Un correo electrónico frío es un correo electrónico no solicitado que se envía a un destinatario sin contacto previo. También podría definirse como el correo electrónico equivalente a las llamadas en frío . El correo electrónico frío es un subconjunto del marketing por correo electrónico y se diferencia del correo electrónico transaccional y cálido.
El correo electrónico frío, según sus defensores, no es spam . Sin embargo, si no se siguen ciertos pasos, es posible que los filtros de correo no deseado lo traten como spam o que los destinatarios lo denuncien.
El correo electrónico frío es un mensaje personalizado , uno a uno, dirigido a un individuo específico. Su objetivo es entablar una conversación comercial con esa persona, en lugar de promover un producto o un servicio a las masas.
Capacidad de entrega del correo electrónico
La capacidad de entrega del correo electrónico es el porcentaje de correos electrónicos que se entregaron correctamente en la bandeja de entrada, en lugar de ser bloqueados o clasificados como spam.
La capacidad de entrega de correo electrónico no es lo mismo que la entrega de correo electrónico. La entrega de correo electrónico es el porcentaje de correos electrónicos que se entregaron correctamente a la dirección de correo electrónico del destinatario, independientemente de si es la bandeja de entrada principal o cualquier otra carpeta, incluido el correo no deseado.
La capacidad de entrega del correo electrónico es especialmente importante para los remitentes de correo electrónico en frío porque su objetivo es que su correo electrónico se entregue en la bandeja de entrada principal de los destinatarios.
Factores que disminuyen la capacidad de entrega del correo electrónico
La baja capacidad de entrega del correo electrónico puede deberse a:
Mala reputación de dominio
Una reputación de dominio es una reputación de envío de un nombre de dominio específico. Un dominio puede perder su reputación si los correos electrónicos se envían en grandes cantidades a la vez y con demasiada frecuencia. El servidor de correo electrónico del destinatario puede considerar un comportamiento como spam y bloquear el dominio utilizado para enviar correos electrónicos.
Un dominio también puede incluirse en la lista de bloqueo si los filtros de correo no deseado detectan palabras no deseadas en el asunto o en el contenido del correo electrónico o si se intenta utilizar otras técnicas de envío de correo no deseado .
La edad de un dominio es un factor importante para determinar la reputación de un dominio. Un nuevo dominio tiene una reputación neutral por defecto. Sin embargo, su actividad es monitoreada de cerca por filtros de spam. Si los proveedores de correo electrónico detectan un uso sospechoso de un dominio, por ejemplo, enviando una gran cantidad de correos electrónicos en un corto período de tiempo, dicha actividad será marcada y el dominio puede perder su reputación. Para usar un dominio para el alcance de correo electrónico frío, se recomienda calentarlo primero.
Mala reputación de IP del servidor
La reputación de IP es la reputación de envío de una IP individual. A cada remitente de correo electrónico se le asigna una dirección IP. Si una dirección IP está asociada con actividades de spam, su reputación se ve perjudicada.
Una dirección IP puede ser compartida o dedicada. La reputación de una dirección IP compartida depende de todos los usuarios asignados a ella. Si uno de los usuarios envía correos electrónicos marcados como spam por filtros de spam o destinatarios de correo electrónico, la reputación de la dirección IP compartida se ve perjudicada. La reputación de una dirección IP dedicada depende únicamente del usuario específico al que está asignada.
Una nueva dirección IP tiene una reputación neutral y debe prepararse primero para construir una buena reputación.
Los correos electrónicos enviados por la dirección IP que tiene mala reputación se colocan en la carpeta de correo no deseado. En última instancia, el proveedor de servicios de Internet puede bloquear la dirección IP asociada con la actividad de spam.
