determinar su eficacia para una disposición defendible adecuada. [3]
Organizaciones de orientación y educación
Ver también
Referencias
- ^ a b Cunningham, GC; Montaña, JC (2006). "Retención y disposición de registros" . La Guía del abogado para la gestión y retención de registros . Asociación de Abogados de Estados Unidos. págs. 103-118. ISBN 9781590314500. Consultado el 18 de mayo de 2018 .
- ^ a b Hamer, AC (2011). La Guía de ICSA para la retención de documentos . ICSA Publishing Ltd. p. 338. ISBN 9781860724732.
- ^ Kahn, R. (2014). "Eliminación defendible: la única forma real de administrar terabytes y petabytes". En Smallwood, RF (ed.). Gobierno de la información: conceptos, estrategias y mejores prácticas . John Wiley e hijos. págs. 130-137. ISBN 9781118218303.