Sistema de gestión de proveedores

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Un sistema de gestión de proveedores ( VMS ) es una aplicación habilitada para Internet , a menudo basada en la Web, que actúa como un mecanismo para que las empresas administren y contraten servicios de personal, temporales y, en algunos casos, servicios de colocación permanentes, así como contratos externos o trabajo contingente. Las características típicas de una aplicación VMS incluyen distribución de pedidos, facturación consolidada y mejoras significativas en la capacidad de generación de informes que superan a los sistemas y procesos manuales. ^[1]

En la industria financiera debido a las regulaciones recientes (ver FRB SR13-19; ^[2] OCC 2013-29 ^[3] y CFPB 2012-03 ^[4] ), la gestión de proveedores implica una clasificación de riesgo consistente y la debida diligencia para gestionar el riesgo de terceros. . Varias instituciones han reclasificado o cambiado el nombre de sus programas a Gestión de riesgos de terceros (TPRM) para alinearse con la verborrea utilizada por las agencias reguladoras.

Definiciones

La fuerza laboral contingente es un grupo provisional de trabajadores que laboran para una organización de manera no permanente, también conocidos como autónomos , profesionales independientes, trabajadores con contrato temporal, contratistas independientes o consultores. VMS es un tipo de gestión de la fuerza laboral contingente . Hay varios otros términos asociados con VMS que son todos relevantes para la fuerza laboral contingente o la industria de la dotación de personal.

Un vendedor es una persona u organización que vende o vende mano de obra contingente. Específicamente, un proveedor puede ser un consultor independiente, una empresa de consultoría o una empresa de personal (a quien también se le puede llamar proveedor, porque proporciona la mano de obra o la experiencia en lugar de venderla directamente). ^[5]

Un VOP , o Vendor On Premises , es un vendedor que se instala en las instalaciones del cliente. Se preocupan por cubrir las necesidades y requerimientos laborales del cliente. ^[6] El VOP hace esto adquiriendo mano de obra directamente de ellos mismos o de otros proveedores con los que pueden estar compitiendo. Además, el VOP gestiona y coordina esta labor para el cliente.

Un MSP , o proveedor de servicios gestionados, gestiona a los proveedores y mide su eficacia en la contratación de acuerdo con los estándares y requisitos del cliente. Los MSP generalmente no contratan directamente, sino que intentan encontrar los mejores proveedores de proveedores de acuerdo con los requisitos del cliente. Esto, en esencia, hace que el MSP sea más neutral que un VOP en la búsqueda de talento porque ellos mismos no proporcionan la mano de obra. ^{[7] [8]}

VMS es una herramienta, específicamente un programa de computadora , que distribuye los requisitos del trabajo a las empresas de personal, reclutadores, empresas de consultoría y otros proveedores (es decir, consultores independientes). ^[9] Facilita el proceso de entrevista y contratación, así como la aprobación y pago del cobro del tiempo laboral.

Un CSM , o Sistema de Gestión de Servicios Contratados , es una herramienta que interactúa con los Sistemas de Control de Acceso de grandes refinerías, plantas e instalaciones de fabricación y el sistema ERP para capturar las horas / datos en tiempo real entre los contratistas y el cliente. Este tipo de sistema generalmente implicará un esfuerzo de colaboración entre el contratista y el propietario de la instalación para simplificar el proceso de cronometraje y mejorar la visibilidad de los costos del proyecto.

Un EOR , o empleador registrado, está diseñado para facilitar todos los componentes de la gestión de contratistas independientes, incluidas las revisiones de clasificación, auditoría y cumplimiento. El empleador de registros ayuda a reducir el riesgo de empleo conjunto y permite que las empresas contraten y gestionen contratistas independientes sin el estrés de las auditorías gubernamentales o las obligaciones fiscales.^[10]