Cómo calentar las IP de los servidores
Es más fácil establecer una buena reputación como nuevo remitente. La edad de calentamiento de IP es el factor principal para hacer una buena reputación para su servidor. Puede establecer un límite en su servidor para:
- Límite de 1 día: 20 correos electrónicos / hora
- Límite de 2 días: 30 correos electrónicos / hora
- Límite de 3 días: 45 correos electrónicos / hora
- Límite de 4 días: 68 correos electrónicos / hora
- Límite de 5 días: 102 correos electrónicos / hora
- Límite de 6 días: 153 correos electrónicos / hora
- Límite de 7 días: 229 correos electrónicos / hora
Mala reputación de la dirección de correo electrónico
Se puede asignar una dirección de correo electrónico con mala o buena reputación en función de su historial de envío. Si los correos electrónicos son tratados como correo no deseado por los filtros de correo no deseado o los destinatarios los informan, la dirección de correo electrónico pierde su reputación y los correos electrónicos adicionales se colocan en la carpeta de correo no deseado o son bloqueados por completo por el proveedor de servicios de Internet.
La dirección de correo electrónico, al igual que un dominio o una dirección IP, requiere un proceso de preparación antes de que pueda usarse para enviar campañas de correo electrónico frías.
No se han configurado registros SPF ni DKIM en el servidor DNS de un dominio
Tanto los registros SPF como DKIM protegen el dominio de la suplantación de correo electrónico y los ataques de phishing .
El registro SPF autentica el mensaje de correo electrónico enviado desde el servidor DNS de un dominio autorizado en el que está configurado el SPF.
El registro DKIM coloca una firma digital vinculada a un nombre de dominio en cada correo electrónico saliente. Asegura que el mensaje se envió desde el servidor DNS de un dominio autorizado.
La configuración de DKIM y SPF en el servidor DNS de un dominio influye positivamente en la reputación del dominio.
Exceder los límites de envío del proveedor de correo electrónico
Cada proveedor de correo electrónico tiene sus propios límites de envío de correo electrónico que se pueden encontrar en sus sitios web. Los límites pueden ser diarios, por hora o, a veces, incluso por minuto. Exceder los límites puede resultar en el bloqueo de la cuenta de correo electrónico durante un período de tiempo determinado por un host de correo electrónico.
Problemas con el contenido del correo electrónico
- Palabras no deseadas
Una vez que el servidor del destinatario recibe el correo electrónico y verifica varios factores, como el dominio y la reputación de IP, los filtros de correo no deseado evalúan el contenido del correo electrónico y la línea de asunto. Hay palabras específicas, generalmente usadas en exceso por los spammers, que alarman los filtros de spam y el mensaje se trata como spam. El software antispam analiza y modifica continuamente la lista de palabras de spam en función de los comentarios y el comportamiento del usuario, como marcar correos electrónicos específicos como spam o recuperarlos de una carpeta de spam.
- Línea de asunto engañosa
Las líneas de asunto que no son relevantes para el cuerpo del correo electrónico pueden hacer que los destinatarios se sientan engañados. Pueden marcar dichos mensajes como spam, dañando así la reputación del dominio y la dirección de correo electrónico.
- Falta de personalización
Los destinatarios pueden reportar los correos electrónicos como spam si no consideran que el mensaje sea relevante o valioso para ellos. La personalización agrega singularidad a cada mensaje. Los correos electrónicos idénticos y genéricos no solo son sospechosos para los humanos, sino también para los filtros de spam.
- Uso extensivo de HTML, GIF, imágenes o videos
Los correos electrónicos, que incluyen imágenes, GIF o videos pueden ser tratados como sospechosos por los filtros de spam. Reemplazar texto con una imagen en el contenido de un correo electrónico ha sido una práctica común de los spammers que quieren estafar los filtros de spam y evitar la detección de palabras de spam mediante el reconocimiento óptico de caracteres.
Un código HTML demasiado complejo o roto en el cuerpo del correo electrónico puede hacer que el mensaje se muestre incorrectamente, por lo que el mensaje puede considerarse un intento de suplantación de identidad o correo no deseado y el destinatario puede informarlo como tal.
- Archivos adjuntos
Los correos electrónicos con archivos adjuntos enviados por un remitente desconocido despiertan la sospecha de los destinatarios porque dichos archivos a menudo se identifican con malware y virus informáticos.
- Enlaces y seguimiento
Demasiados enlaces en un mensaje pueden ser considerados sospechosos tanto por los filtros de spam como por los destinatarios. Los spammers tienden a evitar el uso de palabras no deseadas en el cuerpo del correo electrónico al incluir enlaces en su lugar. Si un remitente incluye un enlace a una fuente no confiable, puede activar filtros de SPAM.
