Una declaración de problema es una descripción concisa de un problema que se abordará o una condición que se mejorará. Identifica la brecha entre el estado actual (problema) y el estado deseado (objetivo) de un proceso o producto. Centrándose en los hechos, el planteamiento del problema debe diseñarse para abordar las Cinco W. La primera condición para resolver un problema es comprender el problema, lo que se puede hacer por medio de un enunciado del problema. [1]
Las declaraciones de problemas son ampliamente utilizadas por la mayoría de las empresas y organizaciones para ejecutar proyectos de mejora de procesos . El equipo del proyecto utilizará una declaración del problema simple y bien definida para comprender el problema y trabajar para desarrollar una solución. También proporcionará a la gerencia información específica sobre el problema para que pueda tomar decisiones apropiadas para aprobar el proyecto. Como tal, es crucial que la declaración del problema sea clara e inequívoca. [2]
El objetivo principal del enunciado del problema es identificar y explicar el problema. Esto incluye describir el entorno existente, dónde ocurre el problema y qué impacto tiene en los usuarios, las finanzas y las actividades auxiliares. [3] Además, la declaración del problema se usa para explicar cómo se ve el entorno esperado. Definir la condición deseada proporciona una visión general del proceso o producto. Deja en claro el propósito de iniciar el proyecto de mejora y los objetivos que se pretende lograr. [4]
Otra función importante del enunciado del problema es que se utiliza como dispositivo de comunicación. Una declaración del problema ayuda a obtener la aceptación de los involucrados en el proyecto. [3] Antes de que comience el proyecto, las partes interesadas verifican que el problema y las metas se describen con precisión en la declaración del problema. Una vez que se recibe esta aprobación, el equipo del proyecto la revisa para asegurarse de que todos comprendan el problema en cuestión y lo que están tratando de lograr. Esto también ayuda a definir el alcance del proyecto , lo que mantiene el proyecto concentrado en el objetivo general. [5]
Se hace referencia a la declaración del problema a lo largo del proyecto para establecer el enfoque dentro del equipo del proyecto y verificar que se mantengan encaminados. Al final del proyecto, se revisa para confirmar que la solución implementada realmente resuelve el problema. Una declaración del problema bien definida también puede ayudar a realizar un análisis de la causa raíz para comprender por qué ocurrió el problema y garantizar que se puedan tomar medidas para evitar que suceda en el futuro. [2]
Es importante señalar que el enunciado del problema no define la solución ni los métodos para llegar a la solución. El enunciado del problema simplemente reconoce la brecha entre el estado del problema y el objetivo. Se puede decir que “un problema bien planteado está medio resuelto”. [4] Sin embargo, a menudo existen múltiples soluciones viables para un problema. Solo después de escribir y acordar la declaración del problema, se deben discutir las soluciones y determinar el curso de acción resultante. [6]