Un inventario es una lista detallada de objetos a los que un museo ha accedido o recibido a través de préstamos y debe ser localizado físicamente por un examinador. Periódicamente se debe realizar un inventario completo, al cien por cien, o un inventario aleatorio de la colección para garantizar que el museo esté funcionando con las mejores prácticas y con fines de seguridad. [1] El museo es legalmente responsable y éticamente obligado por el mantenimiento de información actualizada que detalle la ubicación de todos los objetos dentro de la colección, incluidos los artículos prestados y los objetos que aún no han sido accesados; esto está estipulado por muchas asociaciones de museos, incluida la Asociación Estadounidense de Museos . [2]
Historia de las prácticas (EE. UU.)
La Asociación Americana de Museos publicó su "Código de Ética para los Trabajadores de los Museos" en 1925 [3] que presagiaba la creación de cursos de formación para la gestión adecuada de las colecciones de los museos. [4] Las primeras reglas para el registro de objetos de museo se publicaron en 1958, obra de Dorothy H. Dudley , del Museo de Arte Moderno de Nueva York e Irma Bezold , del Museo Metropolitano . [5]
Necesidad
El mantenimiento del registro de inventario de las colecciones es necesario para una responsabilidad mínima de las colecciones. [6] Los inventarios brindan al administrador de colecciones o al registrador información con fines de seguro, seguridad y alerta al personal sobre posibles necesidades de conservación o preservación de la colección. [7]
Seguridad
La finalización y el mantenimiento de un sistema de inventario ayuda a disuadir y ayudar en la detección temprana del robo de la colección. El Consejo Internacional de Museos (ICOM) insta a los museos a que completen y mantengan sus sistemas de inventario porque "si un museo no sabe qué hay en su colección, dónde se encuentran las obras y el estado en que se encuentran, en efecto, invita robo porque no tendrá un sentido inmediato de que un objeto ha desaparecido y, lo que es más importante, no tendrá información descriptiva que ayude a recuperar un objeto en caso de robo ". [8]
El tipo de sistema de inventario utilizado por un museo será dictado por la Política de Gestión de Colecciones (CMP) . El CMP determinará con qué frecuencia los artículos, qué artículos y cuántos artículos se incluirán en el inventario. Los museos deben completar periódicamente un inventario del cien por cien de su colección, pero para el período entre la finalización de dicho inventario, un muestreo aleatorio de la colección es suficiente. Un muestreo aleatorio de la colección sirve como indicador para el resto de la colección. Si todos los elementos se contabilizan en un muestreo aleatorio, se puede suponer que el resto de los registros de las colecciones son igualmente confiables. Sin embargo, un inventario completo proporciona a la institución el conocimiento de que se puede contabilizar toda la colección; el muestreo aleatorio se utiliza para verificar la consistencia de los registros de las colecciones.
Un método de inventario continuo es un sistema que realiza inventarios de manera regular artículos de alto valor o artículos que son más susceptibles al robo. Este método se asemeja a un iceberg, y los elementos de alto valor se encuentran en la parte superior del iceberg. A medida que el método de inventario avanza en el iceberg, se pueden encontrar artículos de menor valor. Los elementos que se encuentran hacia el centro del iceberg deben ser inventariados menos que los que se encuentran más arriba en el témpano y más que los que se encuentran debajo de su posición. Es posible que los elementos en la posición más baja del iceberg, debajo de la superficie del agua, solo necesiten ser inventariados anualmente. [9] Con este tipo de sistema de inventario, los objetos más importantes o más valorados se contabilizan de forma periódica.
Revisar
Los inventarios sirven para varios propósitos, incluida la oportunidad de revisión del departamento de cobranzas . Dicha revisión incluye:
- ¿Todos los objetos se contabilizan y se encuentran almacenados correctamente?
- ¿Existe algún problema de preservación o conservación que deba comunicarse con el registrador , el administrador de colecciones o el curador ?
- ¿Son fiables los registros de ubicación de las colecciones?
Un inventario proporciona una revisión sistemática de los registros del departamento de cobranzas y ayuda a identificar cualquier problema. La fluidez de un inventario es en realidad un reflejo de la institución. Si un inventario se completa con pocos o ningún problema, entonces el departamento de cobranza está funcionando bien; sin embargo, si surgen muchos problemas durante el proceso de inventario, esto puede ser indicativo de un departamento de cobranza que necesita revisión y cambio. [10]
Política
Cada museo debe completar un inventario de manera regular y este requisito debe indicarse en el CMP del museo. El CMP también debe describir los pasos que deben llevarse a cabo en el proceso de inventario, que incluyen:
- un examen de cada objeto y sus registros
- Debe tenerse en cuenta la condición de cada objeto.
- se realizarán actualizaciones a los registros
- y la lista de inventario se archivará en el archivo de adhesión del museo [11]
Planificación y programación
Se debe dedicar suficiente tiempo a la planificación antes de comenzar una tarea como el inventario. Un procedimiento de inventario bien pensado utilizará eficientemente al personal y su tiempo. Dicho procedimiento debe incluir:
- El alcance y propósito del inventario.