Muchas personas utilizan la tecnología de seguimiento de píxeles para averiguar si sus correos electrónicos se han abierto. La forma en que funciona esta tecnología, una imagen transparente del tamaño de un píxel se coloca en algún lugar del cuerpo del correo electrónico. Cuando alguien abre el correo electrónico envía una solicitud al servidor donde se encuentra la imagen para descargar esa imagen. Esta solicitud de descarga es la forma en que el remitente sabe que se abrió su correo electrónico. Aunque esta tecnología es utilizada por la mayoría de las empresas que envían una gran cantidad de correos electrónicos, tiene sus desventajas. Los filtros de SPAM se crean para proteger al usuario de cualquier contenido no deseado. Debido a esto, algunas personas usan filtros que bloquean los correos electrónicos que contienen imágenes transparentes o del mismo color que las de fondo. Esta es la razón por la que a veces el seguimiento de correo electrónico puede activar filtros de SPAM.
Envío de volumen y frecuencia
El volumen de envío está relacionado con el límite de envío del proveedor de correo electrónico. El proveedor de correo electrónico determina la cantidad de correos electrónicos que se pueden enviar por minuto u hora. Si se envían demasiados correos electrónicos en un período de tiempo determinado, el proveedor de correo electrónico puede bloquear el proceso de envío.
Además, si la cantidad de correos electrónicos enviados aumenta significativamente durante un cierto período de tiempo, puede ser una señal para los filtros de spam de que los correos electrónicos no se envían manualmente. Cualquier comportamiento no humano alarma a los filtros de correo no deseado, lo que hace que los correos electrónicos se coloquen en una carpeta de correo no deseado.
Alta tasa de rebote fuerte
El envío de correos electrónicos a una gran cantidad de direcciones de correo electrónico inválidas o inexistentes da como resultado una alta tasa de rebote, lo que a su vez alarma a los proveedores de buzones de correo que pueden bloquear al remitente.
Alta tasa de rebote suave
Los rebotes suaves tienen lugar cuando un correo electrónico se devuelve antes de llegar al servidor del destinatario, por lo tanto, no se entrega a su buzón. El motivo de un rebote suave suele ser un problema técnico temporal con el buzón del destinatario, como un fallo del servidor o una bandeja de entrada llena.
Reglas y regulaciones
A continuación se muestran los resúmenes de la legislación de protección de datos elegida y las leyes que restringen el uso de correos electrónicos no solicitados. Puede encontrar una lista completa de las normas y reglamentos internos de todo el mundo aquí .
GDPR
El Reglamento general de protección de datos tiene como objetivo principal dar a los ciudadanos de la Unión Europea control sobre sus datos personales y simplificar el entorno regulatorio para las empresas internacionales. [1]
Todas las personas que envían correos electrónicos fríos a los ciudadanos de la UE deben cumplir con el GDPR porque recopilan y procesan datos personales, en este contexto, una dirección de correo electrónico conectada a una persona identificable como mínimo.
Para respetar el GDPR al enviar correos electrónicos fríos, una persona debe cumplir con los principios específicos:
- todas las acciones tomadas para crear una lista de correo electrónico deben ser legales, justas y transparentes;
- todos los datos personales recopilados deben ser adecuados y relevantes para el propósito de su procesamiento;
- es responsabilidad del procesador de datos asegurarse de que los datos procesados sean precisos y estén actualizados en todo momento;
- los datos personales solo deben almacenarse durante el tiempo necesario para su procesamiento. Las personas cuyos datos se procesan deben poder ejercer su derecho al olvido y el derecho a ayudar en la eliminación de datos;
- El administrador de datos es responsable de la seguridad de los datos personales que se procesan. Los datos no deben compartirse con terceros sin el consentimiento claro de los propietarios de los datos.
