La descripción de archivo codificada ( EAD ) es un estándar para codificar información descriptiva sobre registros de archivo. [1]
Descripción general
Los registros de archivo se diferencian de los elementos de una colección de biblioteca porque son únicos, por lo general inéditos y no están disponibles en otros lugares, y porque existen como parte de una colección que los unifica. [2] Por estas razones, la descripción archivística implica un análisis jerárquico y progresivo que enfatiza la estructura intelectual y el contenido de la colección y no siempre se extiende al nivel de elementos individuales dentro de ella. [3]
Tras el desarrollo de tecnologías a mediados y finales de la década de 1980 que permitieron la codificación descriptiva de hallazgos legibles por máquina, se hizo posible considerar el desarrollo de ayudas digitales para la búsqueda de archivos. [1] El trabajo en un estándar de codificación para la descripción de archivos comenzó en 1992 en la Universidad de California, Berkeley , y en 1998 se lanzó la primera versión de EAD. [4] Una segunda versión fue lanzada en 2002, y la última versión, EAD3, fue lanzada en agosto de 2015. [5] La Society of American Archivists y la Library of Congress son conjuntamente responsables del mantenimiento y desarrollo de EAD. [6]
EAD se utiliza ahora en todo el mundo por archivos, bibliotecas, museos, bibliotecas nacionales y sociedades históricas. [1] A través de un sistema estandarizado para codificar las descripciones de las ayudas para la búsqueda de archivos, EAD permite a los usuarios localizar fuentes primarias geográficamente remotas. [7] En su nivel más alto, una ayuda de búsqueda de EAD incluye información de control sobre la descripción, así como una descripción de la colección en sí. [8] EAD3 se revisó en 2018 para abordar las preocupaciones relacionadas con la facilidad de acceso a las descripciones de archivos y su capacidad para interactuar con otros sistemas. [9] [10]
Antecedentes y necesidad
Los archivos, por su propia naturaleza, son diferentes de las bibliotecas. Mientras que las bibliotecas contienen elementos individuales, como libros y revistas, de los cuales existen múltiples copias idénticas, los archivos contienen registros que son únicos e interrelacionados. [11] Los archivos representan las actividades de una persona, familia u organización que se crean y acumulan naturalmente en el curso de sus actividades ordinarias. [11] Por lo tanto, a diferencia de los elementos de una biblioteca, todos los elementos de una colección de archivo comparten una relación. [2] Todo el cuerpo de los registros de una organización, familia o individuo ha sido creado y acumulado como un subproducto de la existencia de la organización o del individuo, y por lo tanto comparten un origen común, al que los archiveros se refieren como su procedencia ; la procedencia se refiere tanto al origen de un artículo o colección como a su custodia y propiedad. [12] Los archiveros se refieren a todo el cuerpo o los registros de una persona u organización como su fondo ; el fondo es, por tanto, un todo conceptual que refleja el proceso de producción o acumulación de documentos que comparten una función o actividad común y exhiben una unidad natural. [12] Un fondo puede contener desde un artículo hasta millones de artículos, y puede consistir en cualquier forma, incluidos manuscritos, gráficos, dibujos, mapas, audio, video o registros electrónicos. [11]
Debido a que los materiales publicados difieren de manera significativa y fundamental de las colecciones de materiales únicos e interrelacionados que se encuentran en los archivos, existen diferencias significativas en la descripción bibliográfica y de archivo. [11] Una descripción bibliográfica representa un ítem publicado individual, se basa y se deriva del ítem físico y, por lo tanto, se considera a nivel de ítem. [3] La descripción de archivo, por el contrario, representa una colección o un fondo, que a menudo contiene elementos individuales de varios medios, que comparten un origen o procedencia común. [13] La descripción de los materiales de archivo, por tanto, implica un análisis jerárquico y progresivo complejo. [3] Comienza describiendo el todo, luego baja a los subcomponentes; la descripción con frecuencia no se extiende al nivel del artículo. [14] De esta manera, la descripción de archivo se centra en la estructura intelectual y el contenido de la colección más que en sus características físicas. [15]
