La invitación a licitar

Se ha sugerido que este artículo se fusione con la contratación pública . ( Discutir ) Propuesta desde octubre de 2020.

No confundir con Invitación a tratar .

Anuncio de licitación del Ministerio de Finanzas de Indonesia

Una invitación a licitar (ITT, también conocida como una licitación ^[1] o una solicitud de licitación) es un procedimiento formal y estructurado para generar ofertas competitivas de diferentes proveedores o contratistas potenciales que buscan obtener una adjudicación de actividad comercial en obras. contratos de suministro o servicio , a menudo de empresas cuya idoneidad se ha evaluado previamente mediante un cuestionario de proveedores (SQ) o un cuestionario de precalificación (PQQ).

El término "aviso de invitación a licitaciones" (NIT) se utiliza a menudo en compras en la India . ^[2]

Un ITT se diferencia de una solicitud de cotización (RFQ) o una solicitud de propuesta (RFP), en cuyo caso otras razones ( tecnología utilizada, calidad) pueden causar o permitir la elección de la segunda mejor oferta. Una RFP es una solicitud de precio de un comprador, pero el comprador también esperaría sugerencias e ideas sobre cómo se debe realizar el trabajo del proyecto. Por lo tanto, las RFP se centran en más que solo el precio / costo , implican un poco de consultoría por parte del contratista o proveedor . El equivalente más cercano a un ITT en el sector privado convencional es una RFP que, dado que no se involucra dinero público, generalmente tiene una estructura menos rígida.

Tipos

• Las licitaciones abiertas, las convocatorias de licitaciones abiertas o las licitaciones anunciadas están abiertas a todos los proveedores o contratistas que puedan garantizar el desempeño.
• Las licitaciones restringidas, las licitaciones restringidas o las licitaciones invitadas solo están abiertas a proveedores o contratistas precalificados seleccionados. La etapa de licitación puede formar parte de un proceso de dos etapas, la primera etapa de la cual (como en la convocatoria de licitación de expresión de interés (EOI)) se anunció en sí misma, ^{[3] [4]} dando como resultado una lista corta de candidatos adecuados seleccionados vendedores.
• Licitaciones de fuente única , en las que solo se invita a un proveedor potencial a presentar una licitación.

Las razones para utilizar licitaciones restringidas difieren en alcance y propósito. Las licitaciones restringidas pueden surgir debido a:

• problemas de confidencialidad (como en contratos militares )
• la necesidad de conveniencia (como en situaciones de emergencia)
• la necesidad de excluir a los licitadores que no tengan la capacidad financiera o técnica para cumplir los requisitos.

Se puede utilizar una licitación de fuente única cuando hay esencialmente un solo proveedor adecuado de los servicios o productos.

Origen del término

Los diccionarios explican que la etimología proviene del francés antiguo tendre , que significa "ofrecer". ^[5]

Contenido típico de la plantilla

Una plantilla típica de invitación a licitar en cualquier proyecto tiene las siguientes secciones: ^[6]

• Introducción
• Antecedentes del proyecto
• Asuntos legales : términos y condiciones de contrato propuestos
• Se requiere respuesta del proveedor
• Calendario de elección de proveedor
• Los requisitos para la presentación de ofertas, por ejemplo, un formulario de oferta completo pero sin modificaciones, deben presentarse antes del plazo especificado.

Localización de oportunidades de licitación

Las organizaciones del sector público en muchos países están legalmente obligadas a publicar licitaciones para obras y servicios. En la mayoría de los casos, estos se enumeran en sus sitios web y medios impresos tradicionales. Los sistemas electrónicos de contratación y licitación o la contratación electrónica también son cada vez más frecuentes. La Unión Europea afirma que anualmente se emiten 235.000 convocatorias de licitación utilizando su sistema Tenders Electronic Daily (TED), incluidas las emitidas por países del Espacio Económico Europeo y más allá. ^[7] Las organizaciones del sector público del Reino Unido utilizan este sistema, pero a partir de las  23:00 horas del 31 de diciembre de 2020, al final del Brexit.período de transición, se utilizará un nuevo servicio de notificación electrónica llamado "Find a Tender" (FTS) para publicar y ver los avisos de contratación del sector público. ^[8] Las nuevas oportunidades de contratación que se pongan en marcha después de las  23:00 horas del 31 de diciembre de 2020 deben publicarse en este sitio web. ^[9]

Varias empresas ofrecen servicios de alerta de suscripción que envían notificaciones de los documentos de licitación pertinentes al suscriptor.