Historia y evolución de VMS

VMS (Vendor Management System) es un avance bastante reciente en la gestión del gasto laboral contingente. ^{[ cita requerida ]} VMS es una evolución del concepto de Proveedor de servicios maestro (MSP) / Vendor-On-Premises (VOP), que se volvió más frecuente a fines de la década de 1980 hasta mediados de la de 1990, cuando las empresas más grandes comenzaron a buscar formas de reducir costos de subcontratación. ^{[ cita requerida ]} Un MSP o VOP era esencialmente un proveedor maestro que es responsable de la gestión en el sitio de las necesidades de los trabajadores contratados o de ayuda temporal de sus clientes. De acuerdo con el concepto de BPO (Business Process Outsourcing), el proveedor principal celebra acuerdos de subcontratista con agencias de personal aprobadas. ^{[ cita requerida ]}

Vale la pena mencionar que VMS realmente comenzó a evolucionar cuando Michael Hammer y James Champy 's Reengineering the Corporation se convirtieron en un éxito de ventas. ^{[ cita requerida ]} Las grandes empresas buscaban formas de competir en la economía global. La principal ventaja para las empresas estadounidenses durante este período de tiempo fue que sus departamentos de compras pudieron canalizar nuevas solicitudes de personal contratado a una fuente, el VOP, y, a su vez, reducir los costos de adquisición al simplificar su proceso de pago. ^{[ cita requerida ]} En efecto, solo tenían que emitir un cheque a un proveedor frente a cientos de proveedores.

Con Internet aparecieron nuevas formas de hacer negocios, que incluían el pago electrónico. Según Staffing Industry Analysts, Inc. ^{[ ¿quién? ]} la aparición de eBusiness, B2B, E-Procurement et al. fue el catalizador que inició la industria de VMS. ^{[ cita requerida ]}

A medida que las empresas comenzaron a integrar este concepto de comercio electrónico, comenzaron a aparecer las subastas en línea. La propuesta de valor era, afirmaron, que podrían reducir el gasto para la compra de proveedores de oficina, proveedores industriales y otros productos básicos al presentar estas solicitudes de compra a licitación a través de una subasta en línea. ^{[ cita requerida ]} .

Finalmente, como una evolución, los nuevos jugadores, especialmente en el personal, comenzaron a combinar VMS con grupos de proveedores (como en un mercado) que podrían comenzar rápidamente a ofrecer sus servicios a través de la plataforma, ayudando a las empresas con sus desafíos.

Los pioneros

En 1993, una de esas empresas reconoció el nicho de gestión de gastos laborales contingentes como una inmensa oportunidad: Geometric Results Inc. (GRI). ^{[ cita requerida ]} En su origen, GRI era una subsidiaria de propiedad total de Ford Motor Company y fue GRI quien desarrolló una de las primeras aplicaciones importantes de VMS en la industria, PeopleNet. ^{[ cita requerida ]} Originalmente comenzando como un proceso manual, algo de automatización del sistema se introdujo en 1995. ^{[ cita requerida ]} Un año después, PeopleNet se convirtió en un sistema VMS automatizado. En general, GRI gestionó casi $ 200 millones en gastos en Ford. ^{[ cita requerida ]} En 1997, MSX International compró GRI y continuó su crecimiento en el mercado ofreciendo un VMS neutral para la industria automotriz. ^{[ cita requerida ]}

Más tarde, MSXI lanzó un nuevo software de Internet patentado, b2bBuyer, y el programa continuó creciendo con la expansión de las operaciones europeas de MSXI. Su éxito se logra a través de los mejores procesos y tecnología de su clase respaldados por un modelo neutral de proveedor. ^{[ cita requerida ]} MSXI también creó una subsidiaria propiedad de una minoría 51/49 y volvió a empaquetar su aplicación basada en la web como "TechCentral" para dar servicio al antiguo proveedor de piezas de GM, Delphi Corporation. Hoy, The Bartech Group, un proveedor de personal de propiedad de minorías y nuevo MSP, asumió Delphi VMS en 2006 y actualmente ejecuta el programa utilizando la plataforma Fieldglass VMS.