Una ayuda de búsqueda es una herramienta que ayuda a los usuarios a encontrar materiales dentro de un archivo a través de la descripción de su contenido. [12] La mayoría de las ayudas para la búsqueda proporcionan tipos de información similares, incluido, como mínimo, un título que conecta la ayuda para la búsqueda con el creador de la colección; un resumen del material contenido en la ayuda de búsqueda; antecedentes y contexto de la colección, incluidas las principales figuras involucradas; e información sobre la custodia de la colección, así como las condiciones o restricciones sobre su uso. [dieciséis]
La naturaleza única de los registros de archivo y la distribución geográfica de las colecciones individuales ha presentado un desafío para quienes desean ubicarlos y acceder a ellos durante más de 150 años. [7] Sin embargo, con el advenimiento de la computación en red internacional y los catálogos en línea, surgió el potencial para hacer que las colecciones de archivos se puedan buscar en línea. [14]
Historia
EAD se originó en la reunión anual de 1993 de la Sociedad de Archiveros Estadounidenses en Nueva Orleans y fue dirigida por Daniel Pitti en la Universidad de California, Berkeley . [17] El objetivo del proyecto era crear un estándar de datos para describir archivos, similar a los estándares MARC para describir materiales bibliográficos. La versión 1.0 inicial de EAD fue lanzada en el otoño de 1998. [18] Este estándar permite que archivos , museos , bibliotecas y repositorios de manuscritos enumeren y describan sus existencias de una manera que sea legible por máquina y, por lo tanto, fácil de buscar. mantener e intercambiar. [19] Desde sus inicios, muchos archivos y colecciones especiales lo han adoptado.
Además del trabajo de desarrollo y mantenimiento realizado por la Sociedad de Archiveros Estadounidenses y la Biblioteca del Congreso, el Grupo de Bibliotecas de Investigación (RLG) ha desarrollado y publicado un conjunto de directrices de implementación de "Mejores Prácticas" [20] para EAD, que establece elementos y atributos obligatorios, recomendados y opcionales. RLG también ha proporcionado una especie de cámara de compensación para encontrar ayudas en formato EAD, conocido como ArchiveGrid . Las bibliotecas miembro proporcionan a RLG la URL de sus ayudas para la búsqueda; RLG automáticamente recolecta datos de los instrumentos de descripción, los índices de TI, y proporciona una interfaz de búsqueda para el índice, dando así a los investigadores la capacidad de buscar en las colecciones de varios cientos de instituciones con una sola consulta. RLG también ha desarrollado el "RLG Report Card", [21] un programa automatizado de control de calidad que analizará una instancia de EAD e informará sobre cualquier área en la que difiera de las pautas de mejores prácticas.
El Subcomité Técnico de Descripción Archivística Codificada de la SAA, que incluye representación internacional, se embarcó en una revisión del estándar EAD en 2010. [22] La última versión, EAD3, se publicó en agosto de 2015. [23]
Adopción
Varios repositorios en los Estados Unidos , Canadá , el Reino Unido , Francia , Australia y otros lugares han adoptado e implementado EAD con diferentes niveles de sofisticación técnica. Uno de los esfuerzos más ambiciosos es el Archivo en línea de California , un catálogo colectivo de más de 5,000 ayudas para la búsqueda de EAD que cubren manuscritos e imágenes de instituciones de todo el estado. La Biblioteca Nacional Francesa Francois Mitterrand publica más de 90.000 ayudas de búsqueda de EAD que cubren archivos y manuscritos.
Conjunto de elementos EAD
El esquema XML del estándar EAD especifica los elementos que se utilizarán para describir una colección de manuscritos, así como la disposición de esos elementos (por ejemplo, qué elementos son necesarios o cuáles están permitidos dentro de qué otros elementos). El conjunto de etiquetas EAD tiene 146 elementos y se utiliza tanto para describir una colección en su conjunto como para codificar un inventario detallado de varios niveles de la colección. Muchos elementos de EAD han sido, o pueden estar, mapeados a estándares de contenido (como DACS e ISAD (G) ) y otros estándares estructurales (como MARC o Dublin Core ), aumentando la flexibilidad e interoperabilidad de los datos. [24]
EAD 1.0 fue una definición de tipo de documento SGML (DTD). EAD 2002, la segunda encarnación de EAD, se finalizó en diciembre de 2002 y se puso a disposición como XML DTD. La última versión de EAD, EAD3, está disponible como esquema XML y DTD. [25]
Partes de una ayuda de búsqueda de EAD
Nota: Los ejemplos de esta sección son EAD2 y pueden no ser válidos para el esquema EAD3.
