Las cuentas por pagar ( AP ) son dinero adeudado por una empresa a sus proveedores que se muestra como un pasivo en el balance de una empresa . Es distinto de los pasivos por pagar de documentos , que son deudas creadas por documentos de instrumentos legales formales . [1]La responsabilidad principal de un departamento de cuentas por pagar es procesar y revisar las transacciones entre la empresa y sus proveedores y asegurarse de que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. El procesamiento de una factura incluye registrar datos importantes de la factura e ingresarlos en el sistema financiero o de contabilidad de la empresa. Una vez logrado esto, las facturas deben pasar por el proceso comercial respectivo de la empresa para poder ser pagadas. [2]
Las cuentas por pagar se registran en el libro auxiliar de Cuentas por pagar en el momento en que se avala el pago de una factura. Con comprobante, o comprobada, significa que una factura está aprobada para el pago y se ha registrado en el Libro mayor general o en el Libro mayor auxiliar de cuentas por pagar como un pasivo pendiente o abierto porque no se ha pagado. Las cuentas por pagar a menudo se clasifican como cuentas por pagar comerciales, cuentas por pagar por la compra de bienes físicos que se registran en el inventario, y cuentas por pagar de gastos, cuentas por pagar por la compra de bienes o servicios que se contabilizan como gastos. Ejemplos comunes de gastos por pagar son publicidad, viajes, entretenimiento, suministros de oficina y servicios públicos. AP es una forma de crédito que los proveedores ofrecen a sus clientes al permitirles pagar un producto oservicio después de que ya ha sido recibido. Los proveedores ofrecen varios términos de pago para una factura. Los términos de pago pueden incluir la oferta de un descuento por pronto pago por pagar una factura dentro de un número definido de días. Por ejemplo, los términos 2%, Net 30 significan que el pagador deducirá el 2% de la factura si el pago se realiza dentro de los 30 días. Si el pago se realiza el día 31, se paga el monto total. Esto también se conoce como 2/10 Net 30. [3]
En los hogares , las cuentas por pagar son normalmente las facturas de la compañía eléctrica , la compañía telefónica , el servicio de televisión por cable o antena parabólica , la suscripción a periódicos y otros servicios regulares similares. Los dueños de casa generalmente rastrean y pagan mensualmente en mano usando cheques, tarjetas de crédito o banca por Internet. En una empresa, generalmente hay una gama mucho más amplia de servicios en el archivo AP, y los contadores o tenedores de libros suelen usar software de contabilidad para rastrear el flujo de dinero en este pasivo .cuenta cuando reciben facturas y fuera de ella cuando realizan pagos. Cada vez más, las grandes empresas utilizan soluciones especializadas de automatización de cuentas por pagar (comúnmente llamadas ePayables) para automatizar los elementos manuales y en papel del procesamiento de las facturas de una organización.
Comúnmente, un proveedor enviará un producto, emitirá una factura y cobrará el pago más tarde. Este es un ciclo de conversión de efectivo , o un período de tiempo durante el cual el proveedor ya ha pagado las materias primas pero el cliente final no ha recibido el pago a cambio.
Cuando el comprador recibe la factura, se compara con el albarán y la orden de compra , y si todo está en orden, se paga la factura. Esto se conoce como el partido de tres vías. [4] La combinación de tres vías puede ralentizar el proceso de pago, por lo que se puede modificar el método. Por ejemplo, la conciliación triple puede limitarse únicamente a facturas de gran valor, o la conciliación se aprueba automáticamente si la cantidad recibida se encuentra dentro de un cierto porcentaje del monto autorizado en la orden de compra. [5] El software de automatización del procesamiento de facturas maneja el proceso de conciliación de manera diferente según las reglas comerciales implementadas durante la creación del flujo de trabajo.proceso. El caso más sencillo es el cotejo bidireccional entre la propia factura y la orden de compra.