- Fuentes de financiación para el personal y el equipo con el compromiso de la dirección de disponer del tiempo y los recursos adecuados para completar el inventario.
- Recursos necesarios para completar el inventario (por ejemplo, horas de personal, computadoras, equipo de fabricación y etiquetado, equipo de imágenes, etc.)
- Establecer un cronograma para el inicio y finalización del inventario.
- Determine quién ejecutará y / o realizará el inventario.
- Identifique el método de enfoque para completar el inventario, incluidos los estándares utilizados para registrar los hallazgos.
- Cómo catalogar y gestionar la información producida por el inventario y cómo se revisará e interpretará esa información. [12] [13]
Realización de un inventario
Ahora que se han establecido la política y el procedimiento de inventario, es el momento de realizar el inventario. La realización de un inventario es el paso final del proceso de inventario; es relativamente simple en el sentido de que las acciones son repetitivas, pero puede ser una de las partes del proceso de inventario que consumen más tiempo, según el tamaño de la colección y el alcance previsto del inventario.
Seleccione un método de enfoque al comenzar el proceso de inventario. ¿Cómo se inventariará la colección? Estante por estante; o en orden numérico del catálogo? Una vez que se decide el método de inventario, es necesario crear un registro de inventario básico y uniforme para cada objeto. Dicho registro puede contener lo siguiente:
- Número de objeto
- Nombre del objeto
- Breve descripción del objeto
- Condición (brinda la oportunidad de realizar una verificación de la condición del objeto)
- Ubicación actual
- Notas (cualquier otro detalle no incluido en la lista de verificación, como alertar sobre la necesidad de un tratamiento de conservación)
- Registrador y fecha [14]
Notas
- ^ Dorothy H. Dudley, Irma Bezold Wilkinson, et al., Métodos de registro de museos (Washington, DC: Asociación Estadounidense de Museos, 1979), 413,415.
- ^ Gordon McKenna y Efthymia Patsatzi, ed., SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (Cambridge: Museum Documentation Association, 2007), 77.
- ^ "Código deontológico para trabajadores de museos". La Revista Americana de Arte . 16 (10): 555. 1925. JSTOR 23929966 .
- ^ Gilmore, Jean Allman; Buck, Rebecca A. (2010). Métodos de registro del museo (5ª ed.). Prensa AAM. pag. 5. ISBN 978-1933253152.
- ^ Newton, Earle W. (julio de 1960). "Trabajo revisado: métodos de registro del museo por Dorothy H. Dudley e Irma Bezold". El archivero estadounidense . 23 (2): 342–343. JSTOR 40289985 .
- ^ Peggy Smith Finch, "The Essential Collections Inventory", en Registrars on Record: Essays on Museum Collection Management , ed. Mary Case (Washington, DC: Asociación Estadounidense de Museos, 1988), 157.
- ^ Dorothy H. Dudley, Irma Bezold Wilkinson, et al., Métodos de registro de museos (Washington, DC: Asociación Estadounidense de Museos, 1979), 334.
- ^ Consejo Internacional de Museos y Comité Internacional de Seguridad de los Museos, Robert B. Burke y Sam Adeloye, ed., A Manual of Basic Museum Security , (Leicester, Gran Bretaña: deVoyle, Leicester, 1986), 15-6.
- ^ Consejo Internacional de Museos y Comité de Seguridad Internacional, "Protección, seguridad y conservación de colecciones", en Gestión de colecciones , ed. Anne Fahy (Londres: Routledge, 1995), 257.
- ^ Dorothy H. Dudley, Irma Bezold Wilkinson, et al., Métodos de registro de museos (Washington, DC: Asociación Estadounidense de Museos, 1979), 67.
- ^ Gordon McKenna y Efthymia Patsatzi, ed., SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (Cambridge: Museum Documentation Association, 2007), 77-8.
- ^ Helen Ashby, Gordon McKenna y Matthew Stiff, ed., SPECTRUM Knowledge: Estándares para la gestión de información cultural (Cambridge: Museum Documentation Association, 2001), 30-1.
- ^ Gordon McKenna y Efthymia Patsatzi, ed., SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (Cambridge: Museum Documentation Association, 2007), 78.
- ^ Gordon McKenna y Efthymia Patsatzi, ed., SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (Cambridge: Museum Documentation Association, 2007), 79. Stuart A Holm, Facts & Artefacts: How to Document a Museum Collection , 2nd ed., (Cambridge : Asociación de Documentación de Museos, 1998), 35.
Referencias
- Ashby, Helen, Gordon McKenna y Matthew Stiff, ed., SPECTRUM Knowledge: Estándares para la gestión de la información cultural. Cambridge: Asociación de documentación de museos, 2001.
- Aunque el libro se centra en la gestión de la información, todavía tiene consejos útiles sobre cómo realizar un inventario (denominado auditoría) de una colección. El procedimiento de auditoría enumerado contiene quince pasos detallados, con un enfoque en la preparación antes de realizar una auditoría.
