El registro de mensajes electrónicos es el proceso de retención de información relacionada con mensajes electrónicos. En este contexto, los mensajes electrónicos se definen como cualquier tipo de estructura de datos de comunicación electrónica. Históricamente, se trataba de un correo electrónico , pero también puede incluir mensajes instantáneos, mensajes de audio (como los de VoIP ), mensajes de texto, mensajes de fax u otras estructuras de datos de protocolo de colaboración de usuarios . A partir de 2005, los mensajes electrónicos comenzaron a incluir redes sociales que incluían contenido generado por el usuario.como blogs, foros de discusión, publicaciones, chats, tweets, podcasts, pines, imágenes digitales, archivos de video y audio. Existen varias variaciones de implementación, que alteran cuándo, qué y cómo se retiene la información. [1] [2]
El archivo de mensajes electrónicos se ha convertido en una preocupación en la sociedad moderna a medida que las regulaciones y los requisitos de cumplimiento para las empresas se han vuelto más frecuentes con leyes notables del Congreso, como Sarbanes Oxley . Otras áreas de preocupación de cumplimiento son aquellas relacionadas con la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) 17a-4, NASD 3010, HIPAA , la Ley de Protección de Datos y la Ley Patriota . [2] Varias grandes corporaciones perdieron cantidades significativas de dinero debido a que no cumplieron con estos requisitos de cumplimiento. Morgan Stanley tuvo un juicio de $ 1.45 mil millones en su contra y Merrill Lynchrecibió una multa de $ 2.5 millones debido a su incapacidad para reproducir transmisiones de correo electrónico. Debido a la creciente preocupación por repercusiones similares, las principales corporaciones están implementando el registro de mensajes electrónicos para cumplir con los requisitos de cumplimiento. [3]
Un sistema de comunicación reconoce e identifica cualquier nuevo mensaje saliente o entrante. Luego crea un mensaje de diario que contiene información extraída del nuevo mensaje saliente o entrante. A continuación, el mensaje de diario se procesa para su almacenamiento mientras que el nuevo mensaje saliente o entrante se procesa normalmente. Luego, en el momento de la auditoría , los revisores pueden buscar y analizar los mensajes de diario almacenados. El diario de correo electrónico se realiza normalmente en el servidor de correo . [1] [2]
El mensaje del diario contiene, como mínimo, la siguiente información: una copia del contenido del mensaje real, cualquier metadato relacionado , como la hora, la fecha y las personas involucradas en la comunicación. Se puede incluir más información, como una ubicación física del autor/destinatario del mensaje, un identificador de computadora del autor/destinatario del mensaje, o una clase/categoría de mensaje. El mensaje del diario debe mantener el mismo formato de transporte que el mensaje real para que se pueda utilizar la infraestructura de comunicación existente. Por ejemplo, un mensaje de diario de correo electrónico será, en sí mismo, un mensaje de correo electrónico que contenga la información de diario como archivos adjuntos o en el cuerpo del mensaje de diario y puede estar en formato MIME . [1] [2]
Llevar un diario se refiere a capturar información sobre un mensaje electrónico mientras está en tránsito. Qué mensajes y el tipo de información que se captura debe definirlos un administrador del sistema o un agente de cumplimiento. El mensaje registrado debe cifrarse y los usuarios no deben tener acceso a su propio almacén de mensajes registrados. [1] El archivado, por otro lado, se dedica principalmente a realizar copias de seguridad de las comunicaciones o eliminarlas de su ubicación original a una ubicación fuera del sitio. El archivo generalmente no ocurre mientras el mensaje electrónico está en tránsito y los usuarios pueden tener acceso a sus propios mensajes archivados. Sin embargo, el sistema de diario puede utilizarse como una interfaz de comunicación para el sistema de archivo. [2]
Microsoft lanzó una función de registro en diario en los paquetes de servicio para Exchange 2000 y 2003, durante 2004. La función de registro en diario de Microsoft utiliza el registro en diario en tiempo real en un buzón de registro en diario. La función de registro en diario utiliza una selección basada en reglas para determinar si un correo electrónico se debe registrar en diario. Si alguno de los remitentes o destinatarios, incluso los destinatarios de una lista de distribución ampliada, tienen activada la configuración de registro en diario, el correo electrónico se registra en diario. [2] [4]