eadheader
Nota: En la versión actual de EAD3 1.0, el elemento eadheader ha sido reemplazado por el elemento de control. [26]
La primera sección de una ayuda de búsqueda codificada por EAD es eadheader
. Esta sección contiene el title
y opcional subtitle
de la colección e información detallada sobre la ayuda de búsqueda en sí: quién la creó, cuándo se creó, su historial de revisión , el idioma en el que está escrita la ayuda de búsqueda, etc. El eadheader
mismo tiene una serie de atributos obligatorios que se corresponden con varios estándares ISO , como ISO 3166-1 para códigos de países e ISO 8601 para formatos de fecha.
El eadheader
y sus elementos secundarios se pueden asignar a otros estándares para facilitar el intercambio de información. A menudo se asignan a elementos Dublin Core como Creador, Autor, Idioma. Por ejemplo, en el extracto siguiente, el relatedencoding="DC"
atributo del eadheader
elemento especifica que los elementos secundarios se asignarán a Dublin Core; el elemento hijo
indica que el elemento EAD se
asigna al elemento Dublin Core
.
Ejemplo de un eadheader
:
audiencia = "internal" countryencoding = "iso3166-1" dateencoding = "iso8601" langencoding = "iso639-2b" relateddencoding = "DC" repositoryencoding = "iso15511" scriptencoding = "iso15924" > countrycode = "us" identifier = "bachrach_lf" mainagencycode = "NSyU" > bachrach_lf encodinganalog = "Title" > Louis Fabian Bachrach Papers Un inventario de sus trabajos en Blank University encodinganalog = "Creator" > Mary Smith encodinganalog = "Publisher" > Blank University encodinganalog = "Date" normal = "1981" > 1981 < profiledesc> < creation> John Jones normal = "2006-09-13" > 13 de septiembre de 2006 encodinganalog = "Idioma" langcode = "eng" > Inglés >
archdesc
La archdesc
sección contiene la descripción del material de la colección en sí. Primero, la Identificación Descriptiva o el did
elemento contiene una descripción de la colección en su conjunto, incluido el creador (que puede ser un individuo o una organización), el tamaño (generalmente expresado en pies lineales), fechas inclusivas, idioma (s) y un resumen o descripción breve. Al igual que con lo eadheader
anterior, los elementos se pueden asignar a los estándares correspondientes; Los elementos de esta sección generalmente se asignan a elementos MARC. Por ejemplo, en el extracto a continuación, el relatedencoding="MARC21"
atributo del archdesc
elemento especifica que los elementos secundarios se asignarán a MARC21; el elemento hijo
indica que el unittitle
elemento se asigna al campo MARC 245, subcampo a.
Ejemplo:
level = "collection" type = "inventario" relateddencoding = "MARC21" > Descripción general de la colección encodinganalog = "852 $ a" label = "Repository:" > Blank University label = "Creator:" > encodinganalog = "100" > Brightman, Samuel C. (Samuel Charles), 1911-1992 encodinganalog = "245 $ a " label = " Título: " > Samuel C. Brightman Papers encodinganalog = " 245 $ f " normal = " 1932/1992 " type = " inclusive " label = " Fechas inclusivas: " > 1932-1992 < / unitdate> encodinganalog = "300 $ a" label = "Cantidad:" > 6 pies lineales encodinganalog = "520 $ a" label = "Abstract:" > Documentos del periodista estadounidense, incluida alguna correspondencia de guerra, Escritos de humor político y político, y material de educación para adultos. encodinganalog = "099" label = "Identificación:" countrycode = "us" repositorycode = "NSyU" > 2458163 label = "Idioma:" encodinganalog = "546" > langcode = "eng" > Inglés
Varios elementos descriptivos adicionales pueden seguir a los siguientes did
:
bioghist
- descripción biográfica de la persona u organizaciónscopecontent
- una descripción narrativa detallada del material de la colecciónrelatedmaterial
- descripción de los elementos que el repositorio adquirió por separado pero que están relacionados con esta colección y que un investigador podría querer conocerseparatedmaterial
- elementos que el repositorio adquirió como parte de esta colección pero que se han separado de ella, quizás para un tratamiento especial, necesidades de almacenamiento o catalogacióncontrolaccess
- una lista de títulos de materias o palabras clave para la colección, generalmente extraída de una fuente autorizada , como los títulos de materias de la Biblioteca del Congreso o el Tesauro de Arte y Arquitecturaaccessrestrict
yuserestrict
- declaración sobre cualquier restricción sobre el material de la colecciónarrangement
- la forma en que se organizan los materiales de la colección
La segunda sección, y generalmente la más grande, archdesc
es la dsc
, que contiene un inventario completo de la colección desglosada en fragmentos intelectuales progresivamente más pequeños. EAD ofrece dos opciones: el c
elemento que se puede anidar dentro de sí mismo hasta un nivel ilimitado, y un conjunto de elementos de contenedor numerados a c01
través de los c12
cuales solo se pueden anidar numéricamente (es decir, a c01
puede contener solo a c02
; a c02
puede contener solo a c03
, y así sucesivamente) . Tenga en cuenta que los elementos c
y se c0#
refieren a subdivisiones intelectuales del material; el contenedor físico real se especifica mediante el container
elemento. El inventario puede bajar a un nivel tan detallado como se desee. El siguiente ejemplo muestra un inventario a nivel de carpeta.