Una serie de organizaciones privadas también ayudan a las empresas a conocer estas licitaciones. El costo puede variar desde unas pocas libras a la semana hasta unos pocos cientos.

Debido al lenguaje especializado y a los procedimientos a veces difíciles de entender, existen varias organizaciones consultoras ^{[ ¿quién? ]} que también ofrecen a las empresas formación en redacción de ofertas, o realizan la redacción de ofertas para ellas. ^{[ cita requerida ]}

Los ITT se pueden distribuir a posibles licitadores a través de un servicio de licitación, lo que permite a las empresas recibir y buscar licitaciones en vivo de una variedad de fuentes públicas y privadas. ^{[ cita requerida ]} Estas alertas se envían con mayor frecuencia a diario y se pueden filtrar por área geográfica o por sector comercial. ^{[ cita requerida ]} Algunos servicios de licitación dividen los tipos de negocios muy finamente a su manera, mediante códigos CPV ( Vocabulario común de adquisiciones ). ^{[ cita requerida ]} Esto permite a una empresa encontrar ITT específicos para lo que esa empresa puede ofrecer. ^{[ cita requerida ]}

Un ITT suele ser una invitación abierta para que los proveedores respondan a una necesidad definida en lugar de enviar una solicitud a los proveedores potenciales seleccionados. El ITT a menudo solicita información a partir de otra información recopilada previamente de las respuestas a una Solicitud de información (RFI). Por lo general, esto no solo cubrirá los requisitos de productos y servicios, sino que también solicitará información sobre la idoneidad del negocio. ^[10]

Por lo general, se espera que un ITT se ajuste a alguna estructura legalmente estandarizada diseñada para garantizar la imparcialidad , ^{[ cita requerida ]} y el ganador de la licitación tiene derecho a asumir la responsabilidad de las formalidades de documentación de suministro de negocios del contrato y liquidar cualquier cargo de participación de licitación para registro oficial. ^{[ cita requerida ]}

Cuadro de licitación

Una caja de licitación es un buzón que se utiliza para recibir la licitación física o los documentos de licitación. Cuando se realiza una licitación o licitación, generalmente se emite un número de licitación o licitación como número de referencia para la casilla de licitación. La caja de licitación estaría abierta para que las partes interesadas presenten sus propuestas durante la duración de la licitación o licitación. Después de la fecha de cierre, la caja de licitación se cierra y sella y solo puede abrirla el comité de licitación o evaluación de ofertas o un miembro del departamento de adquisiciones con dos testigos.

Sistema de doble sobre

En un sistema de licitación o licitación abierta, se puede utilizar un sistema de doble sobre. El sistema de doble sobre separa la propuesta técnica (basada en y destinada a cumplir con el pliego de condiciones ) de la propuesta de financiación o coste en forma de dos sobres separados y cerrados. Durante la evaluación de la licitación, la propuesta técnica se abriría y evaluaría primero y luego la propuesta de financiamiento. El objetivo de este sistema es garantizar una evaluación justa de la propuesta. La propuesta técnica se evaluaría únicamente en función de sus méritos técnicos y su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos en la Invitación sin estar indebidamente sesgada por la propuesta financiera.

Depósito de seguridad

Se puede solicitar a los contratistas registrados que proporcionen una fianza por una suma estipulada como garantía o depósito de garantía que se ajustará contra el trabajo realizado, normalmente en forma de garantía bancaria o fianza .

Fecha de validez de la oferta

Una fecha de validez de la oferta es una fecha hasta la cual un licitador se compromete a mantener sus precios (y otros detalles de la oferta) abiertos para la aceptación (o de otro modo) por parte del cliente. Esta fecha suele incluirse en una forma de licitación ^[11], ya sea como una fecha especificada o como la terminación de un período especificado a partir de otra fecha clave de licitación. Por ejemplo, en la licitación de equipos de gimnasio en 2013, West Dunbartonshire Council exigió a los licitadores que aceptaran que "Su oferta permanecerá abierta a la aceptación durante noventa (90) días a partir de la fecha de devolución de las ofertas indicada anteriormente, o cualquier fecha posterior que le notifique nosotros. Su oferta puede ser aceptada por nosotros en cualquier momento durante este período ".