Durante el mismo tiempo, ProcureStaff Technologies también lanzó una solución VMS de proveedor neutral para la gestión del capital humano en 1996. ^{[ cita requerida ]} ProcureStaff Technologies se escindió como una subsidiaria de su empresa matriz, Volt Information Sciences para abordar la necesidad evidente de neutralidad del proveedor en las adquisiciones de este producto. ProcureStaff Technologies implementó un modelo de proveedor neutral para su primer cliente, una empresa global de telecomunicaciones, porque promovió la competencia al abrir pedidos a un mayor número de proveedores de personal precalificados sin prejuicios ni favoritismos. Los beneficios obtenidos para el cliente incluyeron tiempos de ciclo reducidos y un menor gasto total de mano de obra contingente. ^{[ cita requerida ]}

No pasó mucho tiempo después de que otras empresas, ansiosas por capitalizar el mercado en expansión, entraron en la refriega. Aunque Chimes era una subsidiaria de propiedad total de Computer Horizons Corp., el diferenciador clave entre ella y otros proveedores de VMS que estaban surgiendo era que se posicionaba como un proveedor "neutral del proveedor" de servicios de subcontratación de procesos de negocios (BPO) en lugar de solo un empresa de tecnología que obtuvo la licencia de su software VMS. La propuesta de valor de Chimes era crear y dotar de personal a una Oficina de Programas (PO) que se integraría con los procesos de Compras, RR.HH. y Contabilidad del cliente. Es decir, Chimes se dio cuenta de que simplemente otorgar licencias de su software a sus clientes era una estrategia que no podía garantizar una implementación exitosa y la realización de los beneficios del concepto VMS. En febrero de 2007,Axium International compró Chimes, Inc. de su empresa matriz (CHC) y la fusionó con Ensemble Workforce Solutions.^{[ cita requerida ]} Las empresas juntas forman ECG (Ensemble Chimes Global), el proveedor de VMS más grande del mundo. Las irregularidades fiscales llevaron a la implosión inesperada de Chimes (ECG) y su empresa matriz Axium a principios de 2008. En enero de 2008, Axium International Inc., la empresa matriz de Ensemble Chimes Global, se acogió al Capítulo 7 de la bancarrota de Los Ángeles y de Axium International. y Ensemble Chimes Global cesaron sus operaciones. ^{[ cita requerida ]} El 24 de enero de 2008, Beeline , la unidad de negocios de soluciones para la fuerza laboral de MPS Group , Inc., anunció que era el adjudicatario de los activos de Chimes. ^{[ cita requerida]}

El Aberdeen Group , una organización de investigación independiente, encontró que menos del 17% de las empresas que han implementado un programa para gestionar su plantilla laboral contingente han visto una mejora en los parámetros de rendimiento gasto y fuente-ciclo. Esto respalda la afirmación de Chimes de que las mejores implementaciones son aquellas que incluyen un énfasis en la mejora de los procesos comerciales en lugar de simplemente vender una herramienta a un cliente.

Beneficios para las empresas estadounidenses

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En 2002, había más de 50 proveedores de soluciones VMS. El software ahora estaba basado en la web, por lo que las partes interesadas (gerentes de contratación de clientes, personal de oficina del programa VMS y proveedores) podían acceder al sistema desde Internet. Los beneficios típicos incluyen:

• Flujo de trabajo de aprobación de solicitudes optimizado
• Tiempos de ciclo de llenado reducidos
• Gestión de proveedores simplificada ^[11]
• Estandarización / gestión de tarifas de facturas
• Optimización de la base de proveedores
• Facturación consolidada
• Gestión de activos y seguridad mejorada
• Disponibilidad de métricas de desempeño de proveedores
• Visibilidad y control de costos sobre el gasto inconformista
• Reducción del 10-20% en el gasto laboral contingente

Tendencias VMS

Madurez y crecimiento rápido

Según la investigación de Aberdeen, el 72% de las empresas estadounidenses tienen un único programa para gestionar la contratación y la contratación de servicios profesionales y de mano de obra. Esta es una proliferación asombrosa ya que el software VMS solo ha existido durante unos diez años. Esto demuestra, como todo lo demás en un mundo de banda ancha, que el ciclo de vida de la industria (madurez) para el mercado de VMS se encuentra en una curva acelerada.

Si bien la industria aún se encuentra en la última fase de la etapa de crecimiento, los proveedores deben ser conscientes de los síntomas que indican la llegada del declive de la industria, como cuando: A) las presiones competitivas obligan a debilitar los márgenes de MSP / VMS; B) hay un brote de consolidación de competidores a través de fusión, adquisición o abandono; C) la expansión de las ventas dentro de la base de clientes existente se reduce drásticamente; y D) descenso del volumen de ventas a nuevos clientes en Estados Unidos.

