Los viáticos (en latín, "por día" o "por cada día") o asignación diaria es una cantidad específica de dinero que una organización le da a una persona, generalmente un empleado, por día para cubrir los gastos de manutención cuando viaja por negocios del empleador.
Un pago de viáticos puede cubrir parte o la totalidad de los gastos incurridos. Por ejemplo, puede incluir un subsidio de alojamiento o solo puede cubrir las comidas (con los costos de alojamiento reales reembolsados por separado o pagados por adelantado). Los viajes, particularmente en vehículos de motor, a menudo se reembolsan a una tarifa determinada solo por la distancia recorrida, por ejemplo, la tarifa de reembolso de millas de negocios de EE. UU .
Las tarifas fijas por día (y por milla ) eliminan la necesidad de que los empleados preparen y los empleadores examinen un informe de gastos detallado con recibos de respaldo para documentar los montos gastados mientras viajan por negocios. En cambio, los empleadores pagan a los empleados una tarifa diaria estándar sin tener en cuenta los gastos reales. En algunos países, el código del impuesto sobre la renta especifica una asignación diaria máxima: aunque un empleador puede pagar una tasa más alta, el exceso está sujeto al impuesto sobre la renta.
Reino Unido
Los pagos de alojamiento y subsistencia (comidas) pagados como cantidades diarias fijas se describen como "pagos de gastos de tarifa de escala" por HM Revenue & Customs (HMRC). La guía de la HMRC no utiliza el término "viáticos", [1] pero algunas organizaciones lo utilizan. [2] La HMRC permite pagos de gastos de tasa de escala a efectos del impuesto sobre la renta para viajes dentro del Reino Unido, [3] y permite una dispensa de dichos pagos para viajes al extranjero. [1]
Estados Unidos
Las empresas y organizaciones estadounidenses utilizan la guía de tarifas diarias publicada por la Administración de Servicios Generales, que proporciona tarifas para varias ciudades de los Estados Unidos continentales. [4] Para ubicaciones en los EE. UU. Fuera de los EE. UU. Continentales, incluidos Alaska, Hawái y los territorios y posesiones de EE. UU., Las tarifas diarias las publica el Comité de Per Diem, Travel and Transportation Allowance (también conocido como el Comité Per Diem o PDTATAC) . [ cita requerida ] Para todas las ubicaciones en el extranjero, las tarifas por día las establece el Departamento de Estado.
Se entiende que los viáticos incluyen los gastos adicionales incurridos al vivir fuera de casa, básicamente la necesidad de tener dos residencias. [5] La GSA establece tarifas de viáticos dentro de los Estados Unidos continentales para hoteles "sobre la base de los datos de tarifas diarias promedio (ADR) proporcionados por el contratista de propiedades a prueba de incendios en la industria del alojamiento local"; [6] esto significa que los viáticos varían según la ubicación del hotel; por ejemplo, la ciudad de Nueva York tiene una tasa más alta que Gadsden, Alabama . [7]
Para calificar para un viático , la actividad comercial relacionada con el trabajo generalmente requiere pasar la noche. El código del IRS no especifica una cantidad de millas. Sin embargo, con base en casos precedentes y fallos del Servicio de Impuestos Internos (IRS), se acepta comúnmente que una estadía de una noche debe ser realmente necesaria y, de hecho, ocurre para justificar el pago de la asignación diaria. [8] El propósito del pago de viáticos (o la deducción de gastos cuando se proporcionan reembolsos inadecuados) es aliviar la carga de los contribuyentes cuyos viajes de negocios o de trabajo generan gastos duplicados.
