El software de grabación de llamadas graba conversaciones telefónicas a través de PSTN o VoIP en un formato de archivo de audio digital . La grabación de llamadas es distinta del registro y seguimiento de llamadas , que registran detalles sobre la llamada pero no sobre la conversación; sin embargo, el software puede incluir funciones de grabación y registro.
La grabación de llamadas se está volviendo cada vez más importante, con la tecnología cambiando y los hábitos de trabajo volviéndose más móviles. Abordar la grabación móvil es ahora el tema de las recomendaciones de muchos reguladores financieros. También es cada vez más importante para la planificación de la continuidad del negocio , especialmente para la planificación pandémica [ cita requerida ] .
La grabación propiamente dicha se realiza en un sistema de grabación con software para la gestión de llamadas y seguridad de las grabaciones. La mayoría de las aplicaciones de software de grabación de llamadas se basan en una señal analógica a través de un adaptador de grabación de llamadas o una placa de telefonía.
Las líneas digitales no se pueden grabar a menos que el sistema de grabación de llamadas pueda capturar y decodificar la señalización digital patentada, lo que algunos sistemas modernos pueden. A veces, se proporciona un método con una centralita privada digital (PBX) que puede procesar la señal patentada (por lo general, una caja de conversión) antes de canalizarla a una computadora para su grabación . Alternativamente, se puede usar un adaptador de hardware en un auricular de teléfono, ya que la señal digital se convierte en ese punto en analógica.
La grabación de VoIP generalmente se restringe a grabadoras de transmisión de medios o software desarrollado por el creador de softphone o IP PBX . También hay soluciones que utilizan la tecnología de captura de paquetes para grabar de forma pasiva las llamadas telefónicas de VoIP en la LAN .
Se requiere hardware para que la señal de voz esté disponible para el equipo de cómputo. Parte del software de grabación de llamadas actual se vende como una solución llave en mano con hardware.