Una vez que los clientes se hayan dado cuenta de los beneficios iniciales de obtener el control y administrar su fuerza laboral contingente, habrá esfuerzos hacia la mejora continua, para incluir reducciones de costos, así como un análisis de qué otras categorías de gastos indirectos se pueden expandir. ^{[1] Las} oportunidades para los proveedores de VMS incluyen gastos basados ​​en proyectos, contratistas independientes y servicios profesionales, entre otros.

Incrementar el escrutinio en los proveedores

En Estados Unidos, agencias como la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFBP), el Consejo de Examen de Instituciones Financieras Federales (FFIEC) y la Junta de la Reserva Federal (FRB) se están involucrando más en la evaluación del cumplimiento normativo de la institución financiera. El mayor enfoque significa que las organizaciones están revisando cómo seleccionan a sus proveedores. ^[12]

Énfasis en medir CyberRisk

Un análisis rápido de las infracciones y exposiciones de datos desde 2014 indica que las infracciones se han vuelto más frecuentes y de mayor escala que nunca. ^[13] Con muchos más datos generados y almacenados en la nube, los actores malintencionados están interesados ​​en explotar los sistemas que están configurados incorrectamente. Los piratas informáticos obtienen acceso a los datos aprovechando las lagunas de seguridad de los proveedores. Un desafío en la medición del riesgo cibernético de los proveedores es que la forma convencional de medir a un proveedor a través de un cuestionario está fechada y no es lo suficientemente completa.

Ver también

• Fuerza de trabajo contingente
• Organización profesional de empleadores
• Recursos humanos
• Gestión de recursos humanos
• Trabajo contingente
• Gestión de contratistas
• Transparencia de costos de TI

Referencias

1. Staffing Industry Analysts, Inc: "VMS Marketplace Profile", página 1. Dotación de personal Industry Analysts Insight , 2007
2. "FRB: Carta de supervisión SR 13-19 / CA 13-21 sobre orientación sobre la gestión del riesgo de subcontratación - 5 de diciembre de 2013" . www.federalreserve.gov . Consultado el 4 de marzo de 2016 .
3. "Relaciones con terceros: orientación para la gestión de riesgos" . www.occ.gov . 2013-10-30 . Consultado el 4 de marzo de 2016 .
4. "CFPB para mantener a las instituciones financieras y sus proveedores de servicios responsables> Sala de prensa> Oficina de protección financiera del consumidor" . Oficina de Protección Financiera al Consumidor . Consultado el 4 de marzo de 2016 .
5. Staffing Industry Analysts, Inc: "VMS Marketplace Profile", página 1. Dotación de personal Industry Analysts Insight , 2007
6. Staffing Industry Analysts, Inc: "VMS Marketplace Profile", página 1. Dotación de personal Industry Analysts Insight , 2007
7. Staffing Industry Analysts, Inc: "VMS Marketplace Profile", página 1. Dotación de personal Industry Analysts Insight , 2007
8. Uso de proveedores de servicios administrados, http://govpro.com/mag/managed-service-providers-201002-03/index.html
9. Staffing Industry Analysts, Inc: "VMS Marketplace Profile", página 1. Dotación de personal Industry Analysts Insight , 2007
10. Revista Power Gen, Relaciones efectivas entre propietarios y contratistas , http://www.powergenworldwide.com/index/display/articledisplay/2805017054/articles/power-engineering-international/volume-18/Issue-7/features/OM-outages -Relaciones-contratistas-propietarios-efectivos.html
11. Alan, Wilson. "Beneficios para el empleador derivados del uso de MasteRecruiters" . MasteRecruiters . MasteRecruiters, Inc . Consultado el 8 de junio de 2015 .
12. Softvision (31 de mayo de 2016). "Las 9 principales tendencias en la gestión de proveedores" .
13. McCandless, David. "Las infracciones y hacks de datos más grandes del mundo: la información es hermosa" . La información es hermosa . Consultado el 28 de julio de 2017 .