El ejército de los Estados Unidos paga a sus miembros viáticos de acuerdo con las Regulaciones Conjuntas de Viaje. [9] De acuerdo con estas regulaciones, el primer y último día de viaje se paga el 75% de la tarifa diaria de la Administración de Servicios Generales, PDTATAC o DOS, mientras que todos los demás días de viaje reciben la tarifa completa. [10] La JTR también establece que los impuestos de hospedaje para CONUS y OCONUS no extranjeros son un gasto reembolsable pero requieren un recibo. [11] El JTR también sigue la regla de "los gastos por debajo de $ 75 no requieren un recibo", establecida por el Servicio de Impuestos Internos, aunque los oficiales de desembolso locales pueden cuestionar los cargos que creen que pueden ser falsos. [ cita requerida ]
El gobierno de los EE. UU. También permite que los empleados federales compren una casa en el lugar de servicio temporal y reclamen los gastos permitidos de: intereses hipotecarios, impuestos sobre la propiedad y costos de servicios públicos realmente incurridos. [12]
Además, los conductores de camiones tienen una forma especial de calcular una deducción de impuestos por viáticos. Todos los conductores que están sujetos a las horas de servicio del USDOT son elegibles. A partir del 1 de octubre de 2009, la tarifa diaria es de $ 59 por día y pueden deducir el 80% de esta cantidad de sus ingresos imponibles. [13]
Debido a la gran cantidad de partidos fuera de casa y los días de viaje asociados en los deportes estadounidenses, las tarifas diarias son a menudo componentes importantes en los acuerdos de negociación colectiva entre las ligas y los sindicatos de sus jugadores. A partir de 2016, la NBA tiene el viático más alto para los jugadores con $ 115 por día, seguido por la NHL, cuyo viático comenzó en una base de $ 100 / día en 2012-13 y se ajusta cada año según los cambios en los EE. UU. Índice de precios al consumidor . Los atletas menores profesionales y universitarios también reciben dinero para comidas por viajes nocturnos, generalmente pagados como una tarifa establecida por la liga o universidad a la que están afiliados. A medida que los salarios de los atletas han aumentado, las dietas se han convertido ocasionalmente en un tema polémico cuando se negocian convenios colectivos: por ejemplo, en 2016, las Grandes Ligas redujeron drásticamente las asignaciones de $ 100 / día a $ 35 / día, citando altos salarios y equipos que ahora brindan servicios antes y después del juego. comida a los jugadores en el camino como su razón de ser. [14]
Ferrocarriles
En el caso de los ferrocarriles estadounidenses, los viáticos son un gravamen de los ferrocarriles cuando sus vagones de carga se encuentran en la propiedad de otros ferrocarriles, para asegurar el pronto regreso.
Derecho contractual
Las cláusulas de viáticos se pueden utilizar en los contratos para especificar la acumulación de multas. Tal redacción se encontraría en referencia a la fecha de cierre esperada para un contrato de bienes raíces, generalmente compensando al vendedor por la falta de conveniencia del comprador. [ cita requerida ] .
Rusia
Los viáticos en Rusia normalmente los establecen las empresas, pero de acuerdo con la legislación no puede ser inferior a 700 RUR para viajes en Rusia y 2500 RUR para viajes fuera de Rusia. Si los empleados pagan el hotel en efectivo o con tarjeta de pago, deben conservar el recibo de la caja registradora (cheque kassovy). Las regulaciones que rigen el uso de la caja registradora por parte de las entidades comerciales permiten a ciertos contribuyentes producir recibos escritos a mano (kvitantsia) en un punto de venta en lugar de recibos impresos de la caja registradora. Los recibos escritos a mano (kvitansia) generalmente contienen la misma información que los recibos de la caja registradora y se tratan como evidencia suficiente del gasto.
Asignación diaria
Generalmente, una asignación diaria cubre:
- Costo de la comida;
- Honorarios y propinas por servicios;
- Lavandería, tintorería, etc .;
- Servicio de habitaciones.
Las regulaciones fiscales rusas no ofrecen ninguna alternativa al método de viáticos para reembolsar el costo de las comidas y los gastos imprevistos del empleado. Los costos de las comidas y otros gastos incidentales no pueden tratarse como gastos deducibles porque ya están cubiertos por las dietas.
Las comidas pueden tratarse como gastos deducibles solo si califican como gastos de hospitalidad. Las empresas son libres de establecer sus propias tarifas de viáticos o asignaciones máximas que se reembolsan a los empleados por los gastos incurridos durante un viaje de negocios.
La parte de la asignación diaria que supere los 700 RUB para viajar dentro de Rusia y los 2500 RUB para viajar fuera de Rusia se considera renta imponible del empleado. El exceso se trata como parte del ingreso bruto imponible del empleado y debe retenerse de sus ingresos. [15]
Alemania
En Alemania, las dietas se calculan de conformidad con las disposiciones de la Ley del impuesto sobre la renta [16]. La ley establece los importes de las dietas que deben pagarse en función del lugar, la ubicación temporal que visita un trabajador y la duración de la estancia. . Las tarifas se revisan y normalmente se incrementan anualmente. El reembolso de los gastos de viaje debe reclamarse dentro de los seis meses posteriores al viaje (comenzando con el primer día siguiente a la finalización de su viaje). Los gastos de viaje no se pueden reclamar después de este período.