- Childs, S. Terry y Eileen Corcoran, Gestión de colecciones arqueológicas: Asistencia técnica . Washington, DC: Programa de Arqueología y Etnografía, Servicio de Parques Nacionales, 2000. Disponible en http://www.cr.nps.gov/archeology/collections/ , consultado el 30 de enero de 2008.
- Esta publicación, aunque escrita específicamente para repositorios federales, tiene aplicaciones en muchos museos. El ensayo señala que los inventarios son legalmente requeridos, especialmente desde la aprobación de NAGPRA, que ordenó un inventario completo de todos los restos humanos de los nativos americanos y los objetos funerarios asociados.
- Dudley, Dorothy H., Irma Bezold Wilkinson, et al., Métodos de registro del museo . Washington, DC: Asociación Estadounidense de Museos, 1979.
- El tema de los inventarios se menciona a lo largo del libro y, en particular, tiene parte de un ensayo que cubre el tema, “Registro en una casa museo histórica”, de Diane Green Taylor. Métodos de registro de museos discute los conceptos básicos y las funciones de los inventarios. Sin embargo, Taylor analiza el tema con más profundidad y revela que la fluidez de un inventario es en realidad un reflejo de la institución.
- Finch, Peggy Smith, "The Essential Collections Inventory", en Registrars on Record: Essays on Museum Collection Management , ed. Mary Case. Washington, DC: Asociación Estadounidense de Museos, 1988.
- Aunque los inventarios pueden descubrir problemas, ayudan a resolver y prevenir sucesos futuros. Este ensayo no es necesariamente un ensayo de "cómo hacer", sino que explica la necesidad de completar y mantenerse al día con los inventarios en las instituciones.
- Holm, Stuart A., Facts & Artefacts: How to Document a Museum Collection , 2nd ed. Cambridge: Asociación de documentación de museos, 1998.
- Holm proporciona un procedimiento básico paso a paso sobre cómo configurar un nuevo sistema de inventario en una colección.
- Consejo Internacional de Museos y Comité Internacional de Seguridad de los Museos, Robert B. Burke y Sam Adeloye, ed., A Manual of Basic Museum Security . Leicester, Gran Bretaña: deVoyle, Leicester, 1986.
- Los autores de esta publicación dan una breve descripción de la necesidad de instituir un sistema de inventario. La prevención de robos se cita como la razón número uno para tener un sistema de inventario en funcionamiento.
- Consejo Internacional de Museos y Comité de Seguridad Internacional, "Protección, seguridad y conservación de las colecciones", en Gestión de colecciones , ed. Anne Fahy. Londres: Routledge, 1995.
- El tema del inventario se incluyó en este ensayo como parte de una descripción general de los problemas de seguridad dentro de la gestión de colecciones. El trabajo brindó una descripción general de por qué se necesitan y requieren inventarios; y ofrece una sinopsis muy básica sobre cómo realizar un inventario.
- McKenna, Gordon y Efthymia Patsatzi, ed., SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard , Cambridge: Museum Documentation Association, 2007.
- McKenna y Patsatzi ofrecen una descripción general amplia de lo que es un inventario e incluyen la configuración de procedimientos y la revisión de un sistema de inventario. El ensayo también incorpora un breve trasfondo sobre posibles problemas legales y requisitos de políticas.
- Servicio de Parques Nacionales, Manual del Museo, Parte II, Registros del Museo . Washington, DC: National Park Service, 2000. Disponible en http://www.nps.gov/history/museum/publications/MHII/mh2ch4.pdf , consultado el 2 de febrero de 2008.
- En esta publicación, el Servicio de Parques Nacionales ofrece una descripción general amplia del proceso de inventario, que incluye temas como el inventario de objetos educativos, de reproducciones y de historia viviente; determinar el valor de los objetos de museo; informar la pérdida de objetos de museo; y la lista continúa con otras cinco secciones. Este trabajo es, con mucho, la publicación más larga y detallada en lo que respecta al proceso de inventario encontrado hasta ahora.
- Reibel, Daniel B., Métodos de registro para el pequeño museo , 3ª ed. Walnut Creek, California: AltaMira Press, 1997.
- A pesar de que este libro se publicó originalmente en 1991, las bases de datos informáticas deben haber sido algo que solo los grandes museos podían permitirse, porque las técnicas de inventario hacen referencia a las computadoras pero describen cómo completar un inventario utilizando un sistema de catalogación de tarjetas. Es posible que este trabajo no sea tan útil para la mayoría de los museos, pero para aquellos que no tengan una base de datos, la publicación sería útil.
enlaces externos
- Enlace de colecciones
- Consejo Internacional de Museos (ICOM)
- Alianza Americana de Museos (AAM)
- Consejo de Museos, Bibliotecas y Archivos (MLA)
- Asociación de documentación de museos (MDA)
- Asociación de museos
- Comité de Registradores de Australasia (ARC)