DIRKS , un acrónimo de Designing and Implementing Recordkeeping Systems , es un manual completo que describe el proceso para crear sistemas de administración de registros , incluidos varios registros y transacciones de información comercial, como se describe en la Norma Australiana para la Gestión de Registros - AS ISO 15489 . [1] DIRKS fue desarrollado por los Archivos Nacionales de Australia en colaboración con la Autoridad de Registros Estatales de Nueva Gales del Sur .
El manual consta de dos partes, la primera es la guía del usuario y la segunda es el conjunto de pasos en sí. DIRKS es un proceso de ocho pasos en el que se estudian todos los aspectos, o tantos como sea posible, de una empresa con el fin de lograr una práctica de gestión documental completa . Además de estos ocho pasos, DIRKS incluye varias plantillas y cuestionarios para guiarlo a través de la metodología DIRKS.
DIRKS fue reemplazado en 2007 a nivel de la Commonwealth de Australia, pero sigue utilizándose a nivel estatal en Nueva Gales del Sur como una herramienta que no ayuda al sector público a cumplir con la Autoridad de Registros Estatales de la Ley de Registros Estatales de Nueva Gales del Sur de 1998. [2]
Pasos de la metodología DIRKS
- Paso A: Investigación preliminar;
Antes de que se lleve a cabo una investigación preliminar, DIRKS sugiere que se lleve a cabo una investigación preliminar cuando se establezca si existe la necesidad de un programa de gestión de registros en la organización y si existe apoyo para implementar un sistema de mantenimiento de registros. Si es así, puede llevarse a cabo la investigación preliminar. Hay cuatro componentes de la investigación preliminar DIRKS.
- Determinar el alcance de la investigación preliminar
- Recopilar información
- Documentar la investigación de la investigación.
- Informe a la alta dirección
- Paso B: Análisis de la actividad empresarial;
El propósito del Paso B es crear un conjunto de declaraciones de asesoramiento a partir de las cuales se pueda determinar un análisis de las actividades comerciales de la organización. DIRKS sugiere un conjunto de enfoques sistemáticos para analizar una organización de manera sistemática con el fin de revelar diversas actividades comerciales, cómo se completan y quién las completa.
- Paso C: Identificación de los requisitos de mantenimiento de registros;
El paso C tiene dos objetivos principales. El primero es determinar los requisitos de una organización en la creación y conservación de registros de sus actividades comerciales. El segundo objetivo es documentar los requisitos determinados de una manera clara que pueda ser utilizada como referencia en el futuro.
- Paso D: Evaluación de los sistemas existentes;
El principal objetivo del Paso D es evaluar los sistemas de mantenimiento de registros existentes y cualquier otro sistema de gestión de información relacionado que tenga la capacidad de capturar y mantener registros. Esta evaluación es para identificar debilidades y fortalezas dentro del sistema existente.
- Paso E: Identificación de estrategias para el mantenimiento de registros;
El objetivo principal del Paso E es determinar qué políticas, procedimientos, estándares y varias otras herramientas ayudarán a la organización a lograr sus objetivos de mantenimiento de registros. Con estas estrategias establecidas, se puede crear un modelo tanto para la gestión de registros como para el mantenimiento de registros.
- Paso F: Diseño de un sistema de mantenimiento de registros;
El objetivo del Paso F es utilizar la información obtenida en los pasos A a E; se puede desarrollar un plan que cumpla con los requisitos establecidos en el Paso C. El diseño debe reparar cualquier falla encontrada en el Paso D e incluir un plan completo para integrar el nuevo sistema de mantenimiento de registros
- Paso G: Implementación de un sistema de mantenimiento de registros;
El objetivo del Paso G es poner en marcha el sistema de mantenimiento de registros que se diseñó en el Paso F.
- Paso H: Revisión posterior a la implementación.
El objetivo del Paso H es medir la efectividad del sistema instalado y asegurarse de que en la práctica cumpla con todos los requisitos establecidos y documentados a lo largo del manual DIRKS.
Ver también
Referencias
- ^ Macintosh, Stephen; Real, Lynne (abril de 2007). "DIRKS: Poniendo ISO 15489 a trabajar" (PDF) . The Information Management Journal : 50–56. Archivado desde el original (PDF) el 29 de julio de 2016 . Consultado el 28 de septiembre de 2015 .
- ^ "DIRKS y la Ley de Registros del Estado" . Registros estatales del gobierno de Nueva Gales del Sur . La Autoridad de Registros del Estado de Nueva Gales del Sur, Australia. Archivado desde el original el 16 de septiembre de 2015 . Consultado el 28 de septiembre de 2015 .