Asignación diaria
Existen diferentes reglas para viajar dentro del país y viajes internacionales. Para viajes de negocios nacionales de más de un día, los empleados reciben 28 € (era 24 € hasta el 31/12/2019) por cada 24 horas que están fuera de su hogar y lugar de trabajo principal y 14 € (era 12 € hasta el 31/12/2019) / 2019) para el día de salida y llegada, si el empleado no pernocta en su domicilio. Para viajes de un solo día, los empleados reciben 14 € (antes 12 € hasta el 31/12/2019) por el día calendario si el empleado pasa al menos 8 horas fuera de su hogar o lugar de trabajo principal. Si el viaje es fuera de Alemania, el importe varía según el país (y en algunos casos la ciudad).
Kenia
El artículo 5 (2) (a) de la Ley del impuesto sobre la renta de Kenia impone impuestos sobre las dietas, viajes, entretenimiento u otras asignaciones recibidas por un empleado con respecto al empleo o los servicios prestados. Sin embargo, cuando el Comisionado esté convencido de que las cantidades así recibidas “representan únicamente un reembolso” para el empleado, las mismas no estarán sujetas a impuestos.
“Viáticos” se refiere a los pagos con respecto a las dietas, viajes, entretenimiento y otras asignaciones que un empleador hace a su empleado mientras el empleado se encuentra en funciones oficiales fuera de su lugar de trabajo habitual.
Cuando los viáticos representen únicamente un reembolso, una persona deberá proporcionar evidencia de respaldo al Comisionado, siempre que cuando la cantidad no exceda los dos mil chelines por día, no se requerirá tal evidencia de respaldo.
Sin embargo, la organización puede solicitar la opinión del Comisionado con respecto a la admisibilidad de cualquier escala de viáticos (o cualquier otra tarifa) antes o después del pago, en cuyo caso, la cantidad de viáticos no estará sujeta a impuestos sobre el empleado.
El dictamen deberá ir acompañado de los factores que influyen en la tarifa de viáticos y la justificación de las tarifas utilizadas, incluidos: el costo de vida en diferentes zonas geográficas o localidades dentro del país y los viajes al extranjero, en su caso.
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
Una Asignación de Subsistencia Diaria ( DSA ) comprende la contribución total del PNUD para cubrir cargos tales como alojamiento , comidas, propinas , costo de transporte desde el lugar de alojamiento hasta el primer lugar de trabajo oficial, y viceversa, y otros pagos realizados por servicios personales prestados.
Un DSA se aplica a los miembros del personal del PNUD en viajes oficiales autorizados y a los que no son miembros del personal cuando su viaje es organizado y pagado por el PNUD. Para los que no son funcionarios, se basa en las normas establecidas para los funcionarios, salvo que se disponga expresamente lo contrario en los términos de su contrato. [17]
Ver también
Referencias
- ^ a b HMRC: Ingresos laborales: pagos de gastos de tasa de escala: pagos de alojamiento y subsistencia a empleados que viajan fuera del Reino Unido
- ^ Universidad de Warwick, Recursos humanos - Nómina: Tasas diarias (países AC)
- ^ HMRC: EIM05200 - Ingresos laborales: pagos de gastos de tasa de escala: general
- ^ "Resumen de las tarifas diarias", GSA de EE. UU.
- ^ "Preguntas frecuentes, viáticos", GSA
- ^ Preguntas frecuentes sobre viáticos de GSA
- ^ GSA: tarifas diarias
- ^ Comisionado contra Flowers , 326 US 465
- ^ defencetravel.dod.mil
- ^ Capítulo 4; Sección a; Regulaciones Federales Conjuntas de Viajes
- ^ Capítulo 4 Regulaciones Federales Conjuntas de Viajes
- ^ "usmilitary.about.com" . Archivado desde el original el 29 de febrero de 2012 . Consultado el 24 de marzo de 2009 .
- ^ Código de Rentas Internas 274 (n) (3)
- ^ espn.com
- ^ Kuepper H., Sumin E. "Gastos de viaje y negocios en la contabilidad rusa" (PDF) .
- ^ bundesfinanzministerium.de , Einkommensteuergesetz .
- ^ undp.org
enlaces externos
- GSA: tarifas nacionales por día
- Buscar tarifas diarias nacionales y extranjeras
- Publicación 463 del IRS (2006), Gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóviles
- Departamento de Defensa de EE. UU. - Comité de subsidios para viáticos, viajes y transporte
- Aplicación Per Diem para iPhone / iPad para pilotos y asistentes de vuelo
- Cálculo de viáticos para pilotos y asistentes de vuelo
- https://web.archive.org/web/20181102151135/http://www.kra.go.ke/index.php/customs-services/policy-unit-technical/taxation-of-per-diem