CCPA
La Ley de Privacidad del Consumidor de California regula las formas en que las empresas que obtienen sus ingresos de la venta de datos personales de los consumidores utilizan la información personal de los ciudadanos de California. CCPA se enfoca en la recopilación de datos y la privacidad y brinda a los ciudadanos de California: [2]
- el derecho a ser informado sobre qué tipo de información se recopila sobre ellos y cómo se procesa;
- el derecho a solicitar el borrado de la información a menos que la información sea necesaria para proporcionar un servicio;
- derecho a oponerse a la venta de su información personal.
Ley CAN-SPAM
La Ley CAN-SPAM estableció los primeros estándares nacionales para el envío de correos electrónicos comerciales en los EE. UU. Según la Ley CAN-SPAM: [3]
- Cada destinatario de correo electrónico debe tener derecho a optar por no recibir correos electrónicos no deseados. Los remitentes de correos electrónicos fríos deben respetar la solicitud del destinatario de ser eliminados de sus contactos;
- la línea "desde" debe ser precisa;
- la línea de asunto debe ser relevante para el contenido de un correo electrónico;
- La dirección física del remitente debe ser claramente visible en el contenido de un correo electrónico o una firma.
Legislación antispam de Canadá (CASL)
La CASL otorga a los ciudadanos de Canadá el derecho a: [4]
- solicitar no recibir más correos electrónicos de un remitente en particular;
- conocer la identidad y la dirección física de un remitente;
- rechazar o retirar el consentimiento para recibir los correos electrónicos de un remitente en particular;
- conocer la naturaleza y el propósito de un correo electrónico.
Ley australiana contra el spam
La Ley de correo no deseado regula en qué casos se pueden enviar correos electrónicos comerciales, incluidos los correos electrónicos fríos, y qué se debe incluir en el contenido. Afirma que los correos electrónicos comerciales: [5]
- no se puede enviar sin el consentimiento claro o inferido del destinatario;
- debe contener un nombre y datos de contacto de un remitente;
- debe contener una forma clara de optar por no recibirlos;
- debe ser relevante para el destinatario.
Nueva Zelanda - Ley de mensajes electrónicos no solicitados
La Ley de mensajes electrónicos no solicitados regula el envío de correos electrónicos comerciales no solicitados, incluidos correos electrónicos fríos, con un enlace de Nueva Zelanda, es decir, correos electrónicos que se envían hacia, desde o dentro de Nueva Zelanda. Según la ley: [6]
- los correos electrónicos comerciales no se pueden enviar sin el consentimiento claro o inferido del destinatario;
- el correo electrónico comercial debe contener información precisa sobre el remitente del mensaje, incluida información de contacto válida;
- el destinatario debe tener una forma clara de optar por no recibir dichos correos electrónicos.
Las regulaciones y leyes locales de protección de datos personales que restringen el uso de correos electrónicos no solicitados pueden estar sujetas a cambios. Los remitentes de correos electrónicos fríos deben mantenerse al día con las enmiendas a dichas regulaciones para actuar siempre de conformidad con la ley.
Las tendencias y las mejores prácticas del correo electrónico frío cambian con el tiempo. Muchos factores dependen del tipo de negocio y de los destinatarios de los correos electrónicos.
Referencias
- ^ "Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo" . Diario Oficial de la Unión Europea . 27 de abril de 2016.
- ^ "Texto de factura - Privacidad AB-375: información personal: empresas" . leginfo.legislature.ca.gov . Consultado el 2 de enero de 2019 .
- ^ "LegalArchiver.Org: Can-Spam Act 2003" . 2016-02-13. Archivado desde el original el 13 de febrero de 2016 . Consultado el 2 de enero de 2019 .
- ^ Gobierno de Canadá, Industry Canada (30 de junio de 2014). "Legislación antispam de Canadá - Ley canadiense sobre spam y otras amenazas electrónicas - Inicio" . fightspam.gc.ca . Consultado el 2 de enero de 2019 .
- ^ Autoridad, Comunicaciones y Medios de Australia (2018-12-10). "Obligaciones de la industria del spam" . www.acma.gov.au . Consultado el 2 de enero de 2019 .
- ^ "Ley de mensajes electrónicos no solicitados de 2007 No 7 (al 13 de noviembre de 2018), Contenido de la ley pública - Legislación de Nueva Zelanda" . www.legislation.govt.nz . Consultado el 2 de enero de 2019 .