Ejemplo de inventario:
type = "combinado" > Inventario Correspondencia Adams, Martha normal = "1962/1967" > 1962-1967 type = "box" > 1 type = "folder" > 1 Barnett, Richard normal = "1965" > 1965 type = "box" > 1 type = "carpeta" > 2 ... etc Escritos Cuentos normal = "1959/1979" > 1959-1979 type = "box" > 5 type = "folder" > 1-9
Citando a EAD
Se han realizado algunos estudios sobre cómo citar archivos EAD con granularidad variable. En particular, Buneman y Silvello [27] propusieron un sistema basado en reglas para crear automáticamente fragmentos de citas para usarlos como referencias al citar datos XML; un estudio de caso se basa en EAD. Además, Silvello [28] propuso un marco que, aprendiendo de los ejemplos, crea automáticamente referencias en un nivel diferente de grosería para archivos XML. Este marco se ha probado en la colección de archivos EAD de la Biblioteca del Congreso.
Crítica
Un estudio de usuarios [29] que analiza los patrones de interacción del usuario con las ayudas para la búsqueda destacó que "[ellos] se centran en las reglas para la descripción en lugar de facilitar el acceso y el uso de los materiales que enumeran y describen", y que muchos usuarios de archivos tienen problemas graves utilizando ayudas para la búsqueda. Los patrones comunes y frecuentes de interacción del usuario con ayudas para la búsqueda son de navegación y, por lo tanto, requieren navegar por la jerarquía de archivos para dar sentido a los datos de archivo. [30]
Algunos críticos afirman que la EAD limita la interacción del investigador porque varias operaciones son imposibles o ineficaces. [31] Por ejemplo, es problemático:
- permitir que el usuario acceda a un elemento específico sobre la marcha, ya que requiere definir puntos de acceso fijos a la jerarquía de archivos; [32]
- permitir que el usuario reconstruya el contexto de un elemento sin examinar toda la jerarquía de archivos; [33]
- presentar al usuario solo elementos seleccionados de un archivo, ya que la ayuda de búsqueda presenta una colección determinada como un todo. [34] [35]
Además, EAD permite varios grados de libertad en la práctica de etiquetado, lo que puede resultar problemático en el procesamiento automático de archivos EAD, ya que es difícil saber de antemano cómo una institución utilizará los elementos jerárquicos. Se ha subrayado que solo los archivos EAD que cumplen las estrictas directrices de mejores prácticas se pueden compartir y buscar. [36]
Ver también
- Contexto de archivo codificado (EAC)
- Metadatos
- Estándares de metadatos
- Lenguaje de marcado extensible (XML)
Referencias
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enlaces externos
- ArchiveGrid
- Página de inicio oficial de EAD en la Biblioteca del Congreso (biblioteca de etiquetas, enlaces al esquema y DTD, etc.)
- Esquema EAD y otros archivos para descargar a través de GitHub
- Directrices de prácticas recomendadas de RLG para descripciones de archivos codificadas
- Boleta de calificaciones y documentación de RLG EAD (solo EAD2)
- Sociedad de Archiveros Estadounidenses
- Sección de normas de archivo codificadas por SAA