El ciclo de vida de los documentos en la gestión de documentos se refiere a las siguientes etapas de la "duración" de un documento: desde su creación hasta su conservación (en un archivo) o eliminación. Si bien existen varios modelos del ciclo de vida de los registros, todos cuentan con creación o recepción, uso y disposición. [2]
Descripción general
La fase de gestión de documentos del ciclo de vida de los documentos consiste en la creación, clasificación, mantenimiento y eliminación. La creación ocurre durante la recepción de información en forma de registros. Los registros o su información se clasifican en algún sistema lógico. A medida que se utilizan los registros, requieren mantenimiento. La disposición comprende la destrucción o transferencia a un archivo para referencia futura.
A esto le sigue una segunda fase de archivo que consiste en la selección o adquisición de los registros por un archivo, una descripción de los registros en inventarios, ayudas para la búsqueda y similares y la preservación de los registros o, quizás, la información en los récords. Los investigadores y académicos pueden seguir haciendo referencia y utilizando la información contenida en los registros.
Modelo continuo
En la década de 1930, Emmett Leahy de los Archivos Nacionales de los Estados Unidos tuvo un papel central en el desarrollo de un programa para definir el ciclo de vida de los documentos desde su creación y uso hasta su eventual destrucción o archivo. [3] Richard Berner de la Universidad de Washington propuso un único objetivo de gestión de archivos: "uso responsable y administración de documentos que conduzcan a la destrucción autorizada o la conservación y administración de archivos". [4]
Las profesiones de gestión de documentos y archivos, aunque distintas, seguramente están trabajando hacia el mismo objetivo: la gestión eficaz de la información registrada en todas las etapas del continuo, desde la creación hasta la eliminación. La gestión eficaz de la información registrada (lo que Berner llama "uso y administración responsable de documentos") requiere una interacción cooperativa continua entre el administrador de documentos y el archivero para:
- garantizar la creación de los registros correctos, que contienen la información correcta, en el formato correcto;
- organizar los registros y analizar su contenido y significado para facilitar su disponibilidad;
- ponerlos a disposición de aquellos (administradores e investigadores por igual) que tengan el derecho y la obligación de verlos;
- deshacerse sistemáticamente de los registros que ya no son necesarios; y
- proteger y preservar la información durante el tiempo que sea necesario (si es necesario, para siempre).
Frank Upward hizo importantes contribuciones posteriores y su desarrollo del Modelo Continuo de Registros .
Ver también
Referencias
- ^ FEA (2005). Perfil de gestión de registros FEA, versión 1.0 . 15 de diciembre de 2005.
- ^ Pearce-Moses, Richard (2005). Un glosario de terminología de archivos y registros . Chicago, IL: Sociedad de Archiveros Estadounidenses. pag. 232. ISBN 1-931666-14-8.
- ^ Emmett J. Leahy (1910-1964) , Premio Emmett Leahy , consultado el 17 de noviembre de 2020
- ^ Berner, R. (1983). Teoría y práctica de los archivos en los Estados Unidos: un análisis histórico . Seattle y Londres.
Otras lecturas
- Atherton, J. (1985). "Del ciclo de vida al continuo. Algunas reflexiones sobre la relación gestión de registros-archivos" . Archivaria . 21 : 43–51.
- Berner, R. (1983). Teoría y práctica de los archivos en los Estados Unidos: un análisis histórico . Seattle y Londres.