Negociación posterior a la licitación

La negociación posterior a la licitación implica la negociación entre un posible comprador y un vendedor después de que se haya presentado la oferta del vendedor. Una etapa inicial puede involucrar la aclaración de la oferta, que tiene como objetivo eliminar cualquier incertidumbre o elementos contradictorios de una propuesta, antes de pasar a una verdadera fase de " negociación ".

El Chartered Institute of Procurement & Supply cree que "siempre que se lleve a cabo de manera profesional y ética , ... la negociación posterior a la licitación es un proceso adecuado para garantizar una buena relación calidad-precio . ^[12]

Tipos de propuesta relacionados

Otros tipos de propuestas y términos en uso incluyen:

• EOI - expresión de interés
• IFB - invitación a licitar
• ITN - Invitación a negociar
• ITV - invitación a proveedores
• RFA - solicitud de solicitudes
• RFD - solicitud de documentación
• RFI - solicitud de información
• RFO - solicitud de ofertas
• RFP - solicitud de propuesta
• RFQ: solicitud de cotización o solicitud de calificaciones
• RFS - solicitud de servicios
• Fuentes buscadas

Ver también

• Licitación de construcción
• Contratación electrónica
• ERFx
• Procuramiento del Gobierno
  • Contratación pública en la Unión Europea
• Pre ventas
• Mercado electrónico privado
• Obtención
• Gestión de proyectos
• Propuesta (negocio)
• Solicitud de propuesta
• Solicitud de licitación
• Subasta inversa
• Declaración de trabajo
• Fuente estratégica

Referencias

1. Informes consulares: comercio, manufacturas, etc., problemas 164-167. Estados Unidos. Oficina de Comercio Exterior, Estados Unidos. Departamento de Comercio y Trabajo GPO, 1894. Pág. 361
2. Telecommunications Consultants India Limited , Notice Inviting Tenders (NIT) , consultado el 6 de marzo de 2019
3. Urizar, Mark (2013). Lista de verificación del administrador de proyectos para proyectos de construcción: estrategias y procesos de entrega . Xlibris Corporation. pag. 236. ISBN 9781483662954. Consultado el 3 de diciembre de 2015 . La convocatoria de licitación de Expresión de interés (EOI) es para informar a los licitadores del contexto del proyecto, la naturaleza del nombramiento propuesto y los requisitos de presentación. El objetivo del proceso de EOI es preseleccionar a los candidatos que pueden ser adecuados para el nombramiento.
4. Compárese: Herbst, Douglas; Edmondson, Samuel A. (2012). "Enfoques de adquisiciones de diseño y construcción". En Shorney-Darby, Holly (ed.). Diseño-construcción para Proyectos de Agua y Saneamiento . Asociación Estadounidense de Obras Hidráulicas. pag. 73. ISBN 9781583218181. Consultado el 3 de diciembre de 2015 . Una expresión de interés (EOI) es un documento que un propietario puede emitir antes de la publicación de la RFQ o RFP. [...] Un EOI [...] solicitaría información básica sobre el constructor del diseño, solicitaría comentarios sobre las características del proyecto solicitadas y pediría un EOI para el proyecto a los profesionales.
5. TheFreeDictionary de Farlex, Tender , consultado el 4 de junio de 2020
6. Equipo de sistemas de información de Lasa. "Invitación a licitar" . PM Hut . Consultado el 2 de abril de 2010 .
7. Unión Europea, TED: Tenders Electronic Daily , consultado el 13 de junio de 2020
8. Oficina del Gabinete, Contratación pública a partir del 1 de enero de 2021 , publicado el 24 de abril de 2020, consultado el 13 de junio de 2020
9. Oficina del Gabinete, Anexo A: Preguntas frecuentes: Fin del período de transición (TP) , publicado el 10 de diciembre de 2020, consultado el 26 de diciembre de 2020
10. Mhay, S. y Coburn, C., Significado de RFQ RFI RFT RFP
11. Formulario de licitación , consultado el 1 de junio de 2020
12. CIPS, Licitación y negociación posterior a la licitación , consultado el 4 de junio de 2018