Un sistema de gestión de envíos es un sistema de software, también conocido como procesamiento de envíos, que agiliza y facilita la recopilación, el seguimiento y la gestión de envíos electrónicos . La información se puede recibir, autenticar, rastrear, almacenar y distribuir electrónicamente. Los sistemas de gestión de envíos pueden ser un sistema basado en la web que funciona en un entorno de navegador, un producto basado en COTS o también pueden tener la forma de una aplicación de escritorio . Los envíos se completan electrónicamente creando un proceso eficiente en tiempo real que ahorra tiempo tanto al remitente como al destinatario. Por lo general, un sistema de gestión de envíos puede absorber un gran volumen de datos a gran velocidad.
Un sistema de gestión de envíos puede considerarse como un sistema de gestión de contenido específico de una aplicación . En esencia, este sistema puede utilizarse como alternativa al correo electrónico en muchas situaciones.
Características comunes
Aunque los sistemas de gestión de envíos pueden volverse bastante complejos, hay algunas características que un sistema de gestión de envíos debe proporcionar para que se clasifique en esa categoría. Aquí hay una lista de algunas de esas características:
- Disposición para proporcionar una hora de inicio y una hora de finalización para la recopilación de envíos
- Mecanismo de recopilación y almacenamiento de presentaciones electrónicas
- Mecanismo para descargar y ver las presentaciones recopiladas solo a personas autorizadas en un momento dado
- Mecanismo para verificar que todos los documentos y archivos adjuntos estén libres de virus
- Mecanismo para garantizar que toda la información requerida esté presente para su presentación.
- Mecanismo para aceptar y rechazar presentaciones
- Disposición para dar retroalimentación relevante a los remitentes
- Disposición para solicitar la nueva presentación de presentaciones
- Mecanismo para que los remitentes vean los envíos realizados por ellos y los comentarios asociados
Aplicaciones Comunes
Cada una de estas aplicaciones abarca todo el flujo de trabajo y todas las características comunes de los sistemas típicos de gestión de envíos.
Gestión de cursos
Los sistemas de gestión de cursos se utilizan en colegios y universidades para recopilar y gestionar asignaciones de cursos y proyectos en formatos electrónicos.
Gestión de conferencias
Las conferencias de convocatoria de artículos utilizan sistemas de gestión de conferencias para recopilar, revisar y preseleccionar artículos de investigación y luego notificar a los autores cuyos artículos están preseleccionados para publicación y presentación.
Gestión de aplicaciones de gobierno electrónico
Ya sea a nivel federal, estatal o local, los procedimientos gubernamentales a menudo exigen la presentación de formularios, ya sea en formato electrónico o en papel. Los sistemas de gestión de envíos pueden proporcionar una herramienta para los envíos electrónicos al gobierno.
Gestión de currículums y gestión de contratación
Los sitios web de empleo y los sitios de empleo recopilan versiones electrónicas de currículums y ayudan a los reclutadores a conectarse con los solicitantes de empleo de una manera simplificada.
Gestión de eventos y competiciones
Varios eventos y concursos tienen una ronda en línea para preseleccionar y seleccionar participantes y asistentes. Los organizadores de dichos eventos utilizan sistemas de gestión de eventos con una funcionalidad para recopilar y gestionar presentaciones electrónicas.
Gestión de encuestas online
Los sistemas permiten a los usuarios crear encuestas en línea, recopilar respuestas de personas a través de Internet y ver los resultados en varios formatos, incluidos gráficos. Estos sistemas son esencialmente variantes de los sistemas de gestión de envíos.
Sistemas genéricos
Los sistemas de gestión de envíos genéricos no están diseñados específicamente para adaptarse a una aplicación o escenario de gestión de envíos. Más bien, permiten a los usuarios recopilar y administrar envíos en múltiples aplicaciones y escenarios. Aunque existen tales sistemas, son comparativamente menos en número en comparación con los específicos de la aplicación.
Resistencia a los sistemas de gestión de envíos
La adopción y el uso generalizados de sistemas de gestión de envíos (especialmente en el mundo académico) se han visto obstaculizados por varios factores [1] que incluyen, entre otros:
- Inconvenientes al dibujar figuras, diagramas y ecuaciones en una computadora
- Resistencia al cambio y adopción de nuevas tecnologías
- Falta o acceso limitado a Internet
- Cumplimiento estricto de los plazos de presentación
- Esfuerzo adicional en el uso de sistemas de gestión de envíos en comparación con los modos tradicionales como el correo electrónico.
- Falta de confianza en los sistemas de gestión de envíos basados en la web
- Curva de aprendizaje pronunciada
Referencias
- ^ Geri, Nitza; Naor-Elaiza, Orit. "Más allá de la adopción: barreras para un uso continuo del sistema de envío de asignaciones en línea" (PDF) .