En tecnología de adquisiciones , ERFx (o eRFx ) es un acrónimo de Solicitud electrónica de [x] , donde x puede ser Propuesta (RFP) , Cotización (RFQ) , Información (RFI) o Licitación (RFT) . Otros acrónimos seudónimos incluyen ITT (Invitación a licitación) y PQQ (Cuestionario de precalificación). Todos se relacionan con una actividad similar: un comprador que solicita información a proveedores potenciales con el fin de evaluar y comparar. A menudo, esto es parte de una licitación.ejercicio. Cuanto más estructurada sea esta información, más fácil será comparar a los proveedores. Por ejemplo, es más efectivo hacer 20 preguntas de opción múltiple que hacer 2 preguntas de redacción, siempre que los proveedores tengan la oportunidad de proporcionar comentarios para calificar sus respuestas. Por lo tanto, el software eRFX debería ayudar al comprador a comparar proveedores de formas útiles: manzanas frente a manzanas.
El software eRFx es un subconjunto del software eSourcing (software que ayuda a los compradores a encontrar proveedores), que a su vez es un subconjunto del software de contratación electrónica.
Características comunes
El software eRFX es, en algunos aspectos, un subconjunto del software de encuestas en el sentido de que permite al usuario crear preguntas y solicitar respuestas a esas preguntas. Otras características reflejan las sutilezas de la licitación:
- Creación de cuestionarios o encuestas
- Aplicar ponderación a preguntas o apartados que determinarán la puntuación total final.
- Emitir los cuestionarios a los encuestados (generalmente un enlace a una página web).
- Permitir que los encuestados guarden las respuestas, a veces con funciones de vista previa y trabajo en equipo.
- Puntuación de respuestas
- Calcular los totales de ponderación y proporcionar informes / gráficos, etc. para encontrar al mejor encuestado
Las características más avanzadas incluyen:
- Preguntas enriquecidas: algunos productos RFx brindan la capacidad de crear preguntas que combinan muchos elementos de respuesta, como archivos adjuntos, respuestas estilo ensayo y preguntas de opción múltiple con calificación automática. Otros proporcionan un conjunto de requisitos línea por línea de estilo de hoja de cálculo más básico.
- Múltiples conjuntos de puntuación (tarjetas de puntuación): diferentes analistas puntúan las mismas respuestas varias veces.
- Múltiples conjuntos de ponderaciones: diferentes individuos o grupos pueden producir diferentes ponderaciones para reflejar sus prioridades. Por ejemplo, Ventas y marketing pueden tener una vista diferente al departamento de Cuentas.
- Auditoría detallada: los compradores que operan en mercados altamente regulados pueden necesitar proporcionar una pista de auditoría detallada de sus acciones.
- Comunicación: algunos sistemas brindan servicios de mensajería para que los compradores se comuniquen con los proveedores y viceversa.
- Reglas de entorno regulado: el alcance de estas puede verse restringido en algunos entornos (sector público, especialmente la UE), donde se estipula que todos los proveedores deben ver exactamente la misma información del Comprador.
- Importación de respuesta de proveedor: en algunos sectores, los mismos proveedores responden a RFX similares repetidamente. El software RFx puede reducir la duplicación de esfuerzos en tales áreas al proporcionar herramientas para que los proveedores importen (y editen según sea necesario) respuestas anteriores. La información de puntuación ingresada por los evaluadores se puede importar al mismo tiempo, lo que permite ahorrar tiempo y una